Gestión comercial

3 errores al gestionar un equipo comercial y cómo los solucioné

7 minutos de lectura

"Ring Ring... Ring Ring..." - sonaba mi teléfono.

"¿Sí, quién es?"- dije como siempre al descolgar.

"Hola, soy Michael Kleindl y quiero comprar tu empresa" (vale no fue exactamente así, pero me gusta imaginármelo así jeje).

Michael es uno de los inversores más importantes en España, y su llamada me motivó un montón. Durante varios meses estuvimos negociando, y aunque al final no llegamos a cerrar un acuerdo, aprendí algo muy importante:

"Hay un momento en las empresas cuando empiezan a crecer... " -me decía Michael "que cuando pasan de pequeñas a medianas es muy difícil gestionarlas. Y tú estás justo en ese momento, en el que se necesitan muchos conocimientos de gestión y las herramientas necesarias."

Michael tenía toda la razón. Y tengo que reconocer que aunque yo no tenía ni idea de eso, disimulé bastante bien :)

Por poneros en antecedentes, yo hace 10 años acabé Ingeniería Informática, y el mismo mes que acabé la carrera empecé a trabajar en IBM en Londres durante 1 año, la leche por cierto. Después volví a Madrid y estuve otro año más en una consultoría, y ya directamente me lancé a emprender. Así que debido a mi corta experiencia por cuenta ajena no me dio tiempo a aprender la parte de gestión de una empresa grande.

Pero no podía permitir que mi empresa hiciera aguas, y por ello, hice 2 cosas:

Puse una oferta en Infojobs para buscar alguien para la dirección comercial que tuviera los conocimientos que a mí me faltaban.
Probé los CRM (herramientas de gestión de clientes) más importantes que había en el mercado.

Y gracias al nuevo gerente comercial, aprendí mucho, y ahora te lo voy a contar todo a ti:

1. Los comerciales tenían mal organizado su tiempo

Uno de los errores que teníamos entre las técnicas de marketing de Bocetos.com, era que los comerciales salían inmediatamente a vender a un cliente si éste se quería reunir con ellos, pero eso tiene varios problemas.

El más importante es que se pierde mucho tiempo entre que cierras el ordenador, coges el coche, llegas al sitio, aparcas, esperas a la reunión, tienes la reunión, vuelves al coche, aparcas en la oficina y vuelves a arrancar el ordenador. ¡Y el tiempo es oro!

Cómo lo solucionamos:

Organizando la semana así:

Lunes y martes: llamar a full. Si conseguíamos una reunión, la poníamos para cualquier hora que tuviéramos libre de entre miércoles, jueves y viernes. Y totalmente prohibido ponerse una reunión los lunes y martes.
Miércoles, jueves y viernes: de reunión en reunión, sin pasar por la ofi. El que estuviera en la ofi, malo.Truco: Las reuniones es mejor ponértelas de viernes hacia atrás, y así en el momento en el que se solapan las llamadas con las reuniones, ya te vas de la ofi y no vuelves hasta el lunes siguiente. Si eres muy bueno llamando te puede ocurrir eso el mismo lunes, y si las llamadas se te dan un poco peor te puede ocurrir el miércoles.

Resultado: De 4 reuniones semanales pasamos a tener 6 reuniones semanales. O sea, que durante varios años habíamos tenido un 50% menos de reuniones.

2. Los comerciales no tenían miniobjetivos diarios

Un error que se me ha repetido mucho con los distintos comerciales, es que todos coinciden en que llamar cansa mucho. Y tienen razón.

Cómo lo solucionamos:
Todo empieza gracias a tener la semana organizada. Al tener que llamar sólo lunes y martes, ya no hay excusa para no dejarse la vida esos 2 días. De hecho cuanto más llames ¡antes dejas de llamar!

Y si sabes que sólo tienes lunes y martes para llamar, ya puedes hacer tus propios cálculos y ponerte miniobjetivos.

Haciendo el cálculo hacia atrás:

Si los objetivos de un comercial son 4 ventas al mes.
Y la media es de un 20% de éxito en las reuniones.
Entonces, necesita tener 8 reuniones a la semana, para hacer 6 ventas (y así superar tranquilamente objetivos).
Finalmente, si para conseguir 1 reunión necesita hacer 20 llamadas, entonces para tener 8 reuniones a la semana, tiene que hacer 160 llamadas.

De esa manera, quién por ejemplo hubiera hecho menos de 160 llamadas entre lunes y martes, ya sabría porqué no iba a conseguir hacer objetivos ese mes sin esperar a que acabara. Y lo mejor, podría poner soluciones antes.

Así que los miniobjetivos diarios y sus problemas y soluciones son:

Si haces menos de 160 llamadas los lunes y martes: simplemente tienes que llamar más.
Si consigues menos de 1 reunión cada 20 llamadas: tienes que mejorar o revisar cómo estás haciendo el argumentario de llamada mediante Role Plays del argumentario de llamadas con el responsable de ventas.
Si cierras menos de 1 venta cada 8 reuniones: tienes que mejorar o revisar cómo estás haciendo el argumentario de reunión mediante Role Plays del argumentario de reunión con el director de ventas.

3. Los comerciales no hacían seguimiento de todas sus reuniones

Otro error que teníamos en Bocetos es que los comerciales no hacían seguimiento de todas sus reuniones. Es curioso pero era así. Iban a una reunión y si iba bien la continuaban, pero si el cliente les decía, "me lo tengo que pensar", "recuérdamelo dentro de 3 meses" o cualquier otra excusa, normalmente el comercial lo apuntaba en un excel en el mejor de los casos, el cual pasado un tiempo era totalmente inmanejable para ellos ¡perdiendo unas 20 oportunidades de venta cada mes por comercial!

Cómo lo solucionamos:
Necesitas un CRM (herramienta de gestión de clientes). Así que probé los CRM del mercado más importantes. Y todos me parecieron demasiado complicados o demasiado sencillos y por lo tanto, poco útiles... El resultado ya lo conocéis, jeje, acabé haciendo mi propio SumaCRM, ahora parte de efficy.

Te cuento paso a paso cómo trabajo yo con efficy, por si te sirve para tu empresa, ya sea con efficy o cualquier otra herramienta.

Paso 1. El nuevo contacto:

Es Lunes o martes y estás llamando a full. En una de tus 80 llamadas consigues alguien interesado:

Creas un nuevo contacto. Por ejemplo: "Pepito Arias".
En ese contacto creas una negociación. Por ejemplo "Video Corporativo".
En esa negociación creas una nota con una descripción del lead. Por ejemplo: "Está interesado en hacer un video de las instalaciones de su clínica dental".
En esa nota pones una tarea con fecha: Por ejemplo "Reunión" y "Fecha: 1 Junio".

Cuando llegue el día de la reunión, en tu panel de tareas verás esa tarea, y podrás hacer clic y ver la negociación con dicha nota, y así recordar rápidamente lo que hablaste con ese contacto y lo que le interesa.

Paso 2. El día de la reunión:

Al salir de la reunión, abres tu efficy, por ejemplo desde tu teléfono móvil, y haces clic en la negociación:

Marcas la tarea que te habías puesto de "reunión" como realizada, y creas un nueva nota con el acta de la reunión. Por ejemplo "El cliente le interesa pero dice que no tiene dinero ahora y que le llame dentro de 3 meses cuando ingrese un dinero"
Sobre la nota, pones una nueva tarea con fecha y así ese día te avisará. Por ejemplo "LLamar" y "fecha: 5 Agosto 2015".
En caso de que hayas ganado o perdido la negociación, cambias el estado, para así poder hacerte tú mismo seguimiento del estado de ventas. Por ejemplo "Negociaciones que tengas en Proceso en los últimos 90 días".

Gracias a esto, los comerciales empezaron a vender de media 1 cliente más por mes.

El resultado

De la mano del director comercial, los 5 comerciales que había en ese momento estuvieron todos haciendo objetivos de ventas durante 6 meses seguidos.

Manuel es un super crack con un don natural para vender. Es de esas personas que no necesita un argumentario de llamada para vender.

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