Digitalisering Neemt het Over: hoe Blijft Personeelszaken bij de Tijd

Personeelszaken heeft een lange weg afgelegd. Van een niet zo ver verleden, toen bedrijven alleen ‘personeelskantoren’ hadden die alleen maar personeelsdossiers en salarisadministratie bij hoefden te houden, is personeelszaken (human resources management/hr management in het Engels) uitgegroeid tot een meeromvattende functie. 

De afdeling is nu meer betrokken bij de efficiëntie van werknemers en het stroomlijnen van het klanttraject, en helpt werknemers zelfs gelukkig te worden. HR management is van een puur technische functieomschrijving veranderd in een afdeling die meer met sociale gevolgen en aandacht voor mensen bezig is. 

Centraal hierin staat de noodzaak om strategieën zoals gegevensbeheer te omarmen. Het verzamelen, analyseren en verwerken van gegevens om HR-managers te helpen in het hele bedrijf zinvolle veranderingen en verbeteringen teweeg te brengen, vult nu elke centimeter van het portfolio. 

Het is de moeite waard om de evolutie van human resources management in detail te bespreken, en om de digitale tools en technologie die in de wereld van personeelszaken een prominente rol spelen te gebruiken.

De rol van personeelszaken in een organisatie

Elk bedrijf is zo goed als zijn personeel, hoe briljant de directie en het managementteam ook zijn. Moderne human resources management probeert de werknemers zo veel mogelijk te verbeteren, niet alleen op het gebied van vaardigheden, maar ook voor de kwaliteit van hun beroepsleven. 

Zo creëren ze een gezonde bedrijfscultuur waarin de prestaties van de werknemers aansluiten op de managementdoelen. In een wereld waar functiebeschrijvingen steeds veranderlijker worden en minder gaan lijken op de traditionele beroepen van de vorige generatie, moeten HR-managers de werknemers toewijzen aan rollen waar ze het meest geschikt voor zijn. 

Gewapend met essentiële gegevens over de capaciteiten van elke werknemer en de behoeften van de bedrijfsleiding koppelen ze werknemers aan de rollen waar hun vaardigheden het meest nodig zijn. Zo krijgen de bedrijfsmanagers wat ze willen en de werknemers een manier om hun vaardigheden te verbeteren. 

Een andere essentiële rol van personeelszaken is het creëren van een pijpleiding voor een constante aanvoer van talent. De arbeidsmarkt wordt vaak beschreven als een ‘werknemersmarkt’. Naarmate functies gespecialiseerder worden, moeten rekruteerders concurreren voor talent. HR-afdelingen dragen hun steentje bij door strategieën te ontwikkelen voor het blijven aantrekken van talent en het scheppen van een omgeving waar werknemers niet willen vertrekken. 

Het Amerikaanse Wall Street is een lichtend voorbeeld. Wall Street-banken houden regelmatig rekruteringsgesprekken op de beste universiteiten om de beste talenten meteen na hun studie op te kunnen pikken. En om het verloop te beperken, bieden ze hun werknemers enorm royale bonuspakketten aan. 

Dankzij deze strategie heeft de sector, die bekend staat als een werkomgeving met enorm hoge druk, nooit een serieus gebrek aan arbeidskrachten gehad.

Hoe heeft technologie personeelszaken veranderd?

Er gaan maar weinig kinderen naar een carrièrebeurs met de ambitie om in hr management te gaan werken. Het is te lang een saaie functieomschrijving geweest, waar meestal belachelijke hoeveelheden papierwerk bij komen kijken. 

Gelukkig verandert dit door technologie. Volgens dit:

Als je de laatste tijd een paar artikelen of Ted-/TedX-presentaties over de toekomst van human resources management hebt gezien, is de kans groot dat je termen als ‘digitale HR’ vaak bent tegengekomen. 

Nou, digitale HR is gewoon moderne personeelszaken waarin voor HR-processen geen torenhoge stapels onnodig papierwerk worden gebruikt, maar waarin bedrijven hun HR-afdelingen optimaliseren en gebruik laten maken van SMAC-technologieën (sociale media, mobiel, analyse en cloud), zodat ze proactiever, efficiënter en effectiever kunnen functioneren. 

Al deze functies zijn aanwezig in CRM-software. Hoewel de naam CRM suggereert dat het een klantgerichte tool is, kan CRM worden gebruikt om werknemersgegevens op te slaan en te coördineren, en om de relatie tussen personeel en personeelszaken te beheren. 

Is dat alles? Rekruteerders kunnen ook een aantal CRM-functies gebruiken om talent te vinden, aan te trekken en betrokken te maken, terwijl ze de meest gekwalificeerde kandidaten voor hun rollen kunnen selecteren. Dus in plaats van een enorme stapel papier uit een personeelsdossier hebben HR’ers alles met een polsbeweging bij de hand.

Hoe CRM personeelszaken helpt

Hoewel HR-technologie veelbelovend is, blijft CRM-software dé tool die praktisch genoeg is geworden om door bedrijven over de hele wereld te worden gebruikt. De volgende drie directe voordelen kunnen bedrijven behalen door CRM in hun bestaande technologie en algemene strategie voor personeelszaken te integreren.

Het wervingsproces stroomlijnen

Meestal moeten HR-medewerkers eerst functieomschrijvingen maken, sollicitanten screenen en vervolgens de geselecteerde kandidaten voor sollicitatiegesprekken uitnodigen. Dit proces is natuurlijk niet zo efficiënt. 

Met geavanceerde tools zoals CRM hebben HR-medewerkers een systeem waarmee functieomschrijvingen automatisch kunnen worden gecreëerd, sollicitanten duidelijke instructies voor hun sollicitatie krijgen en in cv’s naar specifieke kwaliteiten kan worden gezocht. Pas nadat deze stappen zijn doorlopen, verwijst het systeem de weinige sollicitanten die aan de criteria voldoen door naar de rekruteerders. 

Vervolgens automatiseert de CRM het sollicitatieproces door de cv’s te verzamelen en een vergelijkende analyse uit te voeren om de meest geschikte personen te vinden voor ze een laatste persoonlijk of virtueel sollicitatiegesprek met het management hebben.

Naadloos salarissen verwerken

Boekhoud apps kunnen soepel in je CRM worden geïntegreerd om taken zoals het verwerken van loonstrookjes te versnellen. 

Denk hierbij aan zaken zoals het in de gaten houden van afwezigheid, ziektedagen, bonussen, aftrek, vakantieverlof en de boekhouding onmiddellijk op de hoogte brengen van de nodige kortingen of toeslagen. Dit betekent dat CRM de overbekende, slaapverwekkende taak om bonussen te verwijderen en geld af te trekken als mensen zonder aankondiging afwezig zijn kan wegnemen. 

Een CRM voor HR betekent ook dat je je geen zorgen hoeft te maken over belastingen, omdat alle financiële verplichtingen vanaf het dashboard van de CRM kunnen worden bewaakt en afgehandeld. Stel dat een werknemer eist dat het loon vroeg wordt uitbetaald. Dan suggereert de CRM een eerlijke oplossing op basis van de prestatiegeschiedenis van de afgelopen maanden en deze maand. 

De afstemming tussen personeelszaken en de boekhouding betekent dat de salarisadministratie altijd naadloos verloopt, wat je tijd en geld bespaart, terwijl de automatiserings- en integratietools helpen de overdracht van gegevens nog meer te versnellen.

Geautomatiseerd toezicht op de naleving

Voor analoge nalevingsprocessen moeten werknemers hun handelingen handmatig door een nalevingsfunctionaris laten goedkeuren. Het is niet moeilijk om in te zien hoe makkelijk zo’n systeem kan worden misbruikt. 

Maar een CRM automatiseert het proces volledig. Dus in plaats van werknemers die voor – meestal routinetaken – papierwerk moeten doorsturen, pakt de software simpelweg de mogelijk schadelijke dingen eruit en blokkeert ze. Dit verlaagt de werkdruk en laat bedrijven beslissingen sneller uitvoeren.

Biedt realtime gegevens over de prestaties van werknemers

Het beoordelen van de prestaties van werknemers is altijd al een kerntaak van HR geweest. Maar de mogelijkheid om uitgebreide gegevens te meten en verzamelen is pas met CRM ontstaan. 

In plaats van werknemers alleen op hun productie te beoordelen, kunnen HR-managers gewoon de door CRM gegenereerde analyse van elke werknemer bekijken. En met deze gegevens kunnen ze diepere inzichten gebruiken om intelligentere beslissingen te nemen.

Feedback van werknemers verzamelen

Net zoals CRM helpt bij het bijhouden van klantsentiment om het verloop van klanten te beperken, kan het ook feedback van werknemers uit enquêtes en andere kanalen verzamelen. Deze feedback is meestal een goede weerspiegeling van het sentiment van werknemers, en dat kan worden gebruikt om teamprocessen te optimaliseren. Vergeet niet dat het essentieel is om het verloop van medewerkers te beperken en talenten te behouden. 

Of het nu gaat om een werknemer die met pensioen gaat of een bestaande werknemer die gaat kijken of het gras bij de buren groener is, een betrouwbare database met feedback van werknemers die met de organisatie hebben gewerkt kan helpen bij het stimuleren van positieve verandering. Het kan ook worden gebruikt om werknemers betrokkener te maken.

Laat je team vandaag nog werken met efficy CRM

De technologische verandering heeft de manier waarop we zakendoen, en met werknemers omgaan, veranderd. Met CRM, AI en andere geavanceerde tools kan hr management een continu strategische positie in de wereldwijde groei van bedrijven in gaan nemen. 

Wat een goede werkomgeving is, heeft niets te maken met miljoenen kostende infrastructuur of enorme salarissen. Er moet een groot gevoel van verbondenheid dat werknemers voor het bedrijf voelen worden gecreëerd. Voelen ze zich van top tot teen een interne klant wat betreft hoe aan hun fysieke, geestelijke en psychologische behoeften wordt voldaan? Of niet? 

Uiteindelijk zijn je werknemers niet zomaar een functionele tak van je bedrijf. Ze zijn de klantgerichte arm van je organisatie en ze maken die menselijke verbinding mogelijk! Een CRM die sterkere, persoonlijke en duurzamere relaties met je werknemers opbouwt, zal een grote bijdrage leveren aan het doorgeven van deze waarden aan je klanten. 

Bij efficy CRM bieden we een volledige suite producten voor digitale marketing aan die je personeelszaken versterken zodat je in de arbeidsmarkt van de 21e eeuw een concurrentievoordeel behoudt. 

Hier kun je een glimp opvangen van alle functies die we voor personeelszaken aanbieden. Je kunt het ook zelf ervaren. Vraag nu een demoversie aan, helemaal gratis! 
 

Lees meer: 

CRM applicaties in de dagelijkse praktijk van een bedrijf