Stratégies de résolution de problèmes que chaque chef de projet devrait connaître

D'après une enquête réalisée par KPMG, un impressionnant 70 % des entreprises ont connu un revers entraînant l'échec d'un projet au cours des 12 derniers mois, et 50 % des chefs de projet ont rapporté que leurs projets n'ont pas atteint leurs objectifs.

Un point crucial ressort de ces statistiques : parmi les nombreuses compétences que les chefs de projet doivent posséder, la capacité à résoudre les problèmes est primordiale pour assurer le succès d'un projet.

Cependant, mener des projets de l'idée à la réalisation n'est pas une tâche aisée. De la prévision des obstacles potentiels à la recherche de solutions pour les contourner, les chefs de projet doivent disposer de solides compétences en résolution de problèmes pour obtenir des résultats positifs.

Ce blog est là pour vous aider.

Qu'est-ce que la résolution de problèmes ?

En termes simples, la résolution de problèmes consiste à identifier les aspects d'un projet qui nécessitent des améliorations et à les rectifier.

Cela implique d'utiliser une pensée logique et créative pour explorer des solutions potentielles, évaluer leur faisabilité et leur efficacité, et prendre des décisions éclairées pour résoudre le problème en question.

Des incompréhensions à l'expansion incontrôlée du champ d'action, en passant par les soucis d'alignement d'équipe, les objectifs de projet fluctuants, ou encore les défis tels que la sélection du bon logiciel, ces problématiques peuvent compromettre votre progression vers l'accomplissement.

Toutefois, selon votre perspective, ces obstacles ne représentent pas seulement des désagréments embêtants ou des revers mineurs.

Gérés de manière adéquate, les problèmes peuvent également être transformés en de nouvelles opportunités, chaque échec ouvrant la voie à de nouvelles avenues grâce à une stratégie dorénavant éprouvée et infaillible.

En définitive, la résolution de problèmes se révèle cruciale pour les chefs de projet qui cherchent à naviguer à travers les complexités des projets, surmonter les obstacles, prendre des décisions avisées, gérer les risques, et parvenir à des résultats de projet fructueux.

De cette manière, les chefs de projet peuvent guider leurs équipes, engager les parties prenantes et obtenir leur adhésion, tout en s'adaptant aux changements tout en gardant les projets sur la bonne voie et dans les paramètres convenus.

Techniques de résolution de problèmes

Ces stratégies offrent une méthode structurée pour appréhender, analyser et résoudre les problèmes survenant durant l'exécution du projet.

Voici comment vous pouvez naviguer sans heurts, depuis le diagnostic du problème jusqu'à son analyse et sa résolution : 

1. Définir le problème

La première phase de la résolution de problèmes consiste à bien saisir la nature du problème sur lequel vous travaillez. Il est essentiel de comprendre en profondeur le problème ainsi que son incidence sur votre projet.

Cette approche globale vous permet d'avoir une vision claire de l'objectif spécifique à atteindre. 

2. Déterminer les causes

Supposons que vous soyez à deux étapes de l'objectif souhaité. Le problème représente l'obstacle qui vous empêche de franchir ces étapes.

Généralement, les organisations utilisent des outils tels que le brainstorming, l'analyse SWOT, l'analyse de Pareto ou le diagramme en arêtes de poisson (Ishikawa) pour identifier la cause profonde d'un problème.

L'identification de la cause est cruciale car elle permet de se concentrer sur la cible. De cette manière, vous vous attaquez à la racine de la maladie elle-même, et pas seulement à ses symptômes.

3. Générer des idées

Après avoir défini le problème et identifié ses causes profondes, l'étape suivante consiste à concevoir des solutions potentielles.

Vous pouvez développer des solutions en faisant du brainstorming avec l'équipe et les parties prenantes, tout en ayant une bonne compréhension des meilleures pratiques.

Le mind mapping et l'analyse de données sont également des techniques efficaces pour aborder les problèmes. La meilleure approche sera celle qui atteindra le résultat souhaité avec des impacts négatifs minimaux.

Vous pouvez utiliser l'analyse des compromis pour comparer les solutions et déterminer la meilleure approche pour votre problème.

4. Sélectionner la meilleure solution

Pour identifier la solution optimale, l'utilisation d'un outil de résolution de problèmes peut être très bénéfique.

Par exemple, si le problème est une plainte de client liée à un retard, un outil de gestion de la relation client (CRM) peut vous fournir une vue d'ensemble du contexte complet du client, permettant ainsi d'accélérer la résolution.

Un CRM peut être un véritable atout pour les chefs de projet, en leur offrant les informations nécessaires sur le projet, l'entreprise et les clients. Cela permet de cibler les préoccupations spécifiques et d'éliminer les goulots d'étranglement.

Nous aborderons ci-dessous les outils de résolution de problèmes à surveiller.

5. Passer à l'action

Une fois la solution choisie, il est temps de la mettre en œuvre. Si la solution nécessite plusieurs étapes ou la participation d'autres personnes, il est judicieux d'élaborer un plan stratégique et de le traiter comme un mini-projet.

Abordez le problème de manière proactive, prenez des décisions éclairées et effectuez les actions nécessaires pour résoudre le problème rapidement.

N'oubliez pas de surveiller régulièrement l'avancement des actions entreprises. Apportez les ajustements nécessaires et maintenez des lignes de communication ouvertes avec toutes les parties prenantes afin de vous assurer que votre progression reste en phase avec le résultat souhaité.

Quels outils les chefs de projet peuvent-ils utiliser pour une résolution efficace des problèmes ?

Sans équipements et logiciels spécialisés, la gestion de projets à fort impact peut devenir plus complexe, voire risquée.

Le principal avantage mis en évidence dans le rapport de recherche de marché de Capterra est l'utilisation d'outils de gestion de projet, qui permet aux organisations de fournir des estimations de délais de projet plus précises.

Le résultat direct est une réduction des dépenses inutiles. Mais ce n'est pas tout : les meilleurs outils peuvent également faciliter le travail d'équipe, la gestion du temps, la création de diagrammes, la prise de notes et la résolution de problèmes. Nous avons brièvement évoqué certains des plus populaires :

Les solutions de gestion de projet telles qu'efficy, Asana, Trello ou Jira facilitent l'organisation des tâches, le suivi des avancées et la collaboration avec les membres de l'équipe.

Les plateformes de communication et de collaboration telles que Slack, Microsoft Teams ou Google Workspace simplifient les échanges en temps réel entre les membres de l'équipe.

Les logiciels d'analyse de données et de visualisation comme Microsoft Excel, Google Sheets ou Tableau peuvent vous assister dans l'exploration des données du projet et la détection de schémas ou de tendances pour éclairer vos prises de décision basées sur les données lors de la résolution de problèmes.

Les outils de documentation et de gestion des connaissances tels que Confluence, SharePoint ou Google Drive offrent un point centralisé pour stocker et accéder à la documentation du projet, aux rapports et aux connaissances.

Les systèmes d'automatisation des tâches tels que Zapier ou IFTTT permettent d'automatiser les actions répétitives, les notifications ou les transferts de données entre diverses applications.

Le CRM

En ce qui concerne les CRM, les envisager comme des outils polyvalents dans l'arsenal d'un gestionnaire de projet résolvant les problèmes.

Pourquoi ? Un Logiciel CRM regroupe les outils et les données nécessaires pour vous aider à gérer de manière efficace les relations client et à rationaliser les processus de travail du projet pour une croissance plus efficiente.

Voici un outil polyvalent répondant à tous vos besoins en gestion de projet, ce qui le rend indispensable à vos opérations :

Grâce à un CRM, les responsables de projet peuvent :

Automatiser les tâches récurrentes afin de dégager du temps pour se consacrer à des activités de résolution de problèmes plus stratégiques, assurant ainsi des approches cohérentes pour la résolution de problèmes.

Profiter d'une base de données centralisée pour stocker toutes les informations liées au projet, incluant la gestion de la documentation et des connaissances, telles que les données clients, l'historique des communications et la documentation du projet

Encouragez la collaboration en intégrant harmonieusement vos outils de communication favoris et facilitez le maintien de la cohérence autour d'une référence unique grâce aux mises à jour, aux hyperliens et aux notifications.

Facilitez la gestion des tâches et des activités en proposant des fonctionnalités permettant de créer, d'assigner et de suivre les missions. Ainsi, les étapes sont franchies, les échéances sont respectées et les avancées sont scrutées tout au long du processus de résolution de problèmes.

Optimisez vos ressources : efficy CRM peut vous aider à repérer les membres de l'équipe disponibles pour une tâche spécifique. En cas de personnel limité, vous pouvez attribuer efficacement les missions, contrôler votre budget et, si nécessaire, éliminer certaines campagnes coûteuses et peu performantes.

Accédez à des données essentielles grâce à des fonctionnalités d'analyse révolutionnaires telles que des tableaux de bord interactifs, des graphiques et des rapports intégrés au CRM. Ces outils permettent aux responsables de projet d'optimiser les performances, de repérer les obstacles, de suivre l'avancement de la résolution des problèmes et de prendre des décisions éclairées.

Optez pour l'efficacité avec Efficy : passez de l'imprévisible à la maîtrise.

Le mantra d'un gestionnaire de projet réside dans sa préparation constante : toujours prêt à affronter de nouveaux défis ainsi que les situations récurrentes.

Pour contourner les écueils de la gestion de projet, il est impératif d'adopter la rigueur d'une planification minutieuse, de savoir résoudre les problèmes et de se munir des bons outils de gestion de projet.

Surtout, il importe de prendre des décisions éclairées, fondées sur des données tangibles plutôt que sur des suppositions.

Les outils de gestion de projets CRM, tels que ceux proposés par efficy, vous épauleront dans la résolution rapide des écueils rencontrés, vous propulsant ainsi vers le succès du projet et la pleine satisfaction de la clientèle.

Vous souhaitez les voir en action ? Visitez efficy pour explorer comment nous répondons à vos exigences en matière de projets.

En savoir plus :

Votre guide complet de la gestion de projet [2024]

Démystifier les méthodologies de gestion de projet