Een Complete Gids Voor Follow up Emails

Als het op verkopen aankomt, is het vinden van leads slechts het halve werk. 

De volgende stap is het begeleiden van deze leads naar een verkoop. Follow up emails zijn een belangrijk onderdeel van het proces, omdat ze een lead betrokken houden, zelfs als deze er nog niet klaar voor is om te kopen of een overeenkomst te ondertekenen. 

Uit onderzoek blijkt dat 60% van de klanten vier keer 'nee' zegt voordat er een 'ja' volgt. Toch verstuurt maar liefst 48% van de verkopers geen enkele follow up mail. Met andere woorden, het loont om bij het verkopen te volharden. Gebruik je geen follow up email, dan loop je verkopen mis. 

In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten over follow up emails, inclusief de timing ervan, wat u in de berichten moet opnemen en hoe volhardend je precies moet zijn.

Wat is een follow up email?

Een follow up email is een bericht dat naar iemand wordt gestuurd om een eerdere vorm van communicatie of afspraak op te volgen. 

Follow up emails kunnen voor verschillende doelen worden ingezet:

• om na de eerste stap in contact te komen met een nieuwe lead
• om opnieuw in contact te komen met een lead als er geen reactie volgt op een bericht of oproep
• om de loyaliteit te vergroten na een verkoop
• om een lead te converteren die op het punt staat te kopen
• om de status van een lopende transactie of overeenkomst te controleren

Het vermogen om boeiende en goed getimede follow up emails te schrijven is een essentiële vaardigheid die elke verkoper moet bezitten.

De belangrijkste soorten follow up emails

Follow up emails voor lead nurturing – dit is het meest voorkomende type follow up mail, dat voornamelijk wordt gebruikt door verkoop- en marketingpersoneel. Follow up emails voor de verkoop worden geschreven om de lead dichter bij een overeenkomst of lopende transactie te brengen. 

Dergelijke follow up emails kunnen ook worden gebruikt om opnieuw de interesse en betrokkenheid op te wekken bij een lead die eerder is afgehaakt. De meeste verkoopexperts adviseren om binnen 24 uur na het eerste contact een follow up email te sturen voor een maximaal effect. 

Follow up emails voor na de verkoop – het verkoopproces stopt niet zodra een klant goederen of diensten heeft gekocht. Om klantloyaliteit te stimuleren, moet je de klant betrokken houden. Een follow up email na de verkoop kan eenvoudig een snel bedankje zijn of de vraag of de klant tevreden is met het product of de dienst die ze hebben ontvangen. 

Follow up emails voor marketing – deze e-mails kunnen ook onderdeel zijn van een marketingstrategie. Marketeers kunnen ze naar bestaande klanten sturen om hen op de hoogte te stellen van andere soortgelijke producten of diensten, evenals van promotionele kortingen en aanbiedingen.

Hoe schrijf je een effectieve follow up email?

Een goede follow up email schrijven is niet eenvoudig. Deze moet boeiend zijn, maar niet opdringerig of agressief. Het kan moeilijk zijn om daar een goede balans in te vinden. 

Gelukkig hebben we een eenvoudig stapsgewijs plan opgesteld, dat je kunt volgen om uitstekende e-mails te schrijven.

Stap 1 – bepaal je doel en inhoud

Je moet eerst beslissen welk eindresultaat je voor ogen hebt met je e-mail, omdat je op basis daarvan bepaalt welke inhoud je erin opneemt. 

Voor een follow up email voor lead nurturing – ben je op zoek naar een directe conversie of wil je de lead betrokken houden en een respons krijgen? Je moet kiezen tussen een duidelijke verkoopboodschap of inhoud van een bepaalde waarde. Door waarde te bieden, kun je betrokkenheid genereren en een goede indruk maken op potentiële klanten. Als je bijvoorbeeld financiële diensten aan klanten aanbiedt, kun je overwegen enkele waardevolle en bruikbare tips op te nemen in de e-mail. 

Voor een follow up email na de verkoop – wil je dat de klant zich gewaardeerd voelt en stuur je een bedankbriefje, of wil je hem of haar aanzetten tot een volgende aankoop? Een e-mail na de verkoop biedt een goede gelegenheid om een aantal upsell-aanbiedingen of promoties voor soortgelijke artikelen of diensten te delen. 

Voor een follow up email voor marketing – wil je dat mensen informeren naar jouw producten of diensten of wil je dat ze een landingspagina bezoeken? Over het algemeen wil je in een e-mail voor marketing een aantrekkelijk aanbod combineren met een sterke call-to-action. 

Denk ook goed na over je doelgroep voordat je begint met het schrijven van je vervolgbericht en stem de inhoud daarop af. Je schrijft bijvoorbeeld een ander bericht aan een CTO dan aan een HR-manager.

Stap 2 – Zorg voor een opvallende onderwerpregel

Uit onderzoek van Gartner blijkt dat slechts 23,9% van de e-mails voor verkoop en marketing worden geopend. Dat betekent dat het erg lastig is om opgemerkt te worden door leads en bestaande klanten. 

Een van de redenen voor dit lage percentage is dat een groot aantal verkoopmails in de spam- of junkmap terechtkomt. Om dit te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat je in de onderwerpregel geen woorden en zinnen gebruikt waardoor je e-mail als spam wordt aangemerkt, zoals 'gratis', 'aanbieding', 'korting', 'weggeefactie', etc. 

Copywriting-experts adviseren om je onderwerpregel kort en aantrekkelijk te houden, zodat ze niet als spam overkomen. Door de naam van de lead te gebruiken, kun je de aandacht trekken zonder dat het wordt aangemerkt als spam. Je kunt dus iets als 'David, even een snelle follow-up' of 'David, ontdek meer over ...' gebruiken.

Stap 3 – maak je hoofdtekst duidelijk en beknopt

Duidelijkheid is van het grootste belang bij het schrijven van de belangrijkste tekst van je e-mail. Vermijd jargon, lange woorden en lange zinnen. Houd het lekker simpel, liefst met een gemoedelijke toon om de betrokkenheid te vergroten. 

Zorg er ook voor dat de eerste een of twee zinnen zeer boeiend zijn en direct ter zake komen. E-mailmarketeers noemen dit een 'haak'. Deze haak is bijna net zo belangrijk als de onderwerpregel, aangezien er in de meeste e-mailinboxen en mobiele meldingen één of twee regels tekst worden weergegeven. 

Probeer tot slot je e-mail zo kort mogelijk te maken. Schrijf een eerste concept waarin je alles zegt wat je wilt zeggen. Ga dan terug naar het begin en verwijder alles wat onnodig is. Als vuistregel geldt: probeer niet meer dan 200 woorden te gebruiken, want het is onwaarschijnlijk dat mensen tijd hebben om veel meer te lezen.

Stap 4 – sluit af met een call-to-action

Nadat je de hoofdtekst hebt geschreven, wil je er een sterke call-to-action aan toevoegen. Nogmaals, houd het simpel. Als je wilt dat ze je bellen, zeg je gewoon iets als 'Neem contact op' of 'Maak een afspraak' en voeg je een link toe naar een contact- of afsprakenpagina. Je kunt ook je voor- en achternaam, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie opnemen (ervan uitgaande dat je namens een bedrijf schrijft).

Dingen die je moet vermijden bij het schrijven van een follow up email

Follow up emails zijn zeer effectief voor het tonen van interesse en doorzettingsvermogen, maar er is een dunne lijn tussen boeiend en vervelend. 

Veel mensen misbruiken follow up emails door er opdringerige verkoopberichten en overdreven beloftes in op te nemen, waardoor de effectiviteit van het bericht afneemt. Neem ook alleen contact op met gekwalificeerde leads, zodat je mensen die geen interesse hebben in je product of dienst niet irriteert. 

Overspoel mensen tot slot niet met vervolgberichten. Zoals eerder gezegd, is het een goed idee om binnen 24 uur na het eerste contact een follow up email te sturen, maar blijf daarna niet twee weken lang elke dag berichten sturen als je geen reactie krijgt.

Maak gebruik van de kracht van je CRM

Als je het proces voor het verzenden van follow up emails efficiënter wilt maken, kun je het proces automatiseren met een geavanceerd CRM-systeem zoals efficy CRM. 

Met CRM-software kun je honderden potentiële klanten opvolgen alsof het er maar een paar zijn. 

Dit komt omdat een CRM daarvoor is ontworpen. Je kunt bijvoorbeeld taken instellen zodat je automatisch een melding krijgt wanneer je een follow up email moet sturen en je kunt met één klik zien wat je hebt besproken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat de follow up email altijd wordt verzonden en niet wordt vergeten. 

efficy CRM is ontworpen voor lead nurturing bij elke stap, door interacties bij te houden, multichannelcampagnes uit te voeren en je te helpen betere verkoopbeslissingen te nemen. Boek vandaag nog een demo van efficy CRM. 
 

/nl/resource/handboek-voor-leadbeheer/