El trío de la muerte de la productividad: emails - llamadas - reuniones
Según este estudio:
Y la verdad... ¡a mí me ha ocurrido toda la vida!
1. Los emails
Perdía muchísimo tiempo cada día buscando en emails por información de clientes, o respondiendo y solicitándole información a otros.
En El Confidencial afirman que consultar el email sólo 2 veces al día es clave para mantenerse productivo.
2. Las llamadas
Las llamadas son realmente útiles, y me evitaban perder mucho tiempo, pero eran un arma de doble filo.
Me encanta este post de Jesús Encinar (@JesusEncinar, fundador de idealista) donde justo habla del trío de la muerte Emails - Llamadas - Reuniones 10 consejos para mejorar tu productividad y organizar tu tiempo.
3. Las reuniones
Al mes teníamos en la empresa de media 62 reuniones. Pues según el instituto tecnológico de ITAM:
- De ellas sólo el 50% de las reuniones son productivas.
- Y de las productivas sólo media hora es productiva.
¡Lo de reunirse para mejorar la productividad es un fracaso absoluto!
¡El trío de la muerte!
Y te preguntarás, ¿pero si escribir emails, llamar y reunirse es muy bueno no? Sí, pero el problema es que cada email, cada llamada, cada reunión, son pocas cosas aisladas y sin importancia, pero sin organizarte son tan peligrosas que matan la productividad y acaban hundiendo a una persona en el trabajo.
Nuestra primera solución que no funcionó.
Con el fin de que no fallara la comunicación interna, las instrucciones que teníamos en la empresa eran que:
- Todos teníamos que poner en copia al resto de personas en los emails. Al resto me refiero a las personas que estuviéramos involucrados con el cliente.
- Todos los emails que recibieras de un cliente tenías que reenviárselos al resto.
- Si hablabas con un cliente, tenías que enviar un email al resto con el resumen.
Durante unos pocos días funcionó, pero en seguida falló. El email está muy bien para comunicarse pero acaba siendo un cajón desastre. Y por ello la gente empezó a dejar de seguir las instrucciones de los emails. Y al dejar de enviar emails ya no había comunicación interna.
Así que pasados unos meses, la instrucción cambió y fue que todos teníamos que reunirnos cada 3 días con el resto para hablar de cada uno de los clientes.
Insisto, ¡fracaso absoluto! Las reuniones son la mayor pérdida de tiempo y de productividad del mundo... si no se hacen bien.
Incluso Steve Jobs, en su búsqueda por la perfección, ideó un estilo de reuniones tremendamente efectivo en el que no se perdía un sólo segundo.
La solución
¡Y es verdad! Para nosotros la solución definitiva para luchar contra el trío de la muerte fue utilizar una herramienta de gestión de clientes. En nuestro caso está claro cuál: efficy CRM , pero os serviría cualquier CRM.
Resultado: 50% más de productividad
En un CRM tienes toda la información y conversaciones (emails, llamadas o reuniones) con un cliente, en una misma ficha compartida por todos en la empresa. Por ello ya no necesitas rebuscar en tus emails, ni responder o solicitar información por email a otras personas.
Primer elemento del trío de la muerte solucionado.
Al tener toda la información accesible en un sitio en común, también se reducen muchísimo las llamadas y reuniones improductivas. Segundo y tercer elemento del trío de la muerte solucionados.
Por daros datos , en nuestro caso, donde una persona trabajaba para 2 clientes empezó a trabajar para 3 clientes, o sea un 50% más de productividad.
Además otros resultados positivos que tuvimos:
- Colaboración: empezamos a poner notas internas de clientes y por ello cada día veíamos en qué estaban trabajando el resto de personas, y así de manera sencilla nos ayudamos si hay algo que ya sabemos. También evitamos que 2 personas trabajen de manera duplicada.
- Eliminación de la incertidumbre en los clientes: al tener todas las conversaciones y notas sobre los proyectos con un cliente en una zona común, yo como responsable empecé a poder prever cuando iba a haber retrasos y avisaba (y aviso) con antelación al cliente.
- Mayor fidelización del cliente: ahora sí, por fin cuando un cliente llama cualquiera puede responderle sobre cualquier tema aunque no sea exactamente algo suyo.
- Teléfono roto: al poder asignar tareas a otras personas, tampoco tienes que estar pendiente si esa persona habrá tenido en cuenta tu email y solucionamos el problema del teléfono roto.
- Upselling: los propios trabajadores empezaron a venderle otros productos a los clientes, ya que al tener toda la información de todos los clientes en un sitio común no tenían miedo a que ya lo estuviéramos trabajando.
¿Y qué más para el próximo martes?
Todos los martes publico un post. Los próximos posts os voy a contar:
- El método de venta llamado "antiventa" con el que perdí 20.000€ y que no te recomiendo.
- Cómo he conseguido salir en portada del periódico ABC.es y otros medios de prensa.
- Los influencers, el viento de levante que mueve este blog.
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Por último, pero no menos importante
- Me encantaría saber tu opinión del post: ¿Cómo solucionas los problemas de productividad y comunicación interna en tu empresa? ¿Qué te ha parecido el post?
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