Nuestra propia guía de trabajo en remoto ¡Y ahora también en la ofi!

Hace 1 año y medio lanzamos SumaCRM, ahora felizmente parte de efficy, 4 socios: Alfredo (comercial), Alejandro (usabilidad), Henry (programación) y yo (CEO y marketing). 

Desde el inicio,Alfredo, yo y el resto del equipo trabajamos desde nuestra oficina de Madrid, mientras que Alejandro y Henry trabajan en remoto desde Mar del Plata, Argentina. 

Y la verdad, aunque gracias a esta conexión España-Argentina hemos ido ganando algo de experiencia trabajando a distancia, nunca nos hemos considerado una empresa en remoto 

Eso sí, siempre hemos tenido vocación de trabajar desde donde queramos. 

Y como te conté en el post anterior, este verano tomé una de las decisiones más importantes de mi vida, me voy a vivir a Tarifa y yo también trabajaré en remoto desde allí. Voy a probar 3 meses y si va bien, ahora sí, lo iremos ampliando al resto del equipo. 

Así que, desde que tomé la decisión, para subir las probabilidades de éxito, investigué todos los blogs de las empresas americanas en remoto que más sigo y que les va genial:Buffer, Zapier, Basecamp y Groovehq. 

La verdad, flipé al descubrir las técnicas que utilizan para incrementar su productividad y comunicación en remoto. Y lo mejor, al introducirlas en efficy, me di cuenta que son técnicas increíbles también para mejorar el trabajo en la ofi. 

Así que lo que nació para ser nuestra guía de trabajo en remoto se convirtió enseguida en nuestra guía de trabajo en remoto y en la ofi:

Nuestra propia guía de trabajo (en remoto y en la ofi)

¡Espero que te sirva a ti también! Ya sea porque estás en la ofi, remoto, o como nosotros, con la mezcla de ambos mundos. 

Son nuestras propias reuniones, procesos y herramientas. Es nuestro día a día:

1) Daily stand up meetings

Una de las claves para que funcione el remoto (y que no hacíamos en la ofi pero que es la leche) es que, cada día, cada persona, sepa lo que van a hacer ese mismo día todos y cada uno del resto de personas. Sirve para que todos estemos en el mismo barco y rememos hacia el mismo puerto. 

Para lograrlo, sin perder la productividad, hacemos las famosas daily stand up meetings: 

Es una reunión diaria, de máximo15 minutos, en la que cada persona en sólo 1 minuto, responde a3 preguntas:

1. ¿Qué hice ayer? 
2. ¿Qué voy a hacer hoy? 
3. ¿Qué te está impidiendo progresar?

No te lo cuento, lo hago jajaja Te dejo una grabación de una daily stand up meeting nuestra: 

¡IMPORTANTE! La clave para que sean productivas y NO dejar de hacer estas reuniones es que:

• Repito: 15 minutos máximo, a raja tabla jeje. Y para conseguirlo:
• Empezamos siempre PUNTUALES.Esté quien esté. Siempre a las 14.00 para coincidir con Alejandro y Henry en su mañana de Argentina y nuestra hora de ir a comer.
• Terminamos siempre PUNTUALES. Yo hago de moderador para que cada persona sólo hable 1 minuto. Y corto si hace falta. Nada personal.  ;P
• Ale y Henry que están en remoto se conectan vía Google Hangouts. Truco: utilizamos siempre la misma url para que no haga falta llamar.
• Cada persona, lo primero al empezar su día, escribe sus respuestas en un "caso" en efficy (antes SumaCRM): Así conseguimos que la reunión sea más efectiva porque nadie improvisa. Y yo puedo comentar el hilo para ayudar, antes o después, sin que se alargue la reunión.

La hacemos los lunes, martes, miércoles no que hacemos yoga jeje, jueves, y los viernes. 

Pero los viernes dura 30 minutos ya que respondemos a 2 preguntas diferentes y tienen más chicha:

2) Weekly Stand up Meetings

Las 2 preguntas de ladailyweekly del viernes son:

1. ¿Cómo van mis objetivos? 
2. ¿Cómo ha ido mi sprint de 7 días?

Te explico estas 2 preguntas en detalle:

3) ¿Cómo van mis objetivos?

Una de las cosas que más me gusta del remoto es que no puedes saber cuántas horas tu compañero tiene su culo en la silla. Por ello, la única forma que tienes de evaluar su trabajo es si llega a objetivos. 

Y lo mejor, si están bien puestos, en la ofi tampoco debería importarte si alguien se está tomando muchos descansos, no sabes que hace exactamente, etc... 

Así que desde verano:Todos trabajamos por objetivos.  

Y en la weekly del viernes, cada persona cuenta al resto como van sus objetivos. 

Nuestro objetivos por persona/departamento son:

• Soporte: 9 puntos de valoración de su atención.
• Marketing:  20% de incremento al mes de tráfico.
• Programación: 80% de cumplimiento en las fechas de entrega.
• Ventas: 20% de éxito de leads a clientes.
• Todos: 20% de crecimiento mensual en facturación.

Respecto a la evaluación de objetivos:

1. Sabemos que todo el equipo se está esforzando al máximo para llegar a objetivos, por eso contratamos a los mejores. Así que si alguien no llega a objetivos, buscamos qué es lo que está fallando en nuestra comunicación, procesos y/o herramientas.

2. Yo como CEO, evalúo el objetivo de todos: crecer un 20% mensual en facturación. Para ello repaso en la reunión nuestro propio Excel flujo de Caja (con nuestros datos reales hasta febrero) 
    

   

    

3. Por último, todos somos conscientes de que aunque lleguemos a objetivos, para mejorar tenemos que empujar a full continuamente. Así que para ello trabajamos en sprints de 7 días:

4) ¿Cómo ha ido mi sprint de 7 días?

El sprint es un proyecto que cada uno de nosotros entrega cada 7 días, además de su trabajo habitual. Sirve para que cada uno de nosotros priorice y empuje a full en una nueva tarea.  Es un plus con respecto a tu trabajo diario, como una escalerita de productividad :) 

En nuestro caso, son 7 días ya que es tiempo suficiente para notar mejoría, pero no demasiado para dejar de empujar a full. 

Por ejemplo, Carlos de marketing,  tiene ahora un sprint de mejorar el SEO de nuestro curso de técnicas de ventas, que además de su trabajo diario es el plus que le hace mejorar continuamente. 

Utilizamos la herramienta de PROYECTOS en efficy:
 

Como ves, la clave en remoto y presencial, es comunicar, comunicar y comunicar pero ojo:

5) Comunicar, comunicar y comunicar pero ¡sin interrupciones!

Comunicar no es:

• Decir en voz alta todo lo que piensas. ¿A quién le importa? jajaja
• Ir a la mesa de otro a preguntarle algo. E interrumpirle.
• Hacer varias reuniones durante el día. E interrumpir a varias personas a la vez.

Esto es el peor enemigo de la productividad.  La solución para comunicar a full pero sin interrumpir es utilizar herramientas de chat y esperar a que la gente te responda cuando pueda. Y así no interrumpirla. 

Nuestra herramienta elegida es Microsoft Teams ya que además de chats individuales, puedes crear grupos de chats que son geniales para que todo el mundo tenga el feeling de la empresa. 

Nuestros grupos son:

• Un grupo por cada departamento:Intentamos contar las cosas por el chat del departamento para que todo el mundo se entere. La clave es "silenciar" totalmente los grupos que no sean de tu departamento para que no te interrumpan pero que puedas entrar cuando quieras y sentir el "feeling de la empresa". 
• Chats directos: Igual que Teams para evitar las interrupciones en voz alta. 
• ¡A tope!:Un grupo para cosas que interesen a todos.
• Birras Time: Un grupo para bromas, chorradas, planes fuera del curro... para no ser ¡bots!