Hva Er Event Management OG Hvorfor Er Det Viktig?

Arrangementsledelse (Event Management på engelsk) er en dynamisk prosess som involverer å bruke ferdigheter innen forretningsledelse og prosjektledelse for å lage, planlegge og administrere arrangementer av alle typer. Begrepet kan brukes på både forretningsarrangementer og sosiale arrangementer. 
God arrangementsledelse innebærer en blanding av tekniske og kreative ferdigheter, og har kraften til å skape varig, positiv innvirkning for virksomheten din. Denne artikkelen avdekker faktorene for effektiv Event Management, hvorfor det er viktig, og hvordan teknologi kan bidra.

Rollen til en Event Management

Det generelle formålet med ethvert arrangement er å samle mennesker som deler en felles interesse på et bestemt sted. 
Selvfølgelig varierer de spesifikke målene for et arrangement avhengig av hvem som arrangerer det, personene som er involvert og hvor arrangementet finner sted. 
For eksempel kan forretningsarrangementer settes opp for å bygge merkevarebevissthet, lansere et nytt produkt, oppmuntre til nettverksbygging eller samle inn penger til veldedighet. På den private siden er målet med en sosial begivenhet ofte å feire en anledning, ha det hyggelig og nyte andre menneskers selskap. 
For å oppfylle arrangementsmålene har den arrangementsansvarlige tett kontakt med eierne av lokalene, teknisk personale, underholdningstilbydere, cateringfirmaer osv. De arrangementsansvarliges hovedoppgaver er å sikre et egnet lokale, håndtere budsjettet og organisere arrangementslogistikken. 
I vår digitale tidsalder har arrangementer endret seg betydelig, og interaktive funksjoner som arrangementsapper og konferanseprogramvare kan brukes til å bringe mennesker sammen på nye og spennende måter.

Hvorfor er Event Management viktig?

Hvorvidt en begivenhet blir vellykket, kan påvirke bedriftens omdømme og kundebasen betydelig. Å følge solide beste fremgangsmåter for arrangementsledelse og å sikre at arrangementer går knirkefritt er enda viktigere for arrangementer som involverer sponsorer, siden det ikke bare er ditt eget omdømme som står på spill, men også deres. 
Hvis du leder et arrangement på en vellykket måte, kan du forvente følgende fordeler:

Det bidrar til vekst

Et godt organisert og engasjerende arrangement kan bidra til ekstra eksponering og merkebevissthet for virksomheten din. Det kan også føre til nye kontrakter og B2B-relasjoner, og det kan tiltrekke seg en bredere kundebase. Alle disse tingene har potensial til å gi mer inntekter og akselerere veksten til selskapet.

Forbedret omdømme

Bedrifter som iscenesetter nyttige og engasjerende arrangementer, verdsettes høyere av kundene sine og andre virksomheter. Bedre omdømme fører sannsynligvis til flere forretningsaktiviteter, salg og kundelojalitet.

Spar tid og penger

Et vellykket arrangement kan gjøre jobben til flere selgere ved at kvalifiserte potensielle kunder og kunder samles. Dette frigjør tid for salgsteamet til å konsentrere seg om å pleie salg og avslutte avtaler.

Slik planlegger du et arrangement

Før arrangementsdatoen må arrangementslederen lage en arrangementsplan, som beskriver hvem interessentene er, hva målene for arrangementet er, hvordan målene blir nådd, og identifisere eventuelle faktorer som kan påvirke arrangementet negativt. 
Arrangementslederen er ansvarlig for all nødvendig research og samler inn all nødvendig informasjon fra interessenter og potensielle deltakere. Arrangementsansvarlig og interessenter må bli enige om det overordnede budsjettet, potensielle arenaer, sponsoravtaler, arrangementstemaer og markedsføring. 
I løpet av planleggingen og gjennomføringen av arrangementet håndterer arrangementsansvarlig følgende:

• Målretter og sender invitasjoner
• Sporer deltakerregistreringer
• Kompletterer arrangementsplanen og eventuelle andre relevante dokumenter
• Overvåker budsjettet
• Beregner avkastningen for arrangementet
• Administrerer markedsførings- og reklameinnsatsen
• Håndterer risikoer
• Sørger for at HMS-forskrifter og andre forskrifter følges
• Overvåker arrangementets grad av suksess.

Programvare for Event Management

Arrangementsansvarlig har mange oppgaver som må koordineres for at et arrangement skal bli vellykket. I dag er det heldigvis kraftig programvare tilgjengelig for automatisering av visse oppgaver, noe som frigjør tid som den arrangementsansvarlige kan bruke på oppgaver av høy verdi. 
Arrangementsprogramvare er vanligvis tilgjengelig som et Software as a Service-produkt (SaaS) som gjør det mulig å automatisere visse oppgaver og overvåke arrangementsaktiviteter fra start til slutt. En plattform for Event Management består av kraftige verktøy, inkludert dataanalyse, for å gi nyttig innsikt i arrangementsledelsen.

Bruk av CRM til arrangementsledelse

Hvis du arrangerer et arrangement, kan det ofte føles som om du sjonglerer mange baller i lufta samtidig. Å håndtere flere bevegelige deler kan bli komplisert svært raskt. Arrangementslederen må planlegge og overvåke pågående oppgaver, organisere folk og overvinne eventuelle utfordringer og uforutsette hendelser. Å overholde tidsfrister og administrere store arrangementer kan være slitsomt og stressende. 
Bruk av CRM-teknologi kan hjelpe arrangementsansvarlige med alle aspekter av jobben, fra registrering av potensielle kunder og prospektdetaljer til å følge opp kunder, utstede billetter og overvåke oppmøtet.

Hvordan bidrar CRM-løsninger i Event Management?

Et CRM-verktøy er utviklet for å gjøre det enkelt å samle inn, administrere, hente frem og analysere kundeemne- og kundedata – alt på ett sted. 
CRM-databasen kan brukes til å administrere reservasjoner og måle den generelle ytelsen til et arrangement, informasjon som er svært verdifull for arrangementsledere. 
Et CRM forbedrer prosessene og arbeidsflytene som brukes til å administrere et arrangement, noe som gir en rekke fordeler: 
 

Sparer tid

Et CRM lagrer all informasjon om arrangementet og gjestelistene i en sentral database. Data som antall gjester, eksisterende kunder, VIP-er og antall reservasjoner lagres automatisk og kan enkelt hentes frem. Lagring av informasjon som dette, kutter ned på manuelle oppgaver, sparer tid og forhindrer tidslinjeglidninger.

Verdifull innsikt

Å bruke datagenerert innsikt hjelper arrangementsansvarlige å ta informerte beslutninger og øker sannsynligheten for å levere et engasjerende og virkningsfullt arrangement. 
I tillegg kan bedrifter bruke data akkumulert under arrangementet for å avdekke kundetilfredshetsgraden og annen relevant informasjon. 
Med et bredt utvalg av analyseverktøy kan en CRM-løsning som efficy, hjelpe deg med å holde databasen oppdatert.

Flere konverteringer

Å integrere arrangementsadministrasjon med en CRM-løsning betyr at du kan registrere verdifull informasjon om potensielle kunder fra forskjellige kilder. Nøyaktig og lett tilgjengelig informasjon om potensielle kunder bidrar til å forbedre salgs- og markedsføringstiltakene. efficy CRM har en unik funksjon, en markedsføringskampanjemodul, som bedrifter kan bruke til å følge opp deltakere og generere økt fremtidig salg. En brukervennlig, men kraftig CRM-løsning er nyttig for å hjelpe deg med å administrere enhver form for arrangement. efficy CRM har alle funksjonene du trenger for å sikre at arrangementet ditt blir en suksess. Bestill en demon av efficy CRM i dag.

/no/ressurs/lead-management-playbook/