Wat is Evenement Management en Waarom is het Belangrijk?

Evenement Management is een dynamisch proces waarbij vaardigheden voor bedrijfsvoering en projectbeheer worden gebruikt om allerlei soorten evenementen te creëren, plannen en beheren. De term kan op zowel zakelijke als sociale evenementen worden toegepast. 

Voorgoed evenementenbeheer (ook bekend als Event Management in het Engels) zijn een mix van technische en creatieve vaardigheden nodig. Goede evenementen kunnen een blijvende positieve gevolgen voor je bedrijf hebben. In dit artikel bespreken we aspecten van effectief evenement management, waarom het belangrijk is en hoe technologie kan helpen.

De rol van een evenementenmanager

Het algemene doel van een evenement is om mensen met een gemeenschappelijke interesse op een bepaalde locatie bijeen te brengen. 

Natuurlijk zijn de specifieke doelen van evenement afhankelijk van de organisator, de betrokken mensen en de locatie van het evenement. 

Zakelijke evenementen kunnen bijvoorbeeld worden gehouden om naamsbekendheid op te bouwen, een nieuw product te lanceren, netwerken te stimuleren of geld voor een goed doel in te zamelen. Aan de andere kant is een sociaal evenement meestal bedoeld om een gelegenheid te vieren, plezier te hebben en van het gezelschap van andere mensen te genieten. 

Om die doelen te bereiken, werkt de evenementenmanager nauw samen met de locatie-eigenaren, technisch personeel, entertainmentaanbieders, cateraars enz. De belangrijkste taken van de evenementenmanager zijn het boeken van een geschikte locatie, het beheren van het budget en het organiseren van de logistiek. 

In ons digitale tijdperk zijn evenementen aanzienlijk veranderd: interactieve functies zoals apps en vergadersoftware kunnen worden gebruikt om mensen op nieuwe en interessante manieren samen te brengen.

Waarom is Evenement Management belangrijk?

Het wel of niet slagen van een evenement kan aanzienlijke gevolgen voor je bedrijfsreputatie en klantenbestand hebben. Het implementeren van goede beste praktijken voor event management en zorgen dat het evenement soepel verloopt, zijn bij evenementen met sponsoren nog belangrijker, omdat dan niet alleen jouw, maar ook hun reputatie op het spel staat. 

Een met succes georganiseerd evenement kan de volgende voordelen opleveren:

Meer groei

Een goed georganiseerd en boeiend evenement kan leiden tot extra naamsbekendheid voor je bedrijf. Het kan ook leiden tot nieuwe contracten en B2B-relaties, en een breder klantenbestand aantrekken. Al deze dingen hebben de potentie om meer omzet te genereren en je groei te versnellen.

Een betere reputatie

Bedrijven die nuttige en boeiende evenementen organiseren, worden door hun cliënten, klanten en andere bedrijven beter gewaardeerd. De reputatiewinst zal waarschijnlijk leiden tot meer zaken, verkopen en klantenbinding.

Tijd- en geldbesparing

Een succesvol evenement kan het werk van meerdere verkopers doen door hoogwaardige leads en klanten binnen te halen. Zo heeft je verkoopteam meer tijd voor het stimuleren van de verkoop en het sluiten van deals.

Een Evenement Management met succes organiseren

Vóór het evenement moet de evenementenmanager een evenementbeheerplan opstellen. Hierin staat wie de belanghebbenden zijn, wat de doelen van het evenement zijn, hoe de doelen worden behaald en welke factoren het evenement kunnen schaden. 

De evenementenmanager doet al het benodigde onderzoek en verzamelt al de benodigde informatie van belanghebbenden en potentiële deelnemers. De evenementenmanager en belanghebbenden moeten het totale budget, mogelijke locaties, sponsorovereenkomsten, een thema en marketing overeenkomen. 

Tijdens het plannen en organiseren van het evenement doet de evenementenmanager het volgende:

• Deelnemers selecteren en uitnodigingen verzenden
• Aanmeldingen van deelnemers bijhouden
• Het evenementbeheerplan en alle andere relevante documenten opstellen
• De begroting bewaken
• Het rendement van het evenement berekenen
• Marketing- en advertentie-inspanningen beheren
• Risico’s beheersen
• Voldoen aan gezondheid- en veiligheidsregels en andere regelgeving
• Het succes van het evenement in de gaten houden

Software voor Event Management

Het is duidelijk dat de evenementenmanager veel op zijn bord heeft om te zorgen dat het evenement succesvol verloopt. Gelukkig bestaat er tegenwoordig handige software om bepaalde taken te automatiseren, zodat de evenementenmanager zich op de waardevolle taken kan richten. 

Software voor evenement management is meestal beschikbaar als SaaS-product (software-als-service) waarmee bepaalde taken kunnen worden geautomatiseerd en evenementactiviteiten van begin tot eind kunnen worden overzien. Een evenementenbeheerplatform bestaat uit handige tools, waaronder voor data-analyse, om nuttige inzichten voor de organisatie te leveren.

Een CRM gebruiken voor Evenement Management

Het organiseren van een evenement voelt vaak als schaken op meerdere borden. Het regelen van meerdere bewegende delen kan heel snel ingewikkeld worden. De evenementenmanager moet lopende taken plannen en overzien, mensen aansturen en alle uitdagingen en onvoorziene gebeurtenissen oplossen. Het halen van deadlines en het organiseren van grote evenementen kan uitputtend en stressvol zijn. 

CRM-technologie kan evenementenmanagers met elk aspect van hun taak helpen, van het vastleggen van informatie over leads en prospecten tot het opvolgen van klanten, het verstrekken van kaartjes en het bijhouden van de aanwezigheid.

Hoe helpen CRM’s bij Event Management?

Een CRM-systeem (Customer Relationship Management) is ontworpen om het verzamelen, beheren, ophalen en analyseren van lead- en klantgegevens makkelijk te maken en op één plek samen te brengen. 

De CRM-database kan worden gebruikt voor het beheren van reserveringen en het meten van de algemene effectiviteit van het evenement. Deze informatie is voor evenementenmanagers enorm waardevol. 

Een CRM verbetert de (werk)processen die nodig zijn om een evenement te organiseren, wat leidt tot een aantal voordelen:

Tijdbesparing

In een CRM wordt alle informatie over het evenement en gastenlijsten in een centrale database opgeslagen. Gegevens zoals het aantal gasten, bestaande klanten, VIP’s en het aantal gemaakte reserveringen worden automatisch opgeslagen en zijn eenvoudig op te vragen. Het opslaan van dit soort informatie vermindert handmatig werk, bespaart tijd en voorkomt dat je achter op schema raakt.

Waardevolle inzichten

Met inzichten op basis van gegevens kunnen evenementenmanagers weloverwogen beslissingen nemen, waardoor de kans op een boeiend en impactvol evenement wordt vergroot. 

Bovendien kunnen bedrijven tijdens het evenement verzamelde gegevens gebruiken om te bepalen hoe tevreden klanten zijn en andere relevante informatie verzamelen. 

Met een breed scala aan analysetools kan een CRM zoals efficy je helpen om je database actueel te houden.

Meer conversies

Door evenement management met een CRM te integreren, kun je uit verschillende bronnen waardevolle informatie over je prospecten vastleggen. Nauwkeurige en toegankelijke informatie over leads helpt de verkopen te vergroten en je marketing te verbeteren. 

efficy CRM heeft een unieke marketingcampagnemodule waarmee bedrijven na het evenement contact met deelnemers kunnen opnemen om meer toekomstige verkopen te genereren. 

Een gebruiksvriendelijke maar krachtige CRM is voor elk soort evenement handig. efficy CRM heeft alle functies die je nodig hebt om je evenement tot een succes te maken. Boek vandaag nog een demo van efficy CRM. 
 

/nl/resource/handboek-voor-leadbeheer/