7 Voordelen van het Implementeren van Digitale Handtekening

Iedereen werkt tegenwoordig papierloos. 

Papierloos is logisch. Het is niet alleen beter voor het milieu, het is ook veel gemakkelijker om papierloze documenten te beheren. Daarnaast kun je er administratiekosten mee verlagen. 

Bij de overgang naar papierloze oplossingen is het naleven van alle regelgeving een van de belangrijkste overwegingen. Als je bedrijf of organisatie mensen in staat wil stellen om bepaalde documenten te ondertekenen, moet je een manier vinden om dit digitaal te doen. 

Digitale handtekeningen bieden de oplossing, vooral wanneer deze geïntegreerd worden met een CRM-systeem. 

Natuurlijk wil je eerst weten wat de voordelen zijn, voordat je investeert in een abonnement op een platform voor e-handtekeningen. Goed nieuws! Dat is precies waar dit artikel over gaat.

Wat is een digitale handtekening?

Als we het hebben over digitale of elektronische handtekeningen, hebben we het eigenlijk niet over een handtekening in de traditionele zin: een handgeschreven weergave van de naam van een persoon. 

In plaats daarvan lijkt een e-handtekening meer op een digitale "vingerafdruk". Het is een manier om te controleren of iemand een document heeft gelezen en akkoord gaat met de voorwaarden die erin staan. Met andere woorden, door digitale handtekening is het niet meer nodig om een stuk papier fysiek te ondertekenen. 

Digitale handtekeningen gebruiken een standaardprotocol, dat bekend staat als Public Key Infrastructure (PKI), om een handtekeningtransactie op een veilige, fraudebestendige en universeel geaccepteerde manier vast te leggen en op te slaan. De PKI past een uniek algoritme toe waarmee voor elke transactie een paar sleutels, één openbare en één privésleutel, gegenereerd wordt. De sleutels garanderen dat de elektronische handtekening echt is en gevalideerd is. 

Platformen en tools voor digitale handtekeningen of e-handtekeningen zorgen voor het hele proces van documentuitgifte en ondertekening. Software voor e-handtekeningen levert de PKI en past vaak een beveiligingslaag toe, die bekend staat als Certificate Authority (CA) , om de handtekening te valideren.

7 voordelen van e-handtekeningen

1. Gemak

Het belangrijkste voordeel voor zowel de uitgever als de ondertekenaar van het document is dat het proces sneller en eenvoudiger is dan het ondertekenen van papieren documenten. 

Zo kunnen bijvoorbeeld meerdere documenten voor een banklening online worden gelezen en ondertekend, zodat de kredietnemer de bank niet persoonlijk hoeft te bezoeken of papieren documenten per post hoeft te ontvangen en terug te sturen. 

Bovendien maken sommige van de innovatievere CRM-oplossingen integraties van digitale handtekeningen mogelijk, zodat het vastleggen en opslaan van digitale handtekening geautomatiseerd kan worden.

2. Papierloos

Elektronische handtekeningen worden toegevoegd aan digitale documenten en centraal opgeslagen in de cloud of op een lokaal netwerk, zodat het niet langer nodig is om een papieren exemplaar te bewaren of af te drukken. Op deze manier verminderen e-handtekeningen de kantooropslag en bieden ze een milieuvriendelijke oplossing.

3. Verbeterde beveiliging

Digitale handtekening zijn veel veiliger dan het verzenden van documenten via de post. Door digitale authenticatiesystemen toe te passen, kunnen de uitgevers van documenten gerust zijn dat hun documenten door de juiste persoon worden ontvangen en ondertekend.

4. Uitgebreid volgsysteem

De uitgever van het document kan precies zien wie een document heeft geopend, ondertekend en geverifieerd. Dat is handig wanneer er handtekeningen van meerdere mensen nodig zijn.

5. Snel handtekeningen ontvangen van over de hele wereld

Traditionele methoden om handtekeningen van inwoners uit het buitenland te verkrijgen, kunnen weken duren. Elektronische handtekeningen kunnen binnen enkele seconden worden aangevraagd en verstrekt, met elk apparaat, inclusief smartphones en tablets.

6. Flexibeler werken is mogelijk

Digitale handtekening ondersteunen flexibele workflows, zodat het momentum van het project behouden kan blijven. Als er op traditionele papieren handtekeningen moet worden gewacht, kunnen projecten vertraging oplopen of helemaal onderbroken worden. In deze snelle, digitale wereld kan dat het verschil betekenen tussen succes en mislukking.

7. Geld besparen

Tot slot kunnen bedrijven en organisaties kosten besparen met e-handtekeningen. Dit is mogelijk omdat de kosten voor papier, printen, porto, administratie en opslag lager worden. In sommige gevallen kunnen elektronische handtekeningen ook mogelijkheden voor werken op afstand opleveren, zodat er minder behoefte is aan fysieke kantoorruimte.

Waarom bedrijven digitale handtekening moeten integreren met CRM-software

CRM-software (customer relationship management) biedt waardevolle tools om teams op elkaar af te stemmen en de efficiëntie te verhogen. Moderne verkoopafdelingen zijn sterk afhankelijk van CRM-software voor het verzamelen en analyseren van klantgegevens en het verzamelen van documenten vanaf een centrale locatie. 

CRM-oplossingen verminderen de hoeveelheid administratieve taken aanzienlijk, zodat verkopers tijd besparen en meer inkomsten voor het bedrijf kunnen genereren. Met een innovatieve oplossing zoals efficy CRM kan je bedrijf ook tools van derden integreren, waaronder e-handtekeningen. Door digitale handtekening te integreren met een CRM kun je:

• Bespaar tijd en geld doordat je geen papieren documenten meer hoeft af te drukken of in te scannen
• Automatiseer tijdrovende taken zoals het handmatig versturen van offertes en verkoopovereenkomsten per e-mail
• Geef je klanten de mogelijkheid om een offerte direct te ondertekenen en maak het ze zo gemakkelijk om uit meerdere te kiezen
• Sneller documenten ophalen
• Verkort je verkoopcyclus.

efficy CRM is een samenwerking aangegaan met drie aanbieders van digitale handtekening: Connective, Universign en Yousign. efficy-gebruikers kunnen elk van deze drie tools eenvoudig en naadloos integreren om veilig handtekeningen op te vragen en documenten centraal in de CRM-bibliotheek op te slaan. 

Bekijk nu hoe je door de integratie van een krachtige CRM met elektronische handtekeningen tijd en geld kunt besparen. Boek een demo voor efficy CRM. Een van onze deskundige adviseurs laat je dan zien hoe het werkt. 
 

/nl/resource/handboek-voor-leadbeheer/