7 Fordele Ved At Implementere Digital Signatur (eSignaturer)

Alle bliver papirløse for tiden. 

Papirløs giver mening. Ikke alene er det bedre for miljøet, det er også meget nemmere at administrere papirløse dokumenter, og det hjælper også med at reducere administrationsomkostningerne. 

En af de vigtigste overvejelser ved overgangen til papirløse løsninger er, hvordan man skal sætte kryds i alle de juridiske og obligatoriske felter. Hvis din virksomhed eller organisation har brug for at give folk mulighed for at underskrive bestemte dokumenter, så skal du finde en måde at gøre det digitalt på. 

digital signatur giver løsningen, især når de er integreret med et CRM. 

Du vil sikkert gerne vide, hvad fordelene er, før du investerer i et abonnement på en eSignatur-platform. Gode nyheder – det er præcis, hvad vi skal se på i denne artikel.

Hvad er en digital signatur?

Når vi taler om digitale eller elektroniske signaturer, taler vi faktisk ikke om en signatur i traditionel forstand: en håndskrevet gengivelse af en persons navn. 

I stedet er en eSignatur mere som et digitalt "fingeraftryk". Det giver en måde at bekræfte, at nogen har læst et dokument og accepterer vilkårene i det. Med andre ord fjerner digital signatur behovet for fysisk at underskrive et stykke papir. 

Digitale signaturer bruger en standardprotokol kendt som Public Key Infrastructure (PKI) til at registrere og gemme en signaturtransaktion på en sikker, manipulationssikker og universelt accepteret måde. PKI'en anvender en unik algoritme til at generere et par nøgler, en offentlig og en privat, til hver transaktion. Nøglerne garanterer, at den elektroniske signatur er ægte og er blevet valideret. 

Platforme og værktøjer til digital signatur eller eSignatur tager sig af hele processen for dokumentudstederen og underskriveren. eSignature-software leverer PKI'en og anvender ofte et sikkerhedslag kendt som Certificate Authority (CA) for at validere signaturen.

7 Fordele ved eSignaturer.

1. Bekvemmelighed

Den største fordel for både dokumentudsteder og underskriver er, at processen er hurtigere og nemmere end at underskrive papirdokumenter. 

Flere banklånsdokumenter kan f.eks. læses og underskrives online, hvilket fjerner behovet for, at långiveren skal besøge banken personligt eller modtage og returnere papirdokumenter via posten. 

Derudover tillader nogle af de mere innovative CRM-løsninger integration af digitale signaturer for at automatisere opsamling og lagring af digital signatur.

2. Papirløs

Elektroniske signaturer føjes til digitale dokumenter og gemmes centralt i skyen eller et lokalt netværk, hvilket betyder, at der ikke længere er behov for at opbevare eller udskrive en papirkopi. På denne måde hjælper eSignaturer med at reducere kontoropbevaring og giver en mere miljømæssigt bæredygtig løsning.

3. Forbedret sikkerhed

Digital signatur er langt mere sikre end at sende dokumenter gennem postvæsenet. Ved at anvende digitale autentificeringssystemer kan dokumentudstedere føle sig sikre på, at deres dokumenter vil blive modtaget og underskrevet af den rette person.

4. Omfattende sporing

Dokumentudstederen kan se præcis, hvem der har åbnet, underskrevet og verificeret et dokument, hvilket er praktisk, når der er behov for underskrifter fra flere personer.

5. Få globale signaturer hurtigt

Traditionelle metoder til at få underskrifter fra oversøiske beboere kan tage uger. Elektroniske signaturer kan anmodes om og leveres på få sekunder ved hjælp af enhver enhed, inklusive smartphones og tablets.

6. Aktiver mere fleksible arbejdsmetoder

Digital signatur hjælper med at understøtte slanke eller fleksible arbejdsgange og fastholde projektets momentum. At vente på traditionelle papirsignaturer kan opbremse projekter eller sætte dem helt på pause, hvilket kan gøre forskellen mellem succes og fiasko i vores hurtige digitale verden.

7. Spare penge

Sidst, men ikke mindst, kan eSignaturer hjælpe virksomheder og organisationer med at reducere omkostningerne. Der kan spares penge ved at reducere udgifter til papir og tryk, porto, administration og opbevaring. I nogle tilfælde kan elektroniske signaturer åbne muligheden for fjernarbejde ved at reducere behovet for fysisk kontorplads.

Derfor bør virksomheder integrere digital signatur med CRM-software.

Customer relationship management (CRM) software giver værdifulde værktøjer til at tilpasse teams og øge effektiviteten. Moderne salgsafdelinger er stærkt afhængige af CRM-software til at indsamle og analysere kundedata og samle dokumenter fra en central placering. 

Løsninger til administration af kunderelationer skærer betydeligt ned på administrative opgaver, hvilket sparer sælgerne tid og giver dem mulighed for at generere mere omsætning til virksomheden. Med en innovativ løsning som efficy CRM kan din virksomhed også integrere tredjepartsværktøjer, herunder eSignaturer. Ved at integrere elektroniske signaturer med et CRM kan du:

• Spare tid og penge ved at fjerne behovet for at udskrive eller scanne papirdokumenter
• Automatisere tidskrævende opgaver såsom at sende tilbud og salgsaftaler manuelt via e-mail
• Gøre det nemmere for dine kunder at vælge mellem flere tilbud og underskrive dem direkte
• Hente dokumenter hurtigere
• Forkorte din salgscyklus.

efficy er gået sammen med tre elektroniske signaturudbydere – Connective, Universign og Yousign. efficy-brugere kan nemt og problemfrit integrere et hvilket som helst af disse tre værktøjer for sikkert at anmode om signaturer og gemme alle dokumenter centralt i CRM-biblioteket. 

Hvorfor ikke se, hvordan du kan spare tid og penge ved at integrere et stærkt CRM med digital signatur? Book en demo af efficy CRM, og en af vores ekspertrådgivere vil vise dig, hvordan det fungerer. 
 

/da/ressourcer/lead-management-handbog/