Guía completa para crear "follow up emails" de calidad

Cuando se trata de ventas, encontrar clientes potenciales es solo la mitad de la batalla. 

El siguiente paso es cuidarlos y llevarlos hacia una venta. Los correos electrónicos de seguimiento (mejor conocidos como follow up emails) son una parte importante del proceso, ya que mantienen a los clientes potenciales comprometidos, incluso si actualmente no están listos para comprar o firmar un acuerdo. 

Los estudios muestran que el 60% de los clientes dicen "no" cuatro veces antes de decir finalmente "sí", pero el 48 % de los vendedores no realizan el seguimiento ni una sola vez. En otras palabras, la persistencia da sus frutos en las ventas, y si se descuidan los seguimientos, se pierden ventas. 

En este artículo, te damos todo lo que necesitas saber sobre los follow up emails: como la elección del momento oportuno, qué incluir en el mensaje y cuánto se debe insistir. ¡Al lío!

¿Qué es un follow up email?

Es un mensaje que se envía a alguien para hacer el seguimiento de una comunicación o compromiso anterior. 

Los correos electrónicos de seguimiento pueden tener diferentes fines, por ejemplo:

• llamar la atención de un nuevo cliente potencial después del contacto inicial;
• volver a interactuar con un cliente potencial si no se recibe respuesta a un mensaje o llamada;
• aumentar la lealtad después de una venta;
• convencer a un cliente potencial que está a punto de comprar;
• comprobar el estado de una transacción o acuerdo pendiente.

La capacidad de escribir un correo electrónico atractivo y oportuno es una habilidad crucial que debe poseer cualquier vendedor.
 

Principales tipos de follow up emails

Fomentar y nutrir a clientes potenciales: este es el tipo de correo electrónico de seguimiento más común, utilizado principalmente por el personal de ventas y marketing. Los seguimientos de ventas se escriben para acercar al cliente potencial a un trato o transacción pendiente. 

Los follow up emails de esta naturaleza también se pueden usar para reavivar el interés y el compromiso con un cliente potencial que se ha enfriado. La mayoría de los expertos en ventas aconsejan que se envíe un correo de seguimiento después del contacto inicial, dentro de las 24 horas, para conseguir un efecto máximo. 

Emails de follow up para posventa: el proceso de venta no termina una vez que el cliente ha adquirido bienes o servicios. Para fomentar la lealtad del cliente, tienes que mantener la interacción. Un seguimiento posventa puede ser tan simple como una nota de agradecimiento rápida o un mensaje preguntando si están satisfechos con el producto o servicio que recibieron. 

Marketing follow up emails: estos correos electrónicos también pueden formar parte de una estrategia de marketing. Los especialistas en marketing pueden enviarlos a los clientes existentes para informarles sobre otros productos o servicios similares, y sobre descuentos y ofertas promocionales.

Pasos para escribir un correo electrónico de seguimiento eficaz

Escribir un buen email no es fácil. Debe ser atractivo sin ser insistente o agresivo. Puede resultar un equilibrio difícil de lograr. 

Afortunadamente, hemos creado un marco simple paso a paso que puedes seguir para hacer que tus correos electrónicos sean excelentes. 

Paso 1: define tu objetivo y contenido

Lo primero que debes hacer es decidir cuál quieres que sea el resultado final, ya que esto determina qué tipo de contenido incluir. 

Para captar prospectos: ¿buscas una conversión directa o mantener al cliente potencial comprometido y obtener una respuesta? Debes elegir entre un mensaje de ventas directo o un contenido basado en el valor. Brindar valor puede ayudar a generar compromiso y causar una buena impresión en los clientes actuales o potenciales. Por ejemplo, si ofreces servicios financieros a los clientes, puedes considerar incluir algunos consejos valiosos y prácticos como parte del correo electrónico. 

Para una posventa: ¿quieres que el cliente se sienta valorado enviándole una nota de agradecimiento, o quieres animarle a realizar otra compra? Un follow up email de posventa es una buena oportunidad para compartir ofertas o promociones de ventas adicionales en artículos o servicios similares. 

Y para marketing: ¿quieres que la gente pregunte sobre tus productos o servicios, o quieres que visiten una página de destino? En términos generales, en un correo electrónico de marketing, tu objetivo es presentar una oferta atractiva y luego incluir una llamada a la acción fuerte. 

También tienes que pensar detenidamente en tu audiencia antes de comenzar a escribir el mensaje de seguimiento y adaptar el contenido a la medida. Por ejemplo, el tipo de mensaje que escribes para un director de tecnología es diferente al que enviarías a un responsable de recursos humanos.

Paso 2: elabora un asunto que llame la atención

Según un estudio de Gartner, solo el 23,9% de los correos electrónicos de ventas y marketing se abren. Eso significa que te las ves y te las deseas para que los clientes existentes y potenciales se den cuenta de tu existencia. 

Una de las razones de ese bajo porcentaje es que una gran cantidad de correos electrónicos de ventas terminan en la carpeta de spam. Para evitar este resultado, asegúrate de evitar el uso de palabras y frases que desencadenan spam, como "gratis", "oferta", "descuento", "regalo", etc., especialmente en la línea de asunto. 

Los expertos en redacción de follow up emails recomiendan mantener la línea de asunto corta y atractiva sin que parezca spam. Usar el nombre del cliente potencial puede llamar la atención sin llegar a activar el spam, así que puedes plantearte algo como "David, una pregunta rápida!" o "David, obtén más información sobre...".

Paso 3: procura que el texto del cuerpo sea claro y conciso

Cuando se trata de escribir el contenido principal de tu correo electrónico, la claridad es fundamental. Evita la jerga y las palabras y oraciones largas. Mantenlo agradable y simple, preferiblemente con un tono de conversación para aumentar la interacción. 

Asegúrate también de que las primeras una o dos oraciones sean muy atractivas y directas al grano. Los especialistas en marketing por email llaman a esto un "gancho" (o clickbait) y es casi tan importante como el asunto, ya que la mayoría de los paneles de control de bandejas de entrada y las notificaciones móviles muestran las primeras una o dos líneas de texto. 

Por último, intenta que tu correo electrónico sea lo más breve posible. Escribe un primer borrador que diga todo lo que quieres decir, luego vuelve sobre él y edítalo para eliminar cualquier punto o redacción innecesaria. Como regla general, trata de no exceder las 200 palabras, ya que es poco probable que las personas tengan tiempo para leer mucho más que eso.

Paso 4: cierre con una llamada a la acción

Una vez escrito el contenido principal, se recomienda normalmente incluir una llamada a la acción fuerte. Una vez más, que sea simple. Si quieres que te llamen, di simplemente algo como "Contáctanos" o "Reserva una llamada" e incluye un enlace a un contacto o una página de programación de llamadas. También puedes incluir tu nombre y apellido, número de teléfono, nombre de la empresa y puesto de trabajo en la empresa (suponiendo que escribas en nombre de una empresa).

Cosas a evitar al escribir un correo electrónico de seguimiento

Los follow up emails son muy efectivos para mostrar interés y persistencia, pero hay una delgada línea entre interactuar y ser demasiado insistente. 

Muchas personas hacen un mal uso de los correos electrónicos de seguimiento al incluir mensajes de ventas agresivos y promesas exageradas, lo que reduce su efectividad. Además, solo debes realizar un seguimiento con prospectos calificados, porque no quieres molestar a las personas que no tienen interés en tu producto o servicio. 

Por último, no inundes a la gente con mensajes de seguimiento. Como se mencionó anteriormente, es una buena idea hacer un seguimiento en las 24 horas posteriores al contacto inicial, ¡pero no sigas haciendo un seguimiento todos los días después de eso durante dos semanas si no obtienes respuesta!

Aprovecha el potencial de tu solución de CRM

Si quieres que el proceso de enviar correos electrónicos de seguimiento sea más eficiente, puedes automatizar el proceso con una herramienta CRM de última generación como efficy. 

Un software de CRM te permite hacer el seguimiento de cientos de clientes potenciales como si estuvieras haciendo un seguimiento de unos pocos. 

Esto se debe a que los softwares de CRM están diseñadas para ello. Por ejemplo, puedes configurar tareas para que te notifique automáticamente cuándo hacer un seguimiento, y con un clic puedes ver lo que habéis discutido. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también asegura que el seguimiento siempre se envíe y no se olvide nunca. 

efficy CRM está diseñado para cuidar a los clientes potenciales en cada paso del camino al realizar un seguimiento de las interacciones, ejecutar campañas multicanal y ayudarte a tomar mejores decisiones de ventas. Reserva ya una demostración de efficy CRM.