10 tips Para Optimizar tu Servicio de Atención al Cliente

Claro y en botella: Con una buena atención al cliente lograremos aumentar nuestro volumen de ventas. 

Los efectos de un buen servicio cuando se ha llevado a cabo la compra nos ayudarán a que el proceso de esta se vuelva a repetir, fidelizando con ello al cliente. 

Lo curioso es que la mayoría de veces se piensa que el trabajar en atención al cliente es tener siempre todas las respuestas o todo el conocimiento enciclopédico posible. 

Incluso, se debe de reaccionar de forma rápida y eficiente, manteniendo al mismo tiempo una relación compasiva que instruya a los clientes. 

Es un trabajo con mucha responsabilidad ya que cada día partes desde cero, ya que cada caso del cliente es diferente y tienes que estar al 100% informado de tu producto o servicio para dar respuesta. 

Por tanto, si estás buscando cómo tener y ofrecer el mejor servicio al cliente en tu empresa, entonces este artículo es para ti. Te compartimos estos tips que puedes implementar para conseguir grandes resultados para tu negocio. 

Pero antes, descarga esto y gratis: 

Bien, ¡vamos al lío!

10 tips para optimizar tu equipo de Atención al Cliente

Tip 1: Aplica la escucha activa

Detrás de cada llamada de atención al cliente, hay un cliente que tiene una pregunta o preocupación que necesita ser contestada. Esta persona necesita sentirse comprendida, escuchada y atendida. 

La escucha activa es una habilidad clave que puede desarrollarse practicando de forma diaria con tus compañeros de trabajo y familia. 

Primero, aborda cada conversación con el objetivo de aprender algo y centrarte en el cliente. Después de que él o ella termine de hablar, hazle preguntas aclaratorias que te ayuden a asegurarte que entendiste lo que realmente te está consultando. 

Y finalmente, termina la conversación con un resumen rápido para asegurarte que todos están en la misma página. 

Es importante reconocer que cada cliente tiene su forma de ver los problemas, por ello es clave que reconozcas que cada día comienzas desde cero. 

Es decir, que tienes que estar con la mente 100% enfocada en lo que te consultan para dar una respuesta eficaz. 

Tip 2: Empatiza con tus clientes

En atención al cliente, la empatía es la capacidad de entender cómo se siente el cliente y de dónde viene. Aunque algunas personas parecen haber nacido con este rasgo, es una habilidad que se puede adquirir. 

Cuando trates un problema con un cliente, intenta analizar cómo se siente, ya que le da la sensación de compresión y empatia. 

Gracias a esto, logras desescalar un conflicto y crear una relación más para tu empresa.

Tip 3: Toda atención al cliente, utiliza un lenguaje positivo

Cuando atiendes a los problemas de tus clientes, debes de usar un lenguaje positivo el cual quita el estrés que esté pasando gracias a la situación. 

Recuerda que en atención al cliente, las palabras son poderosas y pueden crear relaciones de confianza con tus clientes. 

Incluso, utiliza el tiempo futuro, ya que también es positivo y no se centra en los problemas pasados del cliente. 

Frases como "Gran pregunta David, lo averiguaré por ti sin problema!" ó "me encantaría entender más sobre..." lograrán mantener a tu cliente en el momento presente. 

Además, recuerda que cuando hables con los clientes asegúrate de mostrar tu autenticidad, positivismo y calma, ya que ayuda mucho incluso si el cliente está enojado.

Tip 4: Da respuestas de forma efectiva

Puede que no haya nada peor que la falta de respuesta ante un cliente que está tratando de obtener ayuda o averiguar más acerca de lo que estás vendiendo. 

Es importante responder rápidamente a todas las consultas, ya que toda respuesta es siempre mejor que ninguna, logrando que tu cliente no se sienta ignorado. 

Además en toda atención al cliente, recomendamos que utilices una herramienta como un CRM. 

Este software aparte de ayudarte a vender, guardar por ti todas las conversaciones que has tenido con tus clientes, logrando que tengas una idea sobre qué tipo de clientes tienes en tu negocio. 

Es más, conoce cómo efficy es una herramienta que puede ayudarte a cualificar, dar seguimiento y cerrar ventas de forma 100% eficiente.

Tip 5: Conoce tus productos y servicios

Para dar una buena atención al cliente, debes tener un profundo conocimiento de tus productos y de sus respectivas funcionalidades. 

Incluso, se recomienda que cada agente comercial de tu empresa pase tiempo con un especialista de tu producto, para que pueda hacer preguntas y entender completamente los detalles del mismo. 

De esta manera, tus comerciales podrán ayudar a tus clientes a resolver de forma eficaz sus consultas y compartir consejos o trucos que puedan ser de mucha utilidad para el cliente. 

Incluso, te recomendamos que uses una aplicación de chat en vivo o dar asistencia por teléfono, en vez de atender vía correo electrónico ya que puede parecer algo impersonal. 

Tus consumidores quieren sentirse conectados, así que busca un terreno común para que tengas una conexión rápida.

Tip 6: Comunícate de forma clara y concisa

La capacidad de comunicarse claramente, tanto verbalmente como por escrito, es esencial en el servicio al cliente, especialmente si se habla con alguien que tiene una lengua materna diferente. 

Las respuestas a tus preguntas deben ser claras, concisas y en tu tono de voz natural. 

Los clientes quieren una explicación, pero no necesitan saber todos los detalles. Si te piden más detalles, tu debes compartírselos, pero la mayoría de la gente quiere que su problema se resuelva rápidamente. 

Siempre termina cada conversación con la pregunta "¿hay algo más que pueda hacer por ti?" para que tengan espacio de hacerte otra consulta y te sirve para que sepas que has hecho todo lo posible para resolver el problema. 

Además, asegúrate de comunicar los tiempos de espera, especialmente en el chat en vivo, ya que es importante que no permanezcas inactivo por demasiado tiempo.

Tip 7: Facilita la atención al cliente

Si el cliente necesita de nuestra atención suele ser debido a que tiene algún problema que requiere de nuestra ayuda. 

En este sentido, es importante que sepa donde puede solicitar dicha atención y no hacerle perder el tiempo buscándola, ya que probablemente este aspecto empeore la situación. 

En el caso de tratarse de una tienda online, trata de que el serviciose muestre lo más clara posible, no la escondas. Si es posible, trata también de que esta sea multicanal. 

Facilita que el cliente pueda contactar con la empresa a través de teléfono, correo electrónico y, si dispones de chat en directo, mucho mejor. 

Tip 8: Lo prometido es deuda

A la hora de solucionar un problema en la atención al cliente, debemos de ser cautos al ofrecer la solución. Con esto queremos decir que, si nos comprometemos a una solución en concreto, tenemos que cumplirlo cueste lo que nos cueste. 

Por este motivo no se recomienda ni dar falsas esperanzas ni crear expectativas. Si sabemos que el proceso de reparación va a ser largo o que el producto va a estar fuera de stock durante mucho tiempo, si mentimos al cliente o le damos una información equivocada tan solo lograremos agravar el problema que tenemos de antemano, por lo que no está para nada recomendado hacer esto.

Tip 9: Mide y analiza la retroalimentación de cada atención al cliente

La mejor manera de entender si tu atención al cliente es eficaz, es conocer qué opinan tus clientes. 

Utiliza encuestas para hacer un seguimiento del rendimiento de tu equipo y haz preguntas específicas, tales como: "¿Qué tan conocedor fue nuestro encargado de soporte ante tu consulta?” y "¿Qué tan efectivo fue la comunicación con nuestro miembro del equipo de atención al cliente? “ 

Una vez que entiendas en qué áreas sobresales tanto tú, como tu equipo, conocerás cómo concentrarte en habilidades específicas para todos..

Tip 10: Atención postventa

La atención al cliente no debe de finalizar una vez que se haya llevado a cabo la venta. 

Bien es cierto que muchas empresas descuidan este aspecto y esta atención postventa no acaba siendo tan buena como es la atención al cliente normal. 

Esto es un error bastante grave, ya que el cliente puede llegar a pensar que el servicio bueno tan solo buscaba la propia venta del producto más allá de la satisfacción del cliente. 

Una buena atención al cliente postventa va a ser la que nos permita fidelizar al cliente. En este caso, deberíamos de poder ayudar a nuestro cliente con el uso del producto una vez comprado este o a resolver cualquier problema que tuviera con el mismo, así como tramitar la garantía. 

De hecho, esta atención postventa suele ofrecer una mejor imagen del negocio, debido a que se entiende que con una buena atención lo que está demostrando en la empresa es que el cliente quede satisfecho, aspecto que tienen en común todos los clientes por muy diferentes que estos sean entre sí. 

Por si aún no te quedó claro, para muestra un botón según Puro Marketing: 

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La atención al cliente tiene que ser un servicio sofisticado, que requiere de habilidades específicas para proporcionar una eficaz asistencia a los usuarios. 

Toda habilidad o técnica de ventas, pueden ser desarrolladas y aprendidas durante el camino y se necesita tener una buena voluntad para aceptar cada circunstancia que se presente. 

Cada llamada o chat que recibes de tu cliente, es diferente. Por ello, es esencial acercarse individualmente y proporcionar soluciones que hagan que tu cliente tenga una mejor experiencia y se construya una lealtad con tu producto y servicio. 

El límite es el cielo…. No desaproveches y apuesta por el aprendizaje continuo para ofrecer una excelente atención al cliente.

¿Y cuál es la herramienta para cuidar la atención al cliente?

La mejor herramienta para esta tarea es un CRM para atención al cliente. 

Y el mejor CRM que puedes probar es efficy. 

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