Wat Zijn KPI's en Waarom Zijn ze Belangrijk voor uw Bedrijf?

Het gaat niet alleen om crowdfunding en pitchdecks als je een start-up hebt, die zich in een vroeg stadium bevindt. Er moet meestal ook goed worden gekeken naar de cijfers. Dit is vooral het geval wanneer je investeerders wilt overtuigen van jouw potentie om hun volgende unieke vondst te worden. 

Als je ooit op de een of andere manier wel eens te maken hebt gehad met Wall Street, heb je misschien wel eens van start-up-jargon gehoord zoals accounting rate of return (ARR), EBITDA enzovoort. In de kern zijn dit allemaal de belangrijkste prestatie-indicatoren, die bedrijven gebruiken om de financiële gezondheid en het potentieel voor zakelijk succes te volgen en te meten. 

KPI's zijn nog belangrijker voor start-ups. Waarom? Dat komt vooral omdat start-ups, die voorop lopen op het gebied van innovatie, het meest vatbaar zijn voor de meedogenloze variabelen van operationele risico's en marktschommelingen. Daarom hebben ze een 360-gradenoverzicht van hun activiteiten nodig en moeten ze een duidelijke groeirichting bepalen. 

Start-ups moeten dus extra voorzichtig zijn bij het opstellen van hun bedrijfsstrategie en actief prestatie-indicatoren vaststellen en meten, om een goede kans te kunnen maken de eerste paar jaar te overleven. 

In dit artikel gaan we dieper in op KPI's en hoe je ze kunt vaststellen en geven we een paar concrete voorbeelden.

Wat zijn KPI's?

KPI's (key performance indicators) zijn simpel gezegd elementaire waarden die bedrijven toepassen als instrument om hun voortgang te meten, terwijl ze zakelijk succes nastreven. 

Stel je eens voor: Je begint aan een roadtrip van 1600 kilometer van Alabama naar New York. Het eindpunt van de reis staat voor algeheel zakelijk succes (laten we zeggen een winstgevend financieel jaar). De kilometermarkeringen op de weg vertegenwoordigen de kleine doelen die je steeds dichter bij jouw eindpunt brengen. En de kilometerteller in je voertuig? Dat is de KPI die laat zien hoe het staat met je pogingen om je bestemming te bereiken. 

Voor de gemiddelde start-up in een vroeg stadium kan het behoorlijk lastig zijn om productontwikkeling, marketing, klantenservice, investeerdersrelaties met vaak overbezorgde durfkapitalisten en zoveel andere dingen tegelijkertijd goed op elkaar af te stemmen. Maar doelen stellen met KPI's is de beste manier om ervoor te zorgen dat je de touwtjes in handen houdt. Natuurlijk bereik je niet altijd je doelen, maar dat is geen indicatie van falen. 

Als je nu tijdens de reis naar New York de derde kilometermarkering in 2 uur tijd zou moeten bereiken en je merkt dat je ongeveer 30 minuten lang op de helft van de vereiste snelheid hebt gereden, stop je niet, maar verhoog je jouw snelheid en blijf je versnellen. Belangrijk hierbij is dat de kilometerteller aangeeft wanneer je niet snel genoeg beweegt. Dat is precies hoe KPI's werken - en daarom heb je ze nodig!

KPI's vaststellen en meten

Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in een web met KPI's, die blindelings worden gepland en vastgesteld. Maar om je kansen op succes te vergroten, raden we je aan deze richtlijnen te volgen:

Vermijd veelvoud

Hoewel het buitengewoon indrukwekkend lijkt om een lijst met 20 KPI's te hebben, werkt dit echt niet. Je moet voor jezelf een korte en bondige lijst met actiepunten opstellen, die binnen de geselecteerde tijdsperiode gerealiseerd kunnen worden. We raden je aan het aantal key performance indicators te beperken tot tussen de 4 en 9 items.

Afstemmen op de algemene strategie

Je key performance indicators moeten afgestemd worden op de algemene strategie van je bedrijf en, belangrijker nog, duidelijk aansluiten bij specifieke werknemersrollen. Zo kan je ervoor zorgen dat je KPI's niet slechts een abstract, overkoepelend thema blijven, maar daadwerkelijk ook direct gekoppeld zijn aan de prestaties van medewerkers.

S.M.A.R.T

Je KPI's moeten voldoen aan de 'SMART'-formule:

• Specifiek: Van elke KPI moet duidelijk zijn wat er wordt gemeten.
• Meetbaar: De geboekte vooruitgang moet voor elke specifieke indicator betrouwbaar te meten zijn
• Acceptabel: KPI's mogen niet synoniem zijn aan een luchtkasteel. Je KPI moet haalbaar zijn.
• Realistisch: Indicatoren moeten overeenkomen met je organisatiedoelen
• Tijdgebonden: KPI's moeten direct zijn gekoppeld aan een exact tijdschema voor de uitvoering.

Volgens deze sjabloon zou een ideale KPI er ongeveer zo uitzien: "we streven ernaar de kosten voor het werven van klanten in de komende 2 kwartalen met 20% te verlagen". 

Wat zijn goede KPI's voor een start-up?

Er is een oneindige lijst met statistieken die je zou kunnen volgen met KPI's; allemaal gegroepeerd in 4 hoofdcategorieën.

• Financiële KPI's: Allereerst zijn er statistieken die de financiële gezondheid van het bedrijf meten. Voorbeelden daarvan zijn de winstmarge, de bruto- en netto-inkomsten, financieringscashflow en maandelijkse uitgaven.
• Klantgerichte KPI's: Klanttevredenheid is voor bedrijven van vitaal belang. Deze categorie statistieken meet daarom de gezondheid van de relatie van een bedrijf met zijn klanten. Voorbeelden zijn klantwervingskosten en klantbehoudpercentages.
• Werknemergerichte KPI's: Om een bedrijf te runnen, heb je medewerkers nodig. Deze categorie met KPI's meet jouw relatie met en gemakkelijke toegang tot belangrijke talentenpools. Voorbeelden hiervan zijn het personeelsverloop, de medewerkerstevredenheid en reacties op vacatures.
• Procesgerichte KPI's: de laatste categorie met statistieken meet de status en efficiëntie van je interne processen. Voorbeelden zijn de frequentie van productdefecten en de efficiëntie en frequentie van verzoeken om klantenondersteuning.

Zoals eerder opgemerkt, is het altijd raadzaam om het aantal KPI's te beperken tot slechts tussen de 4 en 9 cruciale items. Daarom noemen we hieronder enkele key performance indicators, die volgens ons het meest relevant zijn voor start-ups die op zoek zijn naar vroege groei en succes.

Totaal te bereiken markt

Als ze enige kans op overleven willen hebben, moeten start-ups een geschikte markt vinden. Dus het allereerste wat je moet doen, is de totaal te bereiken markt in kaart brengen. Wie is de volledige doelgroep van het product of de dienst die je aanbiedt en hoeveel marktaandeel kunt je in een bepaalde tijd mogelijk overnemen?

Klantwervingskosten

Klantwervingskosten zijn de totale gemiddelde kosten van een verkoop aan een nieuwe klant. Dit wordt berekend door de totale verkoop- en marketingkosten bij elkaar op te tellen en te delen door het totale aantal nieuwe klanten. Het doel hierbij is om het cijfer zo laag mogelijk te houden. Door deze KPI te volgen, kun je de kosten voor het werven van klanten stapsgewijs verlagen.

De maandelijkse uitgaven en financieringscashflow

Het is niet van cruciaal belang voor start-ups om al in een vroeg stadium winst te maken; eerlijk gezegd is het vrij zeldzaam. In plaats van winstgevendheid wordt de financiële gezondheid van start-ups dus gemeten door middel van de snelheid waarmee ze hun financiering verbruiken en hoeveel geld ze nog hebben om de bedrijfsactiviteiten voort te zetten. 

Het maandelijkse uitgavenpercentage wordt berekend door de maandelijkse uitgaven af te trekken van de maandelijkse inkomsten. Vervolgens wordt de cashflow berekend door te kijken hoeveel tijd er nog resteert met de huidige uitgavensnelheid.

Klantinteractie

Zoals de naam al aangeeft, volgt deze KPI het aantal klanten bij dat de interactie aangaat met jouw product of dienst. Start-ups moeten er echter voor zorgen dat ze alleen statistieken meten die rechtstreeks verband houden met gebruikersinteractie. Te veel start-ups raken verstrikt in het bijhouden van zogenaamde lege statistieken die zich niet direct vertalen in inkomsten. 

Hoe verleidelijk het er ook uitziet, het aantal weergaven op je YouTube-kanaal is bijvoorbeeld geen maatstaf voor klantinteractie. En zo is ook het aantal transacties dat binnen je app wordt uitgevoerd belangrijker dan het aantal downloads in de appstore.

Volg de juiste KPI's voor uw campagne

KPI's zijn cruciale tools voor monitoring en evaluatie, die start-ups nodig hebben om de algehele gezondheid en efficiëntie van hun bedrijf te bewaken. Wanneer je KPI's voor je bedrijf vaststelt, is het van vitaal belang dat je indicatoren kiest die niet alleen aansluiten bij de algemene missie en strategie van jouw bedrijf, maar ook in overeenstemming zijn met de SMART-formule. 

Net zoals te veel koks de bouillon bederven, zullen meerdere, blindelings gekozen key performance indicators je alleen maar ongeorganiseerd en stuurloos achterlaten. Probeer er zo min mogelijk te gebruiken. Met goed vastgestelde KPI's, in combinatie met een briljant product of dienst, kun je jezelf voorbereiden op feestelijke overwinningen en successen. 

Je bent op je eigen unieke manier begonnen met een missie om de wereld te veranderen. Het is voor ons een eer om je te ondersteunen met een CRM-oplossing die de klantrelaties voor jou stroomlijnt en saaie repetitieve taken automatiseert, zodat jij je kunt bezighouden met belangrijkere zaken. Waarom boek je geen demo bij de perfecte partner voor jouw winnende team?