Problemløsningsstrategier Alle Prosjektledere Bør Kunne

I følge denne KPMG undersøkelsen, fikk hele 70 % av virksomhetene et tilbakeslag som førte til prosjektsvikt de siste 12 månedene, og 50 % av prosjektlederne rapporterte at prosjektene deres ikke klarte å nå sine mål.

En ting kommer frem av denne statistikken: av de mange rollene prosjektledere forventes å ha, rangeres evnen til problemløsning høyt for å sikre prosjektsuksess.

Men å ta prosjekter fra idé til ferdigstillelse er ingen enkel oppgave. Fra å forutse potensielle problemer til å finne løsninger for å redusere dem, må prosjektledere ha riktig problemløsningskunnskap for å oppnå vellykkede resultater.

Denne bloggen er her for å hjelpe deg.

Hva er problemløsning?  

Enkelt sagt innebærer problemløsning å legge merke til delene av et prosjekt som trenger forbedring og fikse dem.

Det innebærer å bruke logisk og kreativ tenkning for å utforske potensielle løsninger, evaluere løsningens gjennomførbarhet og effektivitet og ta informerte beslutninger for å løse problemet.

Fra feilkommunikasjon til scope creep, problemer med synkronisering av teamarbeid, skiftende prosjektmål, eller til og med problemer som å finne riktig programvare, kan disse problemene hindre veien din til fullføring.  

Men avhengig av hvordan du ser det, er disse hindringene ikke bare upraktiske eller mindre tilbakeslag.  

Gjøres det riktig, kan problemer også benyttes for å finne nye muligheter. Hvert tilbakeslag vil føre til nye muligheter som bygger på en strategi som nå er kamptestet og feilsikker.

Til syvende og sist er problemløsning avgjørende for prosjektledere som ønsker å navigere i prosjektkompleksiteter, overvinne hindringer, ta effektive beslutninger, håndtere risikoer og oppnå vellykkede prosjektresultater.

På bakgrunn av dette kan prosjektledere lede teamene sine, engasjere interessenter, få godkjenning, og tilpasse seg endringer mens de holder prosjektene på rett spor og innenfor de definerte parameterene.

Teknikker for Problemløsning

Disse triksene gir en strukturert tilnærming til å forstå, analysere og løse problemer som oppstår under prosjektgjennomføring.  

Slik kan du gå enkelt fra problemdiagnose til analyse og løsning:

1. Definer problemet

Den første fasen av problemløsning er å kjenne til problemet du jobber med. Her må du forstå problemet og dets innvirkning på prosjektet ditt.  

Dette helhetlige synet hjelper deg med å være tydelig på hvilke spesifikke mål som må oppnås.  

2. Bestem årsakene

La oss si at du er et skritt fra der du ønsker å være. Problemet er hindringen som hindrer deg i å ta dette steget.

Vanligvis bruker organisasjoner verktøy som brainstorming, SWOT analyse, Pareto Analysise, eller et fishbone (Ishikawa) diagram for å finne årsaken til et problem.

Å identifisere årsaken er avgjørende fordi det hjelper deg med å fokusere på målet. På denne måten fikser du roten til selve problemet - ikke bare symptomene.

3. Generer ideer

Etter å ha beskrevet problemet og identifisert rotårsakene, er neste trinn å utforme potensielle løsninger.  

Du kan utvikle løsninger ved å brainstorme med teamet og interessenter og opprettholde en solid forståelse av beste praksis.  

Tankekart og dataanalyse er også teknikker for å takle problemer. Den beste tilnærmingen vil oppnå ønsket resultat med minimal negativ påvirkning.  

Du kan bruke avveiningsanalyse for å sammenligne løsninger og finne den beste tilnærmingen for problemet ditt.

4. Velg den beste løsningen

For å finne den beste løsningen kan et problemløsningsverktøy hjelpe.

Hvis problemet for eksempel er en kundeklage knyttet til forsinkelser, kan du få en oversikt over hele kundekonteksten gjennom et Customer Relationship Management (CRM)-verktøy for å hurtigere finne en løsning.

Et CRM kan være en sann hjelper for prosjektledere for å få prosjekt-, forretnings- og kundeinnsikten som er nødvendig for å målrette mot spesifikke problemer og løse opp flaskehalser.  

Vi vil dekke mer om hvilke problemløsningsverktøy du bør se etter nedenfor.

5. Utfør løsningen

Det er på tide å handle etter å ha valgt hvilket alternativ du vil bruke. Å lage en strategiplan og behandle den som et miniprosjekt er en smart idé hvis svaret krever flere trinn eller deltakelse fra andre mennesker.

Løs problemet proaktivt, ta informerte beslutninger og ta de nødvendige skritt for å løse problemet raskt.

Og ikke glem å regelmessig overvåke fremdriften til handlingene som er tatt. Gjør justeringer etter behov og oppretthold åpne kommunikasjonslinjer med alle interessenter slik at fremgangen din stemmer overens med ønsket resultat.

Hvilke verktøy kan prosjektledere bruke for effektiv problemløsning?

Uten spesialisert utstyr og programvare kan det være mer krevende å overvåke store prosjekter, samt svært risikabelt.

Den største fordelen funnet i Capterra's markedsundersøkelsesrapport er bruken av prosjektledelsesverktøy, som gjør det mulig for organisasjoner å oppnå mer presise beregninger for prosjekttidslinjen.

Det direkte resultatet er en reduksjon i unødvendige kostnader. Men det blir bedre: de beste verktøyene kan styrke teamarbeid, tidsstyring, oppretting av diagrammer, notater og problemløsning. Vi har kort berørt noen av de mer populære: 

Projesjektledelsesverktøy som efficy, Asana, Trello eller Jira, hjelper med å organisere oppgaver, spore fremgang og samarbeide med teammedlemmer.

Kommunikasjons- og samarbeidsverktøy som Slack, Microsoft Teams eller Google Workspace forenkler kommunikasjon og samarbeid i sanntid mellom teammedlemmer.

Data analyse og visualiseringsverktøy som Microsoft Excel, Google Sheets eller Tableau kan hjelpe deg med å analysere prosjektdata og identifisere mønstre eller trender for å hjelpe deg med å ta datadrevne beslutninger når du løser problemer.

Dokumentasjon og kunsskapsstyringsverktøy som Confluence, SharePoint eller Google Drive gir et sentralisert depot for lagring og tilgang til prosjektdokumentasjon, rapporter og kunnskap.

Oppgaveautomatiseringsverktøy som Zapier eller IFTTT lar deg automatisere repeterende oppgaver, varsler eller dataoverføringer mellom forskjellige apper.

CRM  

Tenk på CRM-er som den sveitsiske hærkniven i arsenalet til enhver problemløsende prosjektleder.  

Hvorfor? Et CRM-system sentraliserer verktøyene og datainnsikten som er nødvendig for å hjelpe deg med å håndtere kunderelasjoner og strømlinjeforme prosjektarbeidsflyter for mer effektiv vekst.

Det er en samling av prosjektledelseskravene dine, noe som gjør det til et absolutt must i driften din:  

Med et CRM kan prosjektledere:  

Automatisere repetitive oppgaver for å frigjøre tid til mer kritiske problemløsningsaktiviteter og sikre konsistente problemløsningstilnærminger.  

Få et sentralisert samlingsområde for lagring av prosjektrelatert informasjon med dokumentasjon og kunnskapsstyring, inkludert kundedetaljer, kommunikasjonshistorikk og prosjektdokumentasjon.

Drive samarbeid med sømløse integrasjoner for kommunikasjonsverktøyene dine og hjelpe brukere å holde seg på samme side rundt én enkelt kilde til sannhet med oppdateringer, koblinger og varsler.  

Strømlinjeforme oppgave- og aktivitetsstyring med funksjoner som hjelper deg med å opprette, tildele og spore oppgaver. På denne måten overholdes frister og fremdriften overvåkes gjennom hele problemløsningsprosessen.

Maksimer dine ressurser: efficy CRM kan hjelpe deg med å identifisere teammedlemmer som er tilgjengelige for en gitt oppgave. Hvis du har begrenset med ansatte, kan du fordele arbeid effektivt, overvåke budsjettet ditt og, om nødvendig, kutte ut visse dyre kampanjer med lav ytelse.

Få nøkkelinnsikt med funksjoner som endrer dataanalyse som dra-og-slipp-dashboard, diagrammer og rapporter i CRM, som lar prosjektledere styrke prosjektytelsen, identifisere flaskehalser, spore problemløsningsfremdrift og ta informerte beslutninger.

Gå fra uberegnelig til effektiv med efficy

En prosjektleders motto er å være forberedt: alltid klar til å løse nye og tilbakevendende problemer.

For å unngå fallgruver i prosjektledelse, må du omfavne viktigheten til riktig planlegging, problemløsningskunnskap og de riktige prosjektstyringsverktøyene.

Mest av alt må du være klar til å basere dine beslutninger på kalde, harde data i stedet for gjetting.

CRM prosjektledelsesprogramvare, i likhet med efficy's, vil hjelpe deg med å holde problemer på avstand når de oppstår, og sette deg på vei mot prosjektsuksess og kundetilfredshet.

Vil du se den i aksjon? Gå over til efficy for å se hvordan vi passer med dine prosjektkrav.

Lær mer om:

En omfattende Guide til Prosjektledelse [2024]

Avmystifisering av prosjektledelsesmetoder