¿Qué es la Gestión de Eventos y por qué es importante?
La gestión de eventos (también conocido como event management en inglés) es un proceso dinámico que implica la aplicación de habilidades de gestión empresarial y gestión de proyectos para crear, planificar y gestionar eventos de cualquier tipo. El término se puede aplicar tanto a eventos empresariales como sociales.
Una buena gestión de eventos implica una combinación de habilidades técnicas y creativas, y tiene el poder de crear un impacto positivo y duradero para tu negocio. Este artículo revelará los factores de una organización de eventos eficaz, por qué es importante y cómo puede ayudar la tecnología.
Misión de un gestor de eventos
El objetivo general de cualquier evento es reunir a personas que comparten un interés común en un lugar en particular.
Por supuesto, los objetivos específicos de un evento varían según quién lo organice, las personas involucradas y el lugar donde se lleve a cabo.
Por ejemplo, se pueden organizar eventos comerciales para crear conciencia de marca, lanzar un nuevo producto, fomentar la creación de redes o recaudar dinero para obras de caridad. Por otro lado, los objetivos de un evento social suelen ser celebrar una ocasión, pasar un buen rato y disfrutar de la compañía de otras personas.
Para cumplir los objetivos del evento, el administrador de eventos se relaciona estrechamente con los propietarios del lugar, el personal técnico, los proveedores de entretenimiento, los servicios de catering, etc. Las funciones principales del administrador de eventos son asegurar un lugar adecuado, manejar el presupuesto y organizar la logística del evento.
En nuestra era digital, los eventos han cambiado considerablemente y pueden usarse funciones interactivas, como las aplicaciones de eventos y el software de conferencias, para unir a las personas de maneras nuevas y emocionantes.
¿Por qué es importante la gestión de eventos?
El éxito de un evento puede influir considerablemente en la reputación de tu empresa y en tu base de clientes. La implementación de sólidas prácticas de organización de eventos y la garantía de que el evento se desarrolle sin problemas son aún más importantes para los eventos que involucran patrocinadores, ya que no está solo en juego tu propia reputación, sino también la de ellos.
Si gestionas un evento con éxito, puedes esperar los siguientes beneficios:
Fomentar el crecimiento
Un evento atractivo y bien organizado puede dar lugar a una mayor exposición y reconocimiento de tu marca. También puede dar lugar a nuevos contratos y relaciones B2B, y puede atraer a una base de clientes más amplia. Todas estas cosas tienen el potencial de generar más ingresos y acelerar tu crecimiento.
Aumentar la reputación
Las empresas que organizan eventos útiles y atractivos son mejor consideradas por sus clientes, usuarios y otras empresas. Es probable que el impulso a la reputación genere más negocios, ventas y fidelización de clientes.
Ahorrar tiempo y dinero
Un evento exitoso puede hacer el trabajo de varios vendedores al traer clientes potenciales y compradores altamente cualificados. Esto libera tiempo para que tu equipo de ventas se concentre en fomentar las ventas y cerrar acuerdos.
Cómo gestionar con éxito un evento
Antes de la fecha del evento, el administrador del mismo debe crear un Plan de gestión del evento (EMP) en el que se detalle quiénes son las partes interesadas, cuáles son los objetivos del evento y cómo se van a cumplir dichos objetivos, e identificará cualquier factor que pueda afectar negativamente al evento.
El administrador del evento debe llevar a cabo toda la investigación necesaria y recopilar toda la información de las partes interesadas y los posibles asistentes. El administrador del evento y las partes interesadas deben ponerse de acuerdo sobre el presupuesto general, los lugares potenciales, los acuerdos de patrocinio, los temas del evento y el marketing.
A lo largo de la planificación e implementación del evento, el administrador se encarga de lo siguiente:
- Dirigir y enviar las invitaciones;
- Seguir los registros de asistentes;
- Redactar el EMP y cualquier otro documento relevante;
- Realizar el seguimiento del presupuesto;
- Calcular el ROI del evento;
- Gestionar los esfuerzos de marketing y publicidad;
- Gestionar los riesgos;
- Cumplir las normas de salud y seguridad y demás normativas;
- Hacer un seguimiento del éxito del evento.
Software de gestión de eventos
Está claro que un administrador de eventos tiene mucho trabajo que hacer para garantizar que el evento se desarrolle con éxito. Afortunadamente, en la actualidad hay disponible un potente software que permite automatizar ciertas tareas y, de este modo, liberar tiempo para que el administrador de eventos se concentre en tareas de alto valor.
El software de gestión de eventos generalmente está disponible como un producto de software como servicio (SaaS) que permite a las personas automatizar ciertas tareas y supervisar las actividades de los eventos de principio a fin.
Una plataforma de event management consta de potentes herramientas, como el análisis de datos, para proporcionar información útil sobre el evento.
Uso de un CRM para la gestión de eventos
Cuando organizas un evento, a menudo tienes la impresión de estar haciendo malabarismos. La gestión de diversos elementos móviles puede complicarse muy rápidamente. El administrador de eventos debe planificar y supervisar las tareas en curso, organizar a las personas y superar cualquier desafío y acontecimiento imprevisto. Cumplir con los plazos y gestionar grandes eventos puede resultar agotador y estresante.
La aplicación de la tecnología CRM puede ayudar a los administradores de eventos en todos los ámbitos del trabajo, desde el registro de información de clientes potenciales hasta el seguimiento de los clientes reales, la emisión de tickets y el control de la asistencia.
¿Cómo ayudan los CRM con la gestión de eventos?
Una herramienta de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) está diseñada para facilitar la recopilación, gestión, recuperación y análisis de datos de clientes potenciales y reales, y todo ello desde un mismo lugar.
La base de datos del CRM se puede utilizar para gestionar reservas y medir el rendimiento general de un evento, información que es extremadamente valiosa para los organizadores.
Las herramientas de CRM mejoran los procesos y flujos de trabajo que intervienen en la gestión de un evento, lo que genera una serie de beneficios:
Ahorra tiempo
El CRM almacena toda la información de los eventos y las listas de invitados en una base de datos centralizada. Los datos, como el número de invitados, los clientes existentes, los VIP y el número de reservas realizadas, se almacenan automáticamente y se pueden recuperar fácilmente. Almacenar información como esta reduce las tareas manuales, ahorra tiempo y evita retrasos en la línea cronológica.
Ideas valiosas
El uso de las ideas generadas por los datos ayuda a los administradores de eventos a tomar decisiones informadas, lo que mejora la probabilidad de ofrecer un evento atractivo e impactante.
Además, las empresas pueden utilizar los datos acumulados durante el evento para determinar el índice de satisfacción del cliente y demás información relevante.
Con una amplia gama de herramientas de análisis, un CRM como efficy puede ayudarte a mantener tu base de datos actualizada.
Más conversiones
La integración de la gestión de eventos con un CRM te permite registrar información valiosa sobre tus clientes potenciales de diferentes fuentes. Una información de clientes potenciales precisa y de fácil acceso ayuda a mejorar los esfuerzos de ventas y marketing.
efficy CRM tiene una característica única llamada módulo de campaña de marketing, que las empresas pueden usar para hacer un seguimiento de los asistentes y generar más ventas futuras.
Un CRM fácil de usar pero potente es útil para ayudar a gestionar cualquier tipo de evento. efficy CRM tiene todas las funciones que necesitas para garantizar que tu evento sea un éxito. Reserva ya una demostración de efficy CRM.
