7 Fordeler Ved Å Implementere Digital Signatur (E-signaturer)

Alt blir mer og mer papirløst for tiden. 

Papirløst gir mening. Ikke bare er det bedre for miljøet, det er også mye enklere å administrere papirløse dokumenter, og det bidrar i tillegg til å redusere administrasjonskostnadene. 

Et av hovedhensynene ved overgang til papirløse løsninger er hva du må gjøre for å oppfylle alle juridiske og forskriftsmessige krav. Hvis bedriften eller organisasjonen din trenger å gjøre det mulig for folk å signere enkelte dokumenter, må du finne en måte å gjøre det digitalt på. 

Digital signatur tilbyr løsningen, spesielt når de er integrert med CRM. 

Du ønsker sannsynligvis å vite hva fordelene er før du investerer i et abonnement på en e-signaturplattform. Vi har gode nyheter til deg – det er nettopp dette vi skal se på i denne artikkelen.

Hva er en digital signatur?

Når vi snakker om digitale eller elektroniske signaturer, snakker vi faktisk ikke om en signatur i tradisjonell forstand: en håndskrevet fremstilling av en persons navn. 

I stedet er en e-signatur mer som et digitalt «fingeravtrykk». Den fungerer som en metode for å bekrefte at noen har lest et dokument og godtar vilkårene i det. Med andre ord fjerner digital signatur behovet for å signere et stykke papir fysisk. 

Digitale signaturer bruker en standardprotokoll kjent som Public Key Infrastructure (PKI) til å registrere og lagre en signaturtransaksjon på en trygg, tuklingssikker og generelt godtatt måte. PKI-en bruker en unik algoritme for å generere et nøkkelpar, en offentlig og en privat nøkkel, til hver transaksjon. Nøklene garanterer at den elektroniske signaturen er ekte og har blitt validert. 

Plattformer og verktøy for digitale signaturer eller e-signaturer håndterer hele prosessen for dokumentutstederen og signataren. Programvare for e-signaturer leverer PKI-en og bruker ofte et sikkerhetslag kjent som sertifiseringsinstansen for å validere signaturen.

7 Fordeler med e-signaturer

1. Bekvemmelighet

Den største fordelen både for dokumentutstederen og signataren er at prosessen er raskere og enklere enn å signere papirdokumenter. 

Flere banklånsdokumenter kan for eksempel leses og signeres på nettet, noe som eliminerer behovet for at lånetakeren må besøke banken personlig eller motta og returnere papirdokumenter via posten. 

I tillegg støtter noen av de mer innovative CRM-løsningene digitale signaturintegrasjoner for å automatisere registrering og lagring av digital signatur.

2. Papirløst

Elektroniske signaturer legges til i digitale dokumenter og lagres sentralt i skyen eller på et lokalt nettverk, noe som betyr at det ikke lenger er behov for å beholde eller skrive ut en papirkopi. På denne måten bidrar e-signaturer til å redusere behovet for å oppbevare papirdokumenter på kontoret, noe som medfører en mer miljømessig bærekraftig løsning.

3. Forbedret sikkerhet

Digital signatur er langt sikrere enn å sende dokumenter gjennom postvesenet. Ved å bruke digitale autentiseringssystemer kan dokumentutstedere føle seg trygge på at dokumentene deres blir mottatt og signert av rett person.

4. Omfattende sporing

Dokumentutstederen kan se nøyaktig hvem som har åpnet, signert og bekreftet et dokument, noe som kommer godt med når det er nødvendig med signaturer fra flere personer.

5. Få globale signaturer raskt

Tradisjonelle metoder for å innhente signaturer fra utenlandske innbyggere kan ta uker. Elektroniske signaturer kan etterspørres og leveres på sekunder, ved bruk av en hvilken som helst enhet, inkludert smarttelefoner og nettbrett.

6. Muliggjør mer smidige arbeidspraksiser

Digital signatur bidrar til å støtte smidige arbeidsflyter og opprettholde momentum i prosjekter. Venting på tradisjonelle papirsignaturer kan sinke prosjekter eller stoppe dem helt, noe som kan utgjøre forskjellen mellom suksess og fiasko i vår hektiske digitale verden.

7. Spar penger

Sist, men ikke minst, kan e-signaturer hjelpe bedrifter og organisasjoner med å redusere kostnadene. Penger kan spares ved å redusere utgifter til papir og utskrift, porto, administrasjon og oppbevaring. I enkelte tilfeller kan elektroniske signaturer frigjøre potensialet til eksternt arbeid ved å redusere behovet for fysisk kontorplass.

Hvorfor bedrifter bør integrere digital signatur med CRM-programvare

CRM-programvare (håndtering av kunderelasjoner) har nyttige verktøy for å samkjøre team and øke effektiviteten. Moderne salgsavdelinger er avhengige av CRM-programvare for å samle inn og analysere kundedata og samle dokumenter fra et sentralisert sted. 

Med løsninger for håndtering av kunderelasjoner kan administrative oppgaver reduseres betydelig, og samtidig sparer selgere tid og kan generere mer inntekter for selskapet. Med en innovativ løsning som efficy CRM kan bedriften din kan også integrere tredjepartsverktøy, inkludert e-signaturer. Ved å integrere elektroniske signaturer med en CRM kan du oppnå følgende:

• Spar tid og penger ved å eliminere behovet for å skrive ut eller skanne papirdokumenter
• Automatiser tidkrevende oppgaver, for eksempel sending av tilbud og salgsavtaler manuelt via e-post
• Gjør det enklere for kundene dine å velge mellom flere anbud og signere dem direkte
• Hent dokumenter raskere
• Forkort salgssyklusen.

efficy har inngått partnerskap med tre leverandører av digital signatur – Connective, Universign og Yousign. efficy-brukere kan enkelt og sømløst integrere et hvilket som helst av disse tre verktøyene for å be om signaturer og lagre alle dokumenter sentralt i CRM-biblioteket. 

Hvorfor ikke se hvordan integrering av en kraftig CRM med elektroniske signaturer kan spare deg for tid og penger? Bestill en demonstrasjon av efficy CRM, så vil en av våre ekspertrådgivere vise deg hvordan det fungerer. 
 

/no/ressurs/lead-management-playbook/