Como aplicar el teletrabajo una empresa con más de 200 trabajadores
Salvo que vivas en una cueva, y puede que incluso aunque vivas en una, estarás al tanto de la que ha liado el virus que tiene en jaque a medio mundo.
El mundo laboral también se ha puesto patas arriba y debido al estado de emergencia y la llamada de las autoridades a quedarnos todos los que podemos en casa las empresas que no están cara al público han tenido que buscarse la vida para seguir trabajando.
Y en medio de este escenario, muchas, muchísimas organizaciones que nunca se lo habían planteado han mandado a trabajar a su casa a todo el personal que pueda realizar su labor desde allí.
En efficy por suerte llevamos años apostando por el teletrabajo, y por poner un ejemplo, yo mismo, el que escribe, trabajo en casa desde hace 3 años.
Sin embargo en el grueso del tejido empresarial patrio la cosa es muy distinta: según fuentes de Eurostat, en España, en 2019 apenas un 3% de los empleados teletrabajan habitualmente y sólo un 7% lo habían hecho alguna vez.
Por eso, queremos aportar nuestro granito de arena con todo lo que hemos aprendido en estos años de trabajo en remoto.
Tanto si gestionas un equipo que por las circunstancias actuales teletrabaja como si eres una de las personas que han sacado de la oficina y la han puesto a trabajar desde el salón de su casa, en esta artículo encontrarás buenos consejos, así que quédate :D
¿Que es el teletrabajo?
Olvidándonos de las definiciones más técnicas, podríamos resumir que el teletrabajo es una forma de organización laboral en el que los empleados, en lugar de tener que trabajar desde un escritorio fijo en su oficina, pueden hacerlo desde su casa, desde una cafetería, desde un coworking o incluso, desde la oficina.
Vaya, que se trata de tener libertad de trabajar desde donde mejor te venga.
Por supuesto, no todos los trabajos lo permiten (si eres pintor, dependiente o policía, pues malamente vas a poder teletrabajar) pero muchos sí, y este método de organización laboral ofrece ventajas muy gordas:
Ventajas del teletrabajo para la empresa
Las principales ventajas para la empresa de cara al teletrabajo es conseguir a los mejores empleados posibles y, encima, tenerles muy contentos:
- No estarás limitado a un espacio geográfico y si quieres contratar a alguien que vive en la otra punta del mundo, pero es un crack, puedes.
- Muchos empleados prefieren este sistema de trabajo y la conciliación que ofrece y por tanto, prefieren trabajar en empresas que lo ofrezcan
Muchas guías hablan de ahorro de costes al no necesitar tantas oficinas, reducir el absentismo y cosas similares, pero lo cierto es, que en mi experiencia, no notarás grandes cambios en estos aspectos:
- El dinero que te puedas ahorrar en oficina y suministros te lo deberías gastar en herramientas y procesos para mantener al equipo unido y contento.
- Si tienes absentismo laboral casi nunca es culpa del modo de organizar el trabajo, sino de tener un empleado profundamente desmotivado. Mandarlo a trabajar a casa no suele cambiar eso.
Aun así, aunque las “únicas” ventajas del teletrabajo para la empresa sea tener empleados muy buenos y muy contentos, esta debería ser una de tus principales preocupaciones como empresa, así que, sólo por eso, ya merecería la pena.
Ventajas del teletrabajo para el empleado
El gran puntazo de trabajar en remoto para un empleado es la conciliación:
Teletrabajar te da mucha flexibilidad y te permite olvidarte de los desplazamientos de ida y vuelta, los tuppers para arriba y para abajo y la pasta que te gastas en cafés en el bar de enfrente o en pinchos de tortilla el día que se te olvida la comida.
¿Qué te importa a ti todo esto si sólo vas a trabajar desde tu casa las semanas que dure esto?
Uno de mis libros favoritos se llama “El obstáculo es el camino”.
El título lo toma de una máxima de la filosofía estoica que te llama a, incluso en medio de las mayores dificultades, encontrar una ventaja o un aprendizaje con el que salir adelante.
Antes de meterme en harina con consejos para aplicar el teletrabajo con éxito en estos días quería cantarte las alabanzas de este método de gestión, porque si después de probarlo en estos días difíciles sigues apostando por ello cuando llegue la normalidad, habrás salido ganando.
¡Fin de la “cuña publicitaria”, vamos con los consejos!
Cómo aplicar el teletrabajo en estos días sin morir en el intento
Como te decía al principio del artículo, yo llevo teletrabajando los últimos 3 años y en efficy se ha apostado por esa cultura desde hace mucho tiempo.
Además, a mi chica, Sara, hace ya 2 semanas que la han mandado trabajar desde casa, solo que en su empresa nunca habían probado el trabajo en remoto y si no hubiera sido por esta crisis, así habría seguido.
Todo esto me ha servido como un pequeño estudio: he visto de primera mano los errores que comete un empresa que nunca ha mandado a trabajar a sus empleados en casa y he visto los errores que comete una persona que nunca ha teletrabajado.
Vamos a ver todos esos puntos y cómo los resolvemos en nosotros en efficy.
Error número 1: Para poder teletrabajar necesitas sistemas y procesos.
El proceso de trabajo cuando todos tus compañeros están a la vista y a 5 zancadas de tu escritorio no tiene nada que ver con el proceso cuando cada uno está en su casa.
Un ejemplo muy claro es la comunicación:
Trabajando en una oficina codo con codo tampoco deberías interrumpir el trabajo de tus compañeros cada vez que tienes una duda, pero parece que si, simplemente levantas la cabeza y haces una pregunta, no es tan grave.
Sin embargo, cuando cada uno está en su casa, lo primero que se hace es echar mano del teléfono.
Ahora ya no se nota tanto, pero los primeros días el teléfono del trabajo de Sara parecía una centralita: todo el día entrando llamadas. Creeme, así no hay quien se concentre.
¿Cómo solucionarlo?
Existen dos tipos de comunicación: síncrona y asíncrona.
La síncrona es aquella que se produce a tiempo real: llamadas de teléfono, video conferencias o charlas con el compañero de escritorio.
La asíncrona es aquella que se produce de manera diferida, es decir, tu lanzas un mensaje cuando te viene bien y la otra persona lo verá y contesta cuando le venga bien a ella.
Las principales herramientas para la comunicación asíncrona son el email, las herramientas de gestión de proyectos tipo Trello y las herramientas de mensajería tipo Slack.
Si la gente en tu empresa empieza a teletrabajar, debería utilizar la comunicación síncrona para auténticas emergencias o reuniones agendadas previamente y la comunicación asíncrona para todo lo demás.
En el equipo de marketing, por ponerte un ejemplo, tenemos una reunión de seguimiento por video llamada (comunicación síncrona) cada dos semanas y no recuerdo la última vez que me han llamado por teléfono para una urgencia.
Créeme, al principio cuesta hacerse, pero es lo mejor.
Error número 2: A la oficina no se va a calentar la silla, pero ver a todo el mundo trabajar da paz.
No sé cuántas veces he leído, hablando de teletrabajo, que no tiene sentido desconfiar de que la gente que trabaja en casa no cumpla:
- Primero, por que tienes que tener fe en tu equipo.
- Segundo porque también se puede calentar la silla desde la oficina.
Todo eso está muy bien, pero lo cierto es que, si gestionas un equipo, tener una vista general de qué hace cada uno, cuánto tiempo le lleva y otros detalles, además de permitirte gestionar mejor, da paz.
Y ese control desde la oficina es más fácil de hacer que desde casa.
¿Cómo solucionarlo?
Una vez más, las herramientas y los procesos al rescate:
- Herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana te pueden ayudar a llevar el paso a paso de los proyectos.
- Herramientas de gestión del tiempo como Toggl o Timeular te pueden ayudar a llevar una gestión del tiempo y las tareas.
- Metodologías de trabajo como los OKRs te pueden ayudar a ver el desempeño del equipo y descubrir posibles puntos de mejora.
No profundizo más en todo esto por que nos daría para escribir 3 libros (uno por cada punto) y si no planeas continuar con el teletrabajo, para unas semanas seguramente te lleve más esfuerzo implementarlo que beneficio te reporte.
Sin embargo, si vas a apostar por el teletrabajo, revisa bien esas herramientas y esa metodología.
Error número 3: Tu espacio de trabajo tiene que ser para trabajar y nada más.
Esto ya no afecta tanto a la empresa como al “teletrabajador”, pero es también muy importante:
Si empiezas a trabajar en el salón, al final, en el salón ni trabajas ni descansas.
Lo mismo para la cocina o cualquier habitación que utilices para varias cosas: al final, la casa desaparece y vives en una oficina, salvo cuando te pones a trabajar, que parece que sólo estás en medio de una casa poco organizada.
De verdad, no funciona.
¿Cómo solucionarlo?
Si tienes una habitación de sobra, la respuesta está tirada: úsala de despacho y sólo como despacho.
A la hora de entrar, te metes ahí y trabajas. A la hora de salir, sales de ahí y ya no trabajas.
Punto, set y partido.
Sin embargo, muchas casas no tienen tanto espacio y no tienes una habitación para dedicar como despacho. Lo sé bien por que es mi caso.
Te dejo algunas recomendaciones:
- Intenta montar un escritorio en algún lugar luminoso de la casa. Trabaja sólo en el escritorio e intenta no hacer nada en el escritorio que no sea trabajar.
- Si no tienes espacio ni si quiera para eso, busca un lugar luminoso para trabajar y monta el puesto de trabajo por la mañana y déjalo desmontado y todo guardado cuando acabes.
- Apuesta por la ergonomía. Trabaja en la silla más cómoda que puedas y la mesa con la altura más adecuada que puedas. Si puedes invertir en este área hazlo que lo agradecerás.
- Apuesta por el sentido común. Se que es tentador, pero trabajar desde la cama no funciona. Trabajar viendo la tele, tampoco funciona. Trabajar en la terraza o el jardín tampoco suele funcionar.
Error número 4: Perder la “mentoría” de tus jefes o compañeros más avanzados.
Cuando trabajas en una oficina, es mucho más fácil que tu jefe o un compañero que sabe más que tú de algo te ayude, te enseñe y en general, te mentorice.
Mantener ese flujo de trabajo cuando cada uno está en su casa es la leche de difícil, pero haciendo las cosas bien, se puede.
¿Cómo solucionarlo?
¿Recuerdas cuando hablamos de comunicación asíncrona al inicio? Utilizala para preguntar dudas, pedir feedback, programas reuniones y todo lo que necesitas para seguir aprendiendo de quien te pueda enseñar.
No descuelgues el teléfono si no es urgente y da las gracias cada vez que preguntas algo y te enseñan cómo hacerlo.
En efficy, el organigrama está muy aplanado, todo el mundo es muy accesible para ayudarte con lo que necesitas y todo eso, se nota para bien.
Seguramente nunca se puede igualar este aspecto en la distancia al estar codo con codo y piel con piel, pero puedes conseguir algo que, verdaderamente, se le parezca.
Error número 5: Perder todos los aspectos sociales de trabajar en una oficina.
Este es uno de los puntos más delicados y que más fácilmente pueden echar a perder el teletrabajo: la sensación de que te conviertes en un ermitaño sin contacto social con nadie.
En la empresa de Sara por ejemplo, todos los viernes una persona lleva un aperitivo para todo el mundo en la oficina y se reunían un rato a charlar y tomar incluso una copita de vino mientras tanto.
Evidentemente, ahora que teletrabajan han dejado de hacerlo, y también han perdido el café de media mañana, la hora de la comida, etc…
Y lo cierto es que Sara en particular lo echa mucho de menos, y es normal.
¿Cómo solucionarlo?
La mejor manera de solucionar esto es con voluntad y planificación. Te pongo varios ejemplos de efficy:
- Todos los martes a las 17h30 y todos los jueves a las 8h00 de la mañana se organiza una clase de yoga por video llamada con David, un profe de yoga que es una máquina.
- El último jueves a las 14h00 se hizo un café con Cedric, el CEO para intercambiar ideas con él, hacer preguntas y en general charlar.
- El viernes que viene está organizado un aperitivo para conectarse todo el mundo por videollamada y charlar mientras tomamos algo, cada uno desde su casa. En el último aperitivo que hicimos nos conectamos más de 100 personas por zoom y moló muchísimo.
- Muchas empresas full remoto organizan retiros bianuales para juntarse toda la plantilla a trabajar unos días juntos.
Son sólo ideas, pero el punto de fondo es que, si se quiere, se puede seguir teniendo un contacto casi tan próximo teletrabajando, como trabajando desde una oficina.
¡Y eso es todo!
Creo que con esto he resumido los mejores consejos que le podría dar a una teletrabajadora novata como Sara y a su empresa.
Si esto sólo es una fase y no vas a implementar el teletrabajo más allá de esta crisis, con esta guía, paciencia y comprensión con los compañeros que peor se adapten saldréis de esta reforzados.
Si aprovecháis la coyuntura para explorar el teletrabajo y darle más caña a este método de organización laboral, en este artículo tenéis los primeros puntos que tenéis que cuidar e implementar y los hilos de los que ir tirando para cada vez, hacerlo mejor.
¡Feliz teletrabajo!
