Problemløsningsstrategier, som enhver projektleder bør kende

Ifølge denne KPMG-undersøgelse, oplevede hele 70% af virksomheder tilbageslag, der førte til mislykkede projekter, indenfor de seneste 12 måneder, og 50% af projektledere rapporterede, at deres projekter ikke nåede målene.

En ting, kan konkluderes fra denne statistik: ud af de mange hatte, som projektledere forventes at bære, rangerer evnen til problemløsning højt for at sikre projektsucces.

Men det er ikke nogen nem opgave at føre projekter fra ide til færdiggørelse. Fra at forudse mulige hindringer til at finde løsninger på dem, projektledere skal have den rette viden om problemløsning for at opnå succesfulde resultater.

Denne blog er her for at hjælpe.

Hvad er problemløsning?

Simpelt sagt involverer problemløsning at finde de dele af et projekt, der har brug for forbedring, og fikse dem.

Det involverer brug af logisk og kreativ tænkning for at udforske mulige løsninger, evaluere deres gennemførlighed og træffe informerede beslutninger for at hjælpe med at håndtere problemet.

Fra fejlkommunikation til scope creep, problemer med synkronisering af teamwork, skiftende projektmål og endda problemer så som at finde det rette software, disse ting kan forstyrre din vej til fuldførelse.  

Men afhængig af hvordan du ser det, er disse hindringer ikke blot ubelejlige bump på vejen eller mindre tilbageslag.  

Gjort rigtigt kan problemer også blive udnyttet til nye muligheder, hvor hvert tilbageslag fører til nye muligheder, som bygger på en strategi, der nu er afprøvet og fejlsikker.

I sidste ende er problemløsning afgørende for projektledere, der søger at navigere projektkompleksiteter, overvinde forhindringer, træffe effektive beslutninger, håndtere risici og opnå succesfulde projektresultater.  

Med det kan projektledere lede deres teams, engagere interessenter og få godkendelse, og tilpasse til forandring, mens de holder projekterne på sporet og indenfor de definerede parametre.

Problemløsningsteknikker

Disse tricks giver en struktureret tilgang til at forstå, analysere og løse problemer, der opstår under udførelsen af et projekt.  

Her er, hvordan du kan gå ubesværet fra problemdiagnose til analyse og løsning:

1. Definer problemet

Den første fase af problemløsning er at kende problemet, du arbejder på. Her er du nødt til at forstå problemet og dets indvirkning på dit projekt.  

Dette holistiske overblik hjælper dig med at være klar over, hvilke specifikke mål der skal opnås.  

2. Afgør årsagerne

Lad os sige, at du er to skridt fra, hvor du gerne vil være. Problemet er forhindringen, der afholder dig fra at nå derhen.  

Som regel bruger virksomheder værktøjer så som brainstorming, SWOT-analysier, Pareto Analyse eller et fiskebensdiagram (Ishikawa) til at afgøre grundårsagen til problemet.  

Det er afgørende at identificere årsagen, fordi det hjælper dig med at fokusere på målet. På den måde fikser du roden til selve sygdommen — ikke blot symptomerne.

3. Find på ideer

Efter at have beskrevet problemet og identificeret dets grundårsager er det næste skridt at finde på mulige løsninger.  

Du kan udvikle løsninger ved at brainstorme med teamet og interessenter og opretholde en solid forståelse af de bedste praksisser.  

Mindmapping og dataanalyse er også teknikker til håndtering af problemer. Den bedste tilgang vil opnå de ønskede resultater med minimal negativ effekt.  

Du kan bruge afvejningsanalyser til at sammenligne løsninger og vælge den bedste tilgang til dit problem.

4. Vælg den bedste løsning

Et værktøj til problemløsning kan hjælpe med at finde den bedste løsning.

For eksempel hvis problemet er en kundes klage over forsinkelse, kan du få overblik over hele kundekonteksten gennem et Customer Relationship Management (CRM)-værktøj for at fremskynde løsningen.

Et CRM kan være en sand allieret for projektledere for at få den nødvendige indsigt i projektet, virksomheden og kunderne til at målrette specifikke bekymringer og håndtere flaskehalse.  

Nedenstående vil vi se nærmere på, hvilke værktøjer til problemløsning du bør holde øje med.

5. Tag affære

Det er på tide at handle efter at have valgt, hvilken løsning du vil bruge. Det er en god ide at lave en strategiplan og behandle den som et miniprojekt, hvis løsningen inkluderer flere skridt eller andre personers deltagelse.

Håndter proaktivt problemet direkte, træf informerede beslutninger og tag de nødvendige skridt for at håndtere problemet med det samme.

Og glem ikke regelmæssigt at overvåge fremgangen. Lav justeringer efter behov og bevar åbne kommunikationslinjer med alle interessenter, så dine fremskridt harmonerer med det ønskede resultat.

Hvilke værktøjer kan projektledere bruge for effektiv problemløsning?

Uden specialiseret udstyr og software kan det være mere besværligt at føre tilsyn med påvirkningsfulde projekter, for slet ikke at nævne risikabelt.

Den førende fordel identificeret i Capterras markedsundersøgelsesrapport er brugen af værktøjer til projektledelse, der gør det muligt for virksomheder at nå mere præcise estimeringer af projekttidslinjer.  

Det direkte resultat er en reduktion af unødvendige udgifter. Men det bliver bedre: de bedste værktøjer kan facilitere teamwork, tidsstyring, udarbejdning af diagrammer, notatskrivning og problemløsning. Vi har kort gennemgået nogle af de mest populære:  

Projektledelsessoftware så som efficy, Asana, Trello og Jira hjælper med at organisere opgaver, spore fremgang og samarbejde med teammedlemmer.  

Værktøjer til kommunikation og samarbejde så som Slack, Microsoft Teams og Google Workspace faciliterer kommunikation i realtid og samarbejde blandt teammedlemmer.  

Værktøjer til dataanalyse og visualisering så som Microsoft Excel, Google Sheets og Tableau kan hjælpe dig med at analysere projektdata og identificere mønstre og tendenser for at træffe datadrevne beslutninger under problemløsning.

Værktøjer til styring af dokumentation og viden så som Confluence, SharePoint og Google Drive giver et centraliseret arkiv for lagring af og adgang til projektdokumentation, rapporter og viden.  

Værktøjer til automatisering af opgaver så som Zapier og IFTTT giver dig mulighed for at automatisere gentagende opgaver, notifikationer og dataoverførsel mellem forskellige apps.

CRM

Tænk på CRM som schweizerkniven i enhver projektleders arsenal til problemløsning.  

Hvorfor? Et  CRM-software centraliserer de nødvendige værktøjer og dataindsigt for at hjælpe dig med succesfuldt at håndtere kunderelationer og effektivisere projektets arbejdsgange for mere effektiv vækst.

Det er en opsamling på dine projektledelseskrav, som gør det til en absolut nødvendighed i din drift.

Med et CRM kan projektledere:  

Automatisere gentagende opgaver for at frigive tid til mere kritiske problemløsningsaktiviteter og sikre konsekvente tilgange til problemløsning.  

Få et centraliseret arkiv for lagring af projektrelaterede informationer med dokumentation og vidensstyring, inklusive kundeoplysninger, kommunikationshistorik og projektdokumentation.  

Forbedre samarbejde med sømløs integration af dine yndlingsværktøjer til kommunikation og hjælpe brugere med at holde sig synkrone omkring en enkelt informationskilde med opdateringer, links og notifikationer.  

Effektivisere styring af opgaver og aktivitet med funktioner til at oprette, tildele og spore opgaver. På den måde kan du handle, nå tidsfrister og overvåge fremgang gennem hele problemløsningsprocessen.

Maksimere dine ressourcer; efficy CRM kan hjælpe dig med at identificere tilgængelige teammedlemmer til en bestemt opgave. Hvis du har begrænset personale, kan du allokere arbejde effektivt, overvåge dit budget og om nødvendigt skære dyre, dårligt præsterende kampagner fra.

Få vigtig indsigt med funktioner, der ændrer dataanalyse, så som træk-og-slip-dashboards, diagrammer og rapporter i CRM-systemet, som giver projektledere mulighed for at forstærke projektpræstationen, identificere flaskehalse, spore fremskridt for problemløsningen og træffe informerede beslutninger.

Gå fra uberegnelig til effektiv med efficy

En projektleders motto er at være forberedt: altid klar til at løse nye & tilbagevendende problemer.  

For at kunne undgå faldgruber i projektledelse skal du favne præcisionen af ordentlig planlægning, viden om problemløsning og de rette værktøjer til projektledelse.  

Mest af alt skal du være klar til at basere dine beslutninger på kolde, hårde data frem for gætværk.  

Et CRM projektledelsessoftware, så som efficys, vil hjælpe dig med at håndtere problemer i opløbet, når de opstår, hvilket sætter dig på hurtigruten til projektsucces & kundetilfredshed.  

Ønsker du at se det i aktion? Hop over til efficy for at se, hvordan vi passer med dine projektkrav. 

Lær mere om: 

En Omfattende Guide til Projektledelse [2024]

Afmystificering af metoder til projektledelse