Strategieën voor Probleemoplossing die Elke Projectmanager Moet Kennen

Volgens dit onderzoek door KPMG had maar liefst 70% van alle bedrijven de afgelopen 12 maanden te maken met een tegenslag die leidde tot het mislukken van een project. En 50% van de projectmanagers meldde dat hun projecten de doelstellingen niet haalden.

Uit dit cijfer komt één ding naar voren: van de vele vaardigheden die projectmanagers moeten hebben, staat het vermogen om probleemoplossend te denken hoog op de lijst om het succes van een project te garanderen.

Maar projecten van idee tot voltooiing begeleiden, is geen eenvoudige taak. Van het anticiperen van potentiële hindernissen tot het vinden van oplossingen om ze op te lossen of te beperken, projectmanagers moeten over de juiste kennis van probleemoplossing beschikken om tot succesvolle resultaten te komen.

Deze blog helpt daarbij.

Wat is problem solving?

Eenvoudig gezegd houdt problem solving in dat je de onderdelen van een project opmerkt met problemen waar iets aan moet gebeuren en deze herstelt.

Het gaat erom logisch en creatief te denken om mogelijke oplossingen te verkennen, de haalbaarheid en efficiëntie ervan te evalueren, en weloverwogen beslissingen te nemen om het probleem aan te pakken.

Van miscommunicatie tot scope creep, problemen met de coördinatie tussen teams, steeds veranderen projectdoelen of zelfs moeilijkheden zoals het vinden van de juiste software. Deze problemen kunnen je op weg naar succes saboteren.

Maar afhankelijk van hoe je het bekijkt, zijn deze hindernissen niet alleen lastige putten in de weg of kleine tegenslagen.

Als je het goed aanpakt, kunnen problemen ook worden benut voor nieuwe kansen, waarbij elke tegenslag leidt tot nieuwe mogelijkheden die voortkomen uit een strategie die nu beproefd en faalbestendig is.

Uiteindelijk is probleemoplossing van vitaal belang voor projectmanagers om door complexe projecten te navigeren, obstakels te overwinnen, effectieve beslissingen te nemen, risico's te beheren en succesvolle projectresultaten te behalen.

Hiermee kunnen projectmanagers hun teams leiden, belanghebbenden betrekken en er goedkeuring van krijgen, en zich aanpassen aan veranderingen terwijl projecten op schema en binnen de gedefinieerde parameters blijven.

Technieken voor problem solving

Deze trucs bieden een gestructureerde aanpak voor het begrijpen, analyseren en oplossen van problemen die zich tijdens het uitvoeren van een project kunnen voordoen.

Dit is hoe je een probleemloze weg bewandelt van probleemdiagnose tot analyse en oplossing:

1. Definieer het probleem

De eerste fase van probleemoplossing is om het probleem te kennen waaraan je werkt. Je moet het probleem en de impact op je project begrijpen.

Deze holistische kijk helpt je om duidelijkheid te krijgen over het specifieke doel dat je moet bereiken.

2. Bepaal de oorzaken

Stel dat je twee stappen verwijderd bent van waar je wil zijn. Het probleem is dan het obstakel dat je ervan weerhoudt die stappen te zetten.

Gewoonlijk gebruiken organisaties hulpmiddelen zoals brainstorming, SWOT-analysises, Pareto Analyse of een visgraatdiagram (Ishikawa) om de oorzaak van het probleem te achterhalen.

De oorzaak identificeren is cruciaal omdat het je helpt om je te richten op het doel. Op deze manier pak je de oorzaak van de kwaal zelf aan — niet alleen de symptomen.

3. Ideeën genereren

Nadat je het probleem hebt beschreven en de onderliggende oorzaken hebt geïdentificeerd, is de volgende stap om mogelijke oplossingen te ontwerpen.

Je kunt oplossingen ontwikkelen door te brainstormen met het team en belanghebbenden, en een goed begrip te behouden van de beste werkwijzen.

Mindmapping en gegevensanalyse zijn ook technieken om problemen aan te pakken. De beste aanpak zal het gewenste resultaat bereiken met de minste negatieve gevolgen.

Je kunt een trade-off analyse gebruiken om oplossingen te vergelijken en de beste aanpak voor het probleem te bepalen.

4. Kies de beste oplossing

Om tot de beste oplossing te komen, kan een probleemoplossingstool helpen.

Als het probleem bijvoorbeeld een klacht van een klant is over vertraging, kun je een overzicht krijgen van de volledige klantcontext via een Customer Relationship Management (CRM) om je zoektocht naar de oplossing te versnellen

Een CRM kan een echte helper zijn voor projectmanagers om noodzakelijke project-, bedrijfs- en klantinzichten te krijgen en hiermee specifieke problemen aan te pakken en knelpunten op te lossen.

Hieronder bespreken we verder welke probleemoplossende tools je moet gebruiken.

5. Onderneem actie

Het is tijd om in actie te schieten nadat je hebt gekozen welke optie je gaat gebruiken. Een strategieplan opstellen en het als mini-project behandelen, is een slim idee als het antwoord meerdere stappen of deelname van andere mensen vereist.

Pak het probleem proactief aan door geïnformeerde beslissingen te nemen en de nodige stappen te ondernemen om het probleem snel aan te pakken.

Vergeet niet om de voortgang van de ondernomen acties regelmatig te controleren. Pas aan waar nodig en houdt alle communicatielijnen met belanghebbenden open zodat de voorgang in lijn is met het gewenste resultaat.

Welke tools kunnen projectmanagers gebruiken voor effectieve probleemoplossing?

Zonder gespecialiseerde instrumenten en software kan het overzien van projecten met een grote impact meer werk zijn, laat staan dat het riskanter is.

Het belangrijkste voordeel dat het marktonderzoeksrapport van Capterra identificeerde, is het gebruik van projectmanagementtools waarmee organisaties nauwkeuriger projecttijdlijnen kunnen inschatten.

Het directe resultaat is een vermindering van onnodige uitgaven. Maar het wordt nog beter: de beste tools kunnen teamwork, tijdlijnmanagement, het maken van diagrammen, notities nemen en probleemoplossing vergemakkelijken. We hebben het kort over enkele van de populairste:

Projectmanagement software zoals efficy, Asana, Trello of Jira helpt bij het organiseren van taken, voortgang bij te houden en samen te werken met teamleden.

Communicatie- en samenwerkingstools zoals Slack, Microsoft Teams of Google Workspace vergemakkelijken real-time communicatie en samenwerking met teamleden.

Gegevensanalyse- en visualisatietools zoals Microsoft Excel, Google Sheets of Tableau kunnen je helpen bij het analyseren van projectgegevens en patronen of trends identificeren om je tijdens het problem solving te helpen datagestuurde beslissingen te nemen.

Documentatie- en kennismanagement tools zoals Confluence. SharePoint of Google Drive bieden een gecentraliseerde opslagplaats voor het opslaan en raadplegen van projectdocumentatie, rapportage en kennis.

Tools voor taakautomatisering zoals Zapier of IFTTT laten je herhalende taken, notificaties of gegevensoverdracht tussen verschillende apps automatiseren  

De CRM

Beschouw CRM's als een Zwitsers zakmes in het arsenaal van elke PM voor probleemoplossing.

Waarom? Een CRM-software centraliseert de tools en gegevensinzichten die je nodig hebt om je te helpen succesvol met klantrelaties om te gaan en projectworkflows te stroomlijnen voor efficiëntere groei.

Het is een allesomvattende oplossing voor je behoeften over projectmanagement, waardoor het een absolute must is voor je activiteiten.

Met een CRM kunnen projectmanagers:

Repetitieve taken automatiseren om tijd vrij te maken voor kritischere probleemoplossende activiteiten en zorgen voor consistente aanpakken bij problem solving.

Krijg een centrale opslagplaats om projectgerelateerde informatie op te slaan met documentatie en kennisbeheer, inclusief klantgegevens, communicatiegeschiedenis en projectdocumentatie.

Stimuleer samenwerking met naadloze integraties voor je favoriete communicatietools en help gebruikers op één lijn te blijven dankzij één bron van waarheid met updates, koppelingen en meldingen.

Stroomlijn het beheer van taken en activiteiten met features voor het maken, toewijzen en bijhouden van taken. Op deze manier worden stappen gezet, deadlines gehaald en voortgang opgevolgd tijdens het probleemoplossingsproces.

Maximaliseer je resources; efficy CRM kan je helpen om beschikbare teamleden te vinden voor een bepaalde taak. Als je weinig personeel hebt, kun je het werk efficiënt verdelen, je budget controleren en, indien nodig, bepaalde dure campagnes met laag rendement schrappen.

Krijg belangrijke inzichten met baanbrekende functies voor gegevensanalyse, zoals drag-and-drop dashboards, grafieken en rapporten binnen de CRM, waarmee projectmanagers de prestaties van projecten kunnen bijhouden, knelpunten kunnen identificeren, de voortgang van probleemoplossingen kunt bijhouden en weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Ga van onregelmatig naar efficiënt met efficy

Het motto van een projectmanager is om voorbereid te zijn: altijd klaar om nieuwe en terugkerende problemen op te lossen.

Om de valkuilen van projectmanagement te omzeilen, moet je de precisie van een goede planning, kennis van probleemoplossing en de juiste projectmanagementtools omarmen.

Bovenal moet je klaar zijn om je beslissingen op koude, harde gegevens te baseren in plaats van op giswerk. 

CRM projectmanagementsoftware, zoals die van efficy, helpt je problemen in de kiem te smoren zodra ze zich voordoen, waardoor je snel op weg bent naar projectsucces en klanttevredenheid.

Wil je dit in actie zien? Ga dan naar efficy om te zien hoe wij aansluiten bij jouw projectvereisten.

Meer informatie over: 

• Jouw Uitgebreide Gids voor Projectmanagement [2024] 
• Projectmanagement Methodieken Ontraadselen