7 razones para implementar la firma digital

En la actualidad, cada vez se utiliza menos papel. 

Y el no utilizarlo tiene sentido. No solo es mejor para el medio ambiente, sino que también es mucho más fácil administrar documentos sin papel y ayuda a reducir los costes administrativos. 

Una de las principales consideraciones al hacer la transición a soluciones sin papel, es marcar todas las casillas legales y normativas (por ejemplo). Si tu empresa u organización necesita facilitar que se firmen ciertos documentos, tendrás que encontrar una manera de hacerlo digitalmente. 

Las firmas digitales son la solución, especialmente cuando se integran con una solución de CRM. 

Probablemente querrás saber cuáles son las ventajas antes de invertir en una suscripción a una plataforma de firma electrónica. Buenas noticias: eso es exactamente lo que vamos a ver en este artículo.

¿Qué es una firma digital?

Cuando hablamos de firmas digitales o electrónicas, en realidad no estamos hablando de una firma en el sentido tradicional: una representación manuscrita del nombre de una persona. 

Una firma electrónica es más bien como una "huella digital". Proporciona una forma de verificar que alguien ha leído un documento y está de acuerdo con los términos contenidos en él. En otras palabras, las firmas digitales eliminan la necesidad de firmar físicamente un papel. 

Éstas utilizan un protocolo estándar conocido como Infraestructura de clave pública (Public Key Infrastructure, PKI) para registrar y almacenar una transacción con firma de forma segura, a prueba de manipulaciones y es universalmente aceptada. La PKI aplica un algoritmo único para generar un par de claves, una pública y otra privada, para cada transacción. Estas claves garantizan que la firma electrónica sea genuina y haya sido validada. 

Las plataformas y herramientas de firma digital o eSignature (en inglés) se encargan de todo el proceso para el emisor del documento y el firmante. El software proporciona la ICP y, a menudo, aplica una capa de seguridad conocida como Autoridad de certificación (AC) para validar la firma.

Razones para implementar la firma digital según tu negocio

1. Comodidad

La principal ventaja tanto para el emisor del documento como para el firmante es que el proceso es más rápido y sencillo que firmar documentos en papel. 

Por ejemplo, se pueden leer y firmar online múltiples documentos de préstamos bancarios, lo que elimina la necesidad de que el prestatario acuda al banco en persona o reciba y devuelva documentos en papel por correo. 

Además, algunas de las soluciones CRM más innovadoras permiten integraciones de firmas digitales para automatizar la captura y el almacenamiento de las mismas.

2. No más papel

Las firmas electrónicas se agregan a los documentos digitales y se almacenan de forma centralizada en la nube o en una red local, lo que significa que ya no es necesario conservar o imprimir una copia en papel. De esta manera, las eSignatures ayudan a reducir el almacenamiento físico en la oficina y brindan una solución más sostenible para el medio ambiente.

3. Seguridad mejorada

Las firmas digitales son mucho más seguras que enviar documentos a través del servicio postal. Al aplicar sistemas de autenticación digital, los emisores de documentos tendrán la seguridad de que sus documentos se reciben y firman por la persona adecuada.

4. Seguimiento completo

El emisor del documento puede ver exactamente quién ha abierto, firmado y verificado un documento, lo que resulta útil cuando se necesitan las firmas de varias personas.

5. Consigues firmas mundiales rápidamente

Los métodos tradicionales para obtener firmas de residentes en el extranjero podrían llevar semanas. Las firmas electrónicas se pueden solicitar y proporcionar en segundos utilizando cualquier dispositivo, incluidos teléfonos inteligentes y tabletas.

6. Habilitas prácticas de trabajo más ágiles

Las firmas digitales ayudan a respaldar flujos de trabajo ágiles o rigurosos y a mantener el impulso del proyecto. Esperar las firmas en papel tradicionales puede ralentizar los proyectos o detenerlos por completo, lo que puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en nuestro acelerado mundo digital.

7. Ahorras dinero

Por último, pero no menos importante, las firmas electrónicas pueden ayudar a las empresas y organizaciones a reducir costes. Se puede ahorrar dinero con la reducción de los gastos de papel e impresión, franqueo, administración y almacenamiento. En algunos casos, las eSignatures pueden abrir el potencial para el trabajo remoto al reducir la necesidad de espacio de oficina físico.

¿Por qué las empresas deberían integrar las firmas digitales con un software CRM?

El software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) proporciona herramientas valiosas para alinear equipos y aumentar la eficiencia. Los departamentos de ventas modernos dependen en gran medida de esta herramienta para recopilar y analizar datos de clientes, y cotejar documentos desde una ubicación centralizada. 

Las soluciones de gestión de relaciones con los clientes reducen considerablemente las tareas administrativas, lo que ahorra tiempo a los vendedores y les permiten generar más ingresos para la empresa. Con una solución innovadora como efficy CRM, tu empresa también puede integrar herramientas de terceros, incluidas las firmas electrónicas. Al integrar una firma digital con una solución CRM te permite:

• Ahorrar tiempo y dinero eliminando la necesidad de imprimir o escanear documentos en papel;
• Automatizar las tareas que consumen mucho tiempo como el envío de presupuestos y acuerdos de venta manualmente por correo electrónico;
• Facilitar a tus clientes la elección entre varios presupuestos y firmarlos directamente;
• Recuperar documentos más rápidamente;
• Acortar tu ciclo de ventas.

efficy se ha asociado con tres proveedores de firma electrónica: Connective, Universign y Yousign. Los usuarios de efficy pueden integrar fácilmente y sin problemas cualquiera de estas tres herramientas para solicitar firmas de forma segura y almacenar cualquier documento de forma centralizada en la biblioteca de CRM. 

¿Por qué no descubrir cómo integrar una potente solución CRM con firmas digitales puede ahorrarte tiempo y dinero? Reserva una demo efficy y uno de nuestros asesores expertos te mostrará cómo funciona.