Afmystificering af metoder til projektledelse

Har du nogensinde undret dig over, hvorfor du er mere i tvivl om, hvad du skal spise, jo mere mad du har i køleskabet?

Professionelle indenfor projektledelse står med et lignende dilemma: problemet med at vælge den rette metode til projektledelse til et givet projekt.

Det er ikke ualmindeligt at se projektledere kæmpe med et projekt, fordi de har brugt den forkerte metode baseret på den logik, at det virkede i et andet tilfælde.

Det fører til spørgsmålet: Hvordan vælger du den rette metode til projektledelse? Hvad gør den ene bedre end den anden?

Vi har lavet dette indlæg, så det kan være dit almægtige snydeark, der gennemgår forskellige metoder og hjælper dig med at kortlægge, hvad der fungerer bedst i håndteringen af dit projekt.

Hvad er metoder til projektledelse?

Projektledelsesmetoder er rammer, der definerer tilgangen til et projekt. Hver metode leverer et specifikt sæt vejledninger, værktøjer og teknikker til, hvordan du bedst planlægger og udøver ethvert initiativ.

Uanset dit miljø er der en metode til projektledelse, der passer til dig.

Derfor har du brug for metoder til projektledelse

Hvis du ønsker at gøre de bedste fremskridt med færrest forsøg, har du brug for struktur — og det er, hvad projektledelsesmetoder giver dig.

Projektmetoder leverer den specifikke model, der er nødvendig for at give projektet fremdrift og sikre, at målene nås indenfor tidsfristen, budgettet og de tilgængelige ressourcer.

De giver struktur, regularitet og en klar rute, som teams kan bruge til at navigere gennem projektets kompleksiteter, hvilket forbedrer deres præstation.

Metoder til projektledelse giver også et feedback loop, der fører til regelmæssig forbedring, mens det afpasser interessenter og optimerer allokering af ressourcer.

Virksomheder kan øge succesraten for projekter, forbedre effektivitet og levere resultater af høj kvalitet ved at implementere en metode.

Fra en strategisk vinkel bruges projektledelsesmetoder til at tjene forskellige formål, der passer til virksomhedens mål.

Mens nogle af dem passer til hurtig udrulning af projekter, er andre udviklet til at opnå mere holistiske resultater på tværs af projektets værdikæde.

I sidste ende afhænger den bedste metode til et bestemt projekt af virksomhedens mål, teammedlemmernes behov, projekttypen og omfanget.

Hvad er de forskellige metoder til projektledelse?  

Der findes flere projektledelsesmetoder. Men her er syv vigtige metoder, som alle projektledere bør være bekendte med. 

1. Vandfaldsmetoden

Vandfaldsmetoden er simpel og ligetil. Den indebærer at afslutte en fase, før man går videre til den næste.

Vandfaldsmetoden følger en lineær og sekventiel tilgang til projekter i en punkt A til punkt B stil, der bidrager til hele leverancen.

Præcis som navnet antyder, kan du tænke på det som et vandfald, hvor kravene fastsættes i den første fase (øverst i vandfaldet). Opgaverne flyder derefter i et skyl af udvikling, udøvelse, afprøvning og revision/vedligeholdelse.

Specifikke leverancer definerer hver fase med opgaver og afhængighedsforhold. Denne metode er nyttig, når der ikke er stor sandsynlighed for, at veldefinerede krav vil ændre sig.

Brugstilfælde for vandfaldsmetoden

Vandfaldsmetoden er ideel til projekter, der er for dyre at ændre kurs eller lave ændringer i.

Den kan også bruges til meget organiserede projekter, som produktion og konstruktion, eftersom den bruger Gantt diagrammer til at planlægge opgaver.

2. Agil

Du har sikkert hørt om den i forbindelse med inhouse-teams og teknologi. Som navnet antyder, prioriterer den agile metode fleksibilitet, samarbejde og gentagende udvikling.

Agile projekter opdeles i korte iterationer, der kaldes sprint, som typisk varer nogle få uger. Det giver mulighed for justerbar planlægning, kontinuerlig feedback og evnen til at reagere på ændringer og kundebehov.

Den agile metode lægger vægt på fire kerneværdier:

• Prioritering af individer og interaktioner frem for processer og værktøjer;
• Værdsættelse af fungerende software frem for omfattende dokumentation;  
• Fremhævelse af kundesamarbejde frem for kontraktforhandling; og
• Favorisering af at reagere på ændringer frem for at følge en plan.

Brugstilfælde for den agile metode

Agil er gavnlig for projekter, hvis faser har en grad af usikkerhed, eller hvor kravene højst sandsynlig vil ændre sig.

Den fungerer godt til produkter forankret i softwareudvikling, og passer også til non-software produkter, som computere, tøjmode, biler, fødevarer, hospitalsudstyr og musik.

Den er også passende til marketingprojekter, som ofte er dynamiske og indebærer høj produktivitet.

Hvad er forskellen på den agile metode og vandfaldsmetoden?

Som to af de mest populære metoder vil vi se på forskellen på implementeringen af de to metoder:

Planlægning

Vandfaldsprojekter følger en lineær udvikling, hvor hver projektfase afsluttes, før du går videre til den næste.

Agile projekter planlægges på den anden side iterativt med korte cyklusser med planlægning, udvikling og afprøvning.

Kommunikation

Vandfaldsprojekter har typisk en kommunikationsstruktur, der starter fra toppen og ned (fra projektleder til teammedlemmer).

Agile projekter har på den anden side en kommunikationsstruktur, der starter nedefra (kommunikationen strømmer frit mellem teammedlemmer)  

Håndtering af ændringer

Vandfaldsprojekter er ikke gode til at håndtere ændringer, eftersom ændringer kan forstyrre projektets lineære gang.

Agile projekter er på den anden side udviklet til at være fleksible og justerbare, når der opstår ændringer.

Risikohåndtering

Vandfaldsprojekter fokuserer typisk på at håndtere risici i begyndelsen af projektet.

Agile projekter fokuserer på den anden side på at håndtere risici undervejs i projektet.

Egnethed

Vandfaldsprojekter er mere egnet til veldefinerede projekter, der har en fastsat tidsfrist og kræver en høj grad af kontrol. For eksempel at bygge en bro eller et højhus.

Men agile projekter er mere egnet til komplekse projekter. For eksempel udvikling af et nyt softwareprodukt.

3. Scrum

Optimeret til kommunikation, teamwork og udviklingshastighed er scrum en metode til projektledelse, der ofte bruges i softwareudvikling.

Den kan grupperes som en agil metode, fordi den også fungerer indenfor den agile struktur.

I scrum leder en subject matter expert (SME) et lille team og tager styringen for at levere exceptionelle resultater og gnidningsfrit samarbejde.

Foruden SME indebærer implementeringen af denne metode at følge faste scrum-roller:

• Produktejer, som sikrer, at scrum-teamet tilpasser sig målet for produktet, der udvikles.
• Scrum Master, som er ansvarlig for at sikre, at teamet arbejder effektivt og i overensstemmelse med scrum-værdier.
• Udviklingsteam, som er en række fagpersoner, der gør det tunge arbejde med at færdiggøre opgaverne, de tildeles i et scrum-sprint. 

81% af agile brugere benytter scrum eller en scrum-relateret hybrid, hvilket gør den til den mest brugte agile metode.

Brugstilfælde for scrum-metoden

Med en fleksibel ramme til at styre komplekse projekter ved at lægge vægt på samarbejde, iterativ udvikling og kontinuerlig forbedring minder scrum meget om den agile metode.

Du kan anvende den på tværs af brancher, der giver mulighed for fleksibilitet, som eventplanlægning og logistik.

4. Lean

Leans mantra er at levere mere med mindre. Det er en metode bygget på at minimere spild og maksimere kundeværdi.

Den stiler efter at strømline processer og eliminere aktiviteter, der ikke tilføjer værdi. Principperne i lean lægger vægt på vedvarende forbedring, reduceret cyklustid og optimeret ressourceudnyttelse.

Ja, lean er styret af tre M'er, også kendt som “de tre fjender af lean”: Muda, Mura og Muri.

• Muda (spild) refererer til enhver aktivitet, der ikke tilføjer værdi til produktet eller ydelsen, der produceres. Det kan inkludere omarbejde, defekter og unødvendige trin i processen.
• Mura (varians) refererer til variation i produktionsprocessen. Det kan føre til problemer som defekter, forsinkelser og øgede omkostninger.
• Muri (overbelastning) refererer til overdreven arbejdsbyrde, flaskehalse og stress hos personer eller maskiner, der ofte fører til sundhedsproblemer, sikkerhedsfarer og mindsket produktivitet.

Målet for lean er at eliminere Muda, Mura og Muri fra produktionsprocessen. Det kan gøres ved at identificere og eliminere spild, reducere varians og balancere arbejdsbyrden.

Brugstilfælde for den lean metode

Fra software til konstruktion og endda uddannelse, den lean metode er ideel til tempofyldte projekter fokuseret på at øge værdien for slutbrugeren.

5. Kritisk sti-metoden

Kritisk sti-metoden er en teknik til at planlægge projektopgaver ved at identificere den kritiske sti, som er den længste sekvens af afhængige aktiviteter.

Den hjælper projektledere med at identificere og kortlægge kritiske aktiviteter — dem, som ikke kan udsættes uden at påvirke projektets tidslinje.

Brugstilfælde for kritisk sti-metoden

Kritisk sti-metoden passer bedst til små projekter, eftersom det kan være en udfordring at definere alle data i et diagram for kæmpe projekter uden et software til projektledelse.

6. Kanban

Kanban betyder “skilt” på japansk, og denne metode til projektledelse indebærer at bruge kort på en kanban-tavle til at vise arbejdsgangen.

Metoden præsenterer opgaver og fremgang visuelt, så hele teamet kan se det.

Toyota udviklede først kanban-metoden til at supplere deres lean produktionsteknik ved at bruge efterspørgselsdata til at kontrollere produktionsraten for køretøjer.

Brugstilfælde for kanban

Nu til dags er kanban-tavler integreret i både lean og agile metoder. De kan bruges i software, produktion, marketing, strategi og HR.

Alle kan bruge kanban-software til at planlægge, vise fremgang, fortælle historier og overvåge afslutning af opgaver.

7. PRINCE2

PRINCE2 (et akronym for “Projects In Controlled Environments”) bruger den sekventielle vandfaldsmetode til at definere sine faser.

Den blev først udviklet af Storbritanniens regering i 1996 og opdeler projekter i syv forskellige faser:  

1. Opstart af et projekt
2. Ledelse af et projekt
3. Indledning af et projekt
4. Kontrol af et projekt
5. Styring af produktleverance
6. Styring af grænser for faserne
7. Afslutning af et projekt

Denne metode skaber en velstruktureret ramme, der er passende til at håndtere store projekter — mens det giver teams øget ressourcekontrol og effektive strategier til risikobegrænsning.

Brugstilfælde for PRINCE2

Denne metode er det foretrukne valg i brancher som informationsteknologi, konstruktion og regeringsinitiativer på grund af dets strukturerede og skalerbare tilgang til projektledelse.

Den er især passende til store og komplekse projekter, da den sikrer effektiv styring, risikohåndtering og fleksibilitet i tilpasning til skiftende omstændigheder.

8. Six Sigma  

Six Sigma anses mere for at være en filosofi og kombineres ofte med lean og agile metoder.

Dens tilgang? At målrette defektreduktion med et næsten fejlfrit resultatmål på 99,99966 %.

Den vejledes af DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control), som sikrer en systematisk, kundecentreret proces og vægt på målbare resultater og kontinuerlig forbedring.

Six Sigma afhænger af krydsfunktionelt samarbejde og små og mellemstore virksomheder, der får små teams til at drive projektets succes.

Brugstilfælde for Six Sigma

Denne tilgang anvendes ofte i brancher som produktion, sundhedspleje og økonomi, hvor effektive processer og defektreduktion er afgørende for succes.

Det er den foretrukne løsning til virksomheder, der stiler efter at forbedre kvalitetsstandarder, minimere operationelle omkostninger og finjustere virksomhedens generelle præstation ved at implementere en dynamisk og datadrevet tilgang.

Sådan vælger du en metode til projektledelse  

Valget af den bedste metode til dit projekt afhænger af nøje analyse og udvælgelse. Der er ingen løsning, der passer til alle, så her er nogle nøglefaktorer, du bør overveje:

Projektets karakteristika

Analyser projektets størrelse, kompleksitet og unikhed. Nogle metoder er bedre til små, ligetil projekter, mens andre er udviklet til store, komplekse bestræbelser.

For eksempel er komplekse projekter, som softwareudvikling eller produktudvikling, der involverer adskillige gentagelser, kontinuerlig feedback og foranderlige krav, passende til agile metoder som scrum eller kanban.

Hvorfor? De giver udviklingsteams mulighed for at prioritere funktioner, levere trinvise udgivelser og tilpasse sig til kundernes skiftende behov på en effektiv måde.

Mere simple projekter som at planlægge mindre marketingkampagner eller lave dokumenter som manualer og SOP er gode til vandfaldsmetoden.

Den lineære udvikling af en opgave som en mindre marketingkampagne kan indebære faser som: markedsundersøgelse → kampagneplanlægning → udvikling af indhold → design & produktion → udførelse → evaluering af præstation.

Ved at følge en lineær udvikling kan hver fase udføres og færdiggøres, før du går videre til den næste, hvilket sikrer en koordineret og sammenhængende marketingindsats.

Projektets krav

Overvej projektets specifikke krav og mål.

Visse metoder passer bedre til bestemte mål, som agile metoder til gentagende og fleksibel udvikling eller vandfaldsmetoden til lineære og forudsigelige projekter.

Teamdynamik

Vurder teamets størrelse, erfaringsniveau og geografiske fordeling.

Agile metoder er for eksempel gode til samarbejdende, selvorganiserede teams, mens traditionelle tilgange fungerer bedre til store, hierarkiske teams.

Interessenters involvering

Afgør niveauet af interessenters involvering og deres præferencer.

Metoder som agil (fx scrum og kanban) og lean lægger vægt på regelmæssig kommunikation og feedback, mens andre som vandfaldsmetoden og PRINCE2 fokuserer mere på formelle rapporter og afmelding.

Virksomhedskultur

Overvej den fremherskende kultur og fremgangsmåder i din virksomhed.

Hvis din virksomhed allerede følger en specifik ramme for projektledelse, kan det være nemmere at vælge en metode, der passer til de rammer.

Begrænsning på tid og ressourcer

Overvej projektets tidslinje, budget og tilgængelige ressourcer.

Den lean metode lægger for eksempel vægt på effektivitet og spildreduktion, hvilket kan være værdifuldt i situationer med begrænsede ressourcer.

Risikotolerance  

Evaluer projektets risikoprofil.

Nogle metoder, som PRINCE2, har omfattende processer til risikohåndtering, mens andre, som scrum, afhænger af gentagende cyklusser til at identificere og reducere risici.

Branchestandarder

Undersøg, om der er nogen branchespecifikke standarder eller reguleringer til at vejlede dit valg af metode.

For eksempel passer softwareprojekter ofte til agile metoder på grund af deres fleksibilitet og gentagende natur.

Iterativ vs. lineær tilgang

Afgør, om projektet har gavn af en iterativ eller lineær tilgang.

Agile metoder, som scrum eller kanban, er gode til iterativ udvikling, mens vandfaldsmetoden giver en mere sekventiel og struktureret tilgang.

Det gode ved metoder til projektledelse er, at du i visse tilfælde kan få det bedste fra begge verdener. Hybride tilgange er en mulighed, der kombinerer elementer fra forskellige metoder for at skabe en skræddersyet tilgang, der passer til dit projekts behov.

Lås op for samarbejde på tværs af teams med CRM-ledet projektledelse

Med den rette metode til projektledelse — og det rette værktøj til det, er dine projekter ustoppelige.

efficy CRM’s project management tool understøtter alle dine projekter fra et sted, hvilket hjælper dig med at skabe smartere arbejdsgange, eliminere informationssiloer og harmonere dine teams for at opnå større effektivitet.

Ønsker du at afprøve det selv? Få din demo her.

Lær mere om: 

Din omfattende guide til projektledelse 

Problemløsningsstrategier, som enhver projektleder bør kende