Projectmanagement methodieken Ontraadselen

Heb je je ooit afgevraagd waarom meer eten in je koelkast het moeilijker maakt om te kiezen wat je moet eten?

Projectmanagementprofessionals staan voor een soortgelijk dilemma: moeite hebben met het selecteren van de juiste projectmanagementmethodologie (PMM) voor een bepaald project.

Het komt maar al te vaak voor dat projectmanagers worstelen met een project omdat ze de verkeerde methode hebben ingezet op basis van de logica dat het in een ander geval werkte.

Dit roept de vraag op: Hoe kies je de juiste projectmanagement methoden? Wat maakt de ene beter dan de andere?

We hebben deze post opgesteld om een almachtig spiekbriefje te zijn waarin verschillende methodes in kaart gebracht om te zien wat het beste werkt bij het beheren van je project.

Wat is een projectmatig werken methode?

Projectmanagement methodieken zijn raamwerken die de aanpak van een project schetsen. Elke methodologie biedt een specifieke reeks richtlijnen, hulpmiddelen en technieken om een initiatief zo goed mogelijk te plannen en uit te voeren.

Ongeacht je omgeving is er steeds een geschikte PM methodologie voor je.

Waarom heb je methodologieën voor projectmanagement nodig?

Als je de beste vooruitgang wil boeken met zo min mogelijk vallen en opstaan, dan heb je structuur nodig — en dat is wat PMM's te bieden hebben.

Projectmethodologieën bieden de specifieke blauwdruk die nodig is om een bepaald project te laten slagen en ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden gehaald binnen de beperkingen van tijd, budget en middelen.

Ze bieden structuur, consistentie en een duidelijk stappenplan voor teams om door de complexiteit van een project te navigeren, zodat ze hun prestaties kunnen verbeteren.

PMM’s bieden bovendien een feedback-loop die regelmatige verbetering bevordert, terwijl ze belanghebbenden op één lijn brengen en de toewijzing van middelen optimaliseren.

Organisaties kunnen het succespercentage van projecten verhogen, efficiëntie verbeteren en resultaten van hoge kwaliteit leveren door een methodologie te gebruiken.

Vanuit een strategisch oogpunt worden PMM's tegenwoordig gebruikt voor verschillende doeleinden die aansluiten bij de doelstellingen van het bedrijf.

Sommige zijn geschikt om projecten snel uit te rollen, terwijl andere zijn ontwikkeld om meer holistische resultaten te behalen in de hele projectwaardeketen.

Uiteindelijk zal de beste methodologie voor een bepaald project afhangen van bedrijfsdoelen, behoeften van teamleden, het projecttype en de reikwijdte.

Wat zijn de verschillende projectmanagement methodieken?

Er bestaan verschillende methodologieën voor projectmanagement. Maar er zijn zeven belangrijke PMM's waarmee elke projectmanager vertrouwd moet zijn. 

1. Waterval

De Watervalmethode is eenvoudig en rechttoe rechtaan. Het houdt in dat de ene fase wordt afgerond voordat wordt overgegaan naar de volgende.

De Watervalmethode volgt een lineair en sequentiële benadering van projecten in een punt A naar punt B stijl die bijdraagt aan de volledige resultaten.

Zoals je uit de naam kunt afleiden, kun je het proces zien als een waterval waar de vereisten worden vastgesteld in de beginfase (bovenaan de waterval). Daarna stromen de taken naar beneden door ontwikkeling, uitvoering, testen en revisie/onderhoud.

Specifieke deliverables definiëren elke fase met taken en afhankelijkheden. Deze methodologie is handig wanneer goed gedefinieerde vereisten waarschijnlijk niet veranderen.

Gebruikssituaties van de Watervalmethode

De Watervalmethode is ideaal voor projecten waar het te duur is om van koers te veranderen of wijzigingen aan te brengen.

Het is ook toepasbaar op sterk georganiseerde projecten zoals productie en bouw, omdat het Gantt-diagrammen gebruikt om taken te plannen.

2. Agile

Je hebt het hierover vast wel eens gehoord bij interne teams of in technische kringen. Agile betekend ‘behendig’ in het Engels en zoals de naam doet vermoeden, geven Agile-methodologieën voorrang aan flexibiliteit, samenwerking en iteratieve ontwikkeling.

Agile-projecten worden opgedeeld in korte iteraties ofwel sprints die meestal een paar weken duren. Het staat adaptief plannen, continue feedback en de mogelijkheid om te reageren op veranderingen en klantbehoeften toe.

Het Agile manifest benadrukt vier kernwaarden, namelijk:

• Individuen en interacties voorrang geven op processen en tools;
• Werkende software waarderen boven uitgebreide documentatie;
• Samenwerking met de klant benadrukken in plaats van contractonderhandelingen; en
• Reageren op veranderingen verkiezen boven het volgen van een plan.

Gebruikssituaties van de Agile-aanpak

Agile is gunstig voor projecten waar de stappen een zekere mate van onzekerheid hebben of waar de vereisten waarschijnlijk zullen evolueren.

Het werkt goed voor producten binnen softwareontwikkeling en past ook bij producten die geen software zijn, zoals computers, mode, auto's, eten, medische apparatuur en muziek.

Het past ook goed bij marketingprojecten, die meestal zeel productief en dynamisch zijn.

Hoe verschillen Agile en Waterval projectmanagement methodieken?

Als de twee populairste methodes nemen we even de tijd om te vergelijken hoe beide methodes verschillen in hun gebruik:

Planning

Watervalprojecten kennen een lineair verloop, waarbij elke projectfase wordt afgerond voordat de volgende wordt gestart.

Agile-projecten worden daarentegen iteratief gepland met korte cycli van plannen, ontwikkelen en testen.

Communicatie

Watervalprojecten hebben meestal een meer top-down communicatiestructuur (van projectbeheerder naar teamleden).

Agile-projecten hebben daarentegen meer een bottom-up communicatiestructuur (communicatie stroomt vrijelijk tussen teamleden).

Beheer van veranderingen

Watervalprojecten zijn niet geschikt voor veranderingen, omdat veranderingen de lineaire stroom van het project kunnen verstoren.

Agile-projecten zijn daarentegen ontwikkeld om flexibel te zijn en zich aan te passen aan verandering.

Risicobeheer

Watervalprojecten richten zich meestal op het beheren van risico's aan het begin van het project.

Agile-projecten richten zich daarentegen op het beheren van risico's gedurende het project.

Geschiktheid

Watervalprojecten zijn meer geschikt voor goed gedefinieerde projecten met een vaste deadline en een hoge mate van controle. Bijvoorbeeld het bouwen van een brug of wolkenkrabber.

3. Scrum

Scrum is een raamwerk voor projectmanagement geoptimaliseerd voor communicatie, teamwerk en ontwikkelingssnelheid, dat vaak wordt gebruikt bij softwareontwikkeling.

Je kunt het groeperen als Agile-methodologie, omdat het ook werkt binnen een Agile managementstructuur.

In Scrum leidt een materiedeskundige (Subject Matter Expert of SME) een klein team om uitzonderlijke resultaten en soepele samenwerking te leveren.

Naast de SME houdt het implementeren van deze methodiek het volgen van rigide Scrum-rollen in, namelijk:

• Product eigenaar die ervoor zorgt dat het team op één lijn zit met de doelen van het project dat wordt ontwikkeld.
• Scrum Master die verantwoordelijk is om ervoor te zorgen dat het team efficiënt en conform Scrum-waarden werkt.
• Ontwikkelingsteam als groep professionals die het zware werk doen om de taken te voltooien die voor hen zijn vastgesteld in de Scrum sprint.

Met 81% van de Agile-gebruikers die Scrum of een Scrum-gerelateerde hybride gebruiken, is het de meest gebruikte Agile-methodiek.

Gebruikssituaties van de Scrum-methode

Dankzij een flexibel raamwerk voor het beheren van complexe projecten door de nadruk te leggen op samenwerking, iteratieve ontwikkeling en voortdurende verbetering, lijkt Scrum veel op Agile.

Je kunt het toepassen in bedrijfstakken die flexibiliteit toestaan, zoals evenementenplanning en logistiek.

4. Lean

De mantra van Lean is om meer te leveren met minder. Het is een methodologie die gebaseerd is op het minimaliseren van verspilling terwijl de waarde voor de klant wordt gemaximaliseerd.

Het doel is om processen te stroomlijnen en activiteiten die geen waarde toevoegen te elimineren. Lean-principes benadrukken continue verbetering, het verkorten van cyclustijd en het optimaliseren van het gebruik van resources.

Lean wordt bepaald door de drie M's, ook bekend als “De Drie Vijanden van Lean”: Muda, Mura en Muri.

• Muda (verspilling) verwijst naar elke activiteit die geen waarde toevoegt aan het product of de dienst die wordt ontwikkeld. Dit kunnen onder meer herwerkingen, defecten en onnodige stappen in het proces zijn.
• Mura (ongelijkmatigheid) verwijst naar de variatie in het productieproces. Dit kan leiden tot problemen zoals defecten, vertragingen en verhoogde kosten.
• Muri (overbelasting) verwijst naar de buitensporige werklast, knelpunten en stress op mensen of machines die vaak leiden tot gezondheidsproblemen, veiligheidsrisico's en een verminderde productie.

Het doel van de Lean-methode is om Muda, Mura, en Muri uit het productieproces te verwijderen. Dit kan gedaan worden door verspilling te identificeren, variatie te verminderen en de werklast in balans te brengen.

Gebruikssituaties van de Lean-methode

Van software tot bouw en zelfs onderwijs, de Lean-methodologie is ideaal voor snelle projecten die gericht zijn op het verhogen van de waarde voor de eindgebruiker.

5. Critical Path Method

De Critical Path Method (CPM) of Kritieke Pad-methode is een techniek om projecttaken te plannen door het kritieke pad te identificeren, wat de langste opeenvolging van afhankelijke activiteiten is.

Het helpt project managers bij het identificeren en in kaart brengen van kritieke activiteiten — activiteiten die niet kunnen worden uitgesteld zonder de tijdlijn van het project te beïnvloeden.

Gebruikssituaties van de Kritieke Pad-methode

CPM is het best geschikt voor kleinschalige projecten omdat het uitwerken van alle gegevens in een diagram zonder de beste project management software een uitdaging kan zijn voor grote projecten.

6. Kanban

Kanban is Japans voor "Billboard”, en terecht, want bij deze methodiek voor projectmanagers wordt met kaarten op een Kanban-bord de workflow weergegeven.

De aanpak geeft taken en vooruitgang visueel weer voor het hele team.

Toyota ontwierp de Kanban-methodologie voor het eerst als aanvulling op de Lean productietechniek, waarbij gegevens over de vraag worden gebruikt om de productiesnelheid van voertuigen te controleren.

Gebruikssituaties van de Kanban-methode

Tegenwoordig zijn Kanban-borden geïntegreerd in zowel Lean- als Agile-methodologieën. Het kan worden gebruikt in software, productie, marketing, strategie en human resources.

Iedereen kan Kanban-software gebruiken om te plannen, voortgang te tonen, verhalen te vertellen en voltooiing van taken te controleren.

7. PRINCE2

PRINCE2 (een acroniem voor “Projects In Controlled Environments”) gebruik de sequentiële Watervalmethodiek om de fasen te definiëren.

Deze werd oorspronkelijke ontwikkeld door de Britse overheid in 1996 en verdeelt projecten in zeven verschillende fasen in:

1. Het project starten
2. Het project leiden
3. Het project initiëren
4. Het project controleren
5. Productoplevering beheren
6. Faseovergang beheren
7. Het project afsluiten

Deze aanpak creëert een goed gestructureerd raamwerk dat geschikt is voor het managen van grootschalige projecten — terwijl het teams in staat stelt om hun resources beter te controleren en effectieve strategieën te ontwikkelen om risico's te beperken.

Gebruikssituaties van de PRINCE2-methode

Deze methode geniet de voorkeur in sectoren als informatietechnologie, bouw en overheidsinitiatieven vanwege de gestructureerde en schaalbare aanpak om projecten te beheren.

De methode is vooral geschikt voor grote en complexe projecten en zorgt voor effectief bestuur, risicomanagement en flexibiliteit bij het aanpassen aan veranderende omstandigheden.

8. Six Sigma  

Six Sigma wordt meer gezien als een filosofie en wordt vaak gecombineerd met de Lean en Agile-methodieken.

De aanpak? Zich richten op defectvermindering met een bijna foutloos resultaat van 99,99966% als doel.

Het wordt geleid door het DMAIC (Definieer, Meet, Analyseer, Verbeter, Controleer) raamwerk, dat zorgt voor systematische, klantgerichte processen en de nadruk legt op meetbare resultaten en voortdurende verbetering.

Six Sigma vertrouwt op samenwerking tussen verschillende functies en SME's die kleine teams leiden om het succes van projecten te stimuleren.

Gebruikssituaties van Six Sigma

Deze aanpak wordt vaak toegepast in sectoren zoals productie, gezondheidszorg en financiën waar procesefficiëntie en defectvermindering cruciaal zijn voor succes.

Het is de methode bij uitstek voor organisaties die kwaliteitsnormen willen verhogen, operationele kosten willen minimaliseren en algehele bedrijfsprestaties willen verfijnen met behulp van een dynamisch, door gegevens gestuurde aanpak

Hoe kies je een project management methodologie?

Het kiezen van de beste methodologie voor je project hangt af van een zorgvuldige analyse en selectie. Er is geen pasklare methode, dus hier zijn enkele belangrijke factoren om te overwegen. 

Kenmerken van het project

Analyseer de grootte, complexiteit en uniciteit van het project. Sommige methodologieën zijn beter geschikt voor kleine, eenvoudige projecten, terwijl andere ontworpen zijn voor grote, complexe ondernemingen.

Complexe projecten, zoals software- of productontwikkeling met meerdere iteraties, voortdurende feedback en veranderende eisen, passen goed bij Agile-methodologieën zoals Scrum en Kanban.

Waarom? Ze stellen ontwikkelingsteams in staat om functies te prioriteren, incrementele releases te leveren en zich efficiënt aan te passen aan veranderende klantbehoeften.

Eenvoudigere projecten zoals het organiseren van een kleinschalige marketingcampagne, of het maken van documenten zoals handleidingen of SOP's, passen daarentegen goed bij de Watervalmethodologie.

De lineaire progressie van taken zoals een kleine marketingcampagne kan fases bevatten zoals: Marktonderzoek → campagneplanning → contentcreatie → ontwerp en productie → uitvoering → evaluatie van prestaties.

Door een lineaire progressie te volgen, kan elke fase worden uitgevoerd en afgerond voordat wordt overgegaan naar de volgende, wat zorgt voor een gecoördineerde en samenhangende marketinginspanning.

Vereisten voor het project

Overweeg de specifieke behoeften en doelen van het project.

Bepaalde methodieken sluiten beter aan bij bepaalde doelstellingen, zoals de Agile-methode voor iteratieve en flexibele ontwikkeling of Waterval voor lineaire en voorspelbare projecten.

Teamdynamiek

Bekijk de grootte van het team, het ervaringsniveau en de geografische spreiding.

Agile-methodologieën werken bijvoorbeeld goed in samenwerkende, zelfgeorganiseerde teams, terwijl traditionele benaderingen beter werken voor grotere hiërarchische teams.

Betrokkenheid van belanghebbenden

Bepaal de mate van betrokkenheid van belanghebbenden en hun voorkeuren.

Methodologieën zoals Agile (bijv. Scrum en Kanban) en Lean leggen de nadruk op regelmatige communicatie en feedback, terwijl anderen zoals Waterval en PRINCE2 zich meer richten op formele rapportage en goedkeuring.

Organisatiecultuur

Denk na over de heersende cultuur en praktijken binnen je organisatie.

Als je bedrijf al een specifiek raamwerk voor projectbeheer volgt, kan het eenvoudiger zijn om een methodologie te gebruiken die op dat raamwerk is afgestemd.

Beperking in tijd en middelen

Houd rekening met de tijdlijn, het budget en de beschikbare middelen van het project.

De Lean-methodiek legt bijvoorbeeld de nadruk op efficiëntie en vermindering van verspilling, wat waardevoller kan zijn in situaties met beperkte middelen.

Risicotolerantie

Beoordeel het risicoprofiel van het project.

Sommige methodologieën, zoals PRINCE2, hebben uitgebreide risicobeheerprocessen, terwijl andere, zoals Scrum, vertrouwen op iteratieve cycli om risico's te identificeren en te beperken.

Industriestandaards

Onderzoek of er specifieke standaarden of voorschriften zijn binnen de branche die als leidraad moeten dienen bij de keuze van je methodologie.

Iteratieve vs. lineaire aanpak

Bepaal of het project baat heeft bij een iteratieve of lineaire aanpak.

Agile methodologieën, zoals Scrum of Kanban, blinken uit in iteratieve ontwikkeling, terwijl Waterval een meer sequentiële en gestructureerde aanpak biedt.

Het voordeel van PMM's is dat je in bepaalde gevallen het beste van beide werelden kunt hebben. Hybride benaderingen zijn ook een optie, waarmee je elementen van verschillende methodologieën kun combineren om een aanpak op maat te maken die past bij de behoeften van je project.

Maak samenwerking tussen teams mogelijk met CRM-projectmanagement

Met de juiste projectmatig werken methode — en bijpassende project management tools — zullen je projecten niet meer te stoppen zijn. 

Efficy's CRM project management tool stuurt al je projecten aan vanuit één centrale plek en helpt je slimmere workflows te bouwen, informatie silo's te elimineren en je teams op één lijn te brengen voor een grotere efficiëntie.

Wil je het zelf uit proberen? Plan je demo hier.

Leer meer over:

• Jouw Uitgebreide Gids voor Projectmanagement 
• Strategieën voor Probleemoplossing die Elke Projectmanager Moet Kennen