Avmystifisering av prosjektledelsesmetoder

Har du noen gang lurt på hvorfor jo mer mat du har i kjøleskapet, jo mer forvirret er du om hva du skal spise?

Profesjonelle prosjektledere møter like dilemmaer: gjennom å ha problemer med å velge riktig prosjektledelsesmetodikk for et gitt prosjekt.  

Det er ikke sjelden å se prosjektledere slite med et prosjekt fordi de brukte feil prosjektledelsesmetode basert på at den fungerte bra ved forrige prosjekt.

Dette fører til spørsmålet: Hvordan velger du riktig prosjektledelsesmetode? Hva gjør en metode bedre enn andre?

Vi har laget denne bloggen for å hjelpe deg som prosjektleder, og skissere forskjellige metoder for å hjelpe deg med å kartlegge hvilken metode som fungerer best for å administrere prosjektet ditt.

Hva er prosjektledelsesmetoder?

Prosjektledelsesmetoder er rammeverk som skisserer tilnærmingen for et prosjekt. Hver metodikk gir et spesifikt sett med retningslinjer, verktøy og teknikker for hvordan man best kan planlegge og gjennomføre ethvert initiativ.

Uansett prosjekt, er det en prosjektledelsesmetodikk som passer for deg.

Hvorfor trenger du prosjektledelsesmetodikker?

Hvis du ønsker å ha den beste fremgangen med minst mulig prøving og feiling, må den rette strukturen være på plass - og det er det prosjektledelsesmetodikker gir deg.

Prosjektmetoder gir den spesifikke planen som trengs for å hjelpe et gitt prosjekt til å lykkes, og sikre at målene blir nådd innenfor begrensningene av tid, budsjett og ressurser.

De gir struktur, konsistens og et klart veikart for teamene til å navigere gjennom kompleksiteten i et prosjekt, og hjelper dem med å øke ytelsen.

Prosjektledelsesmetoder gir også en tilbakemeldingssløyfe som fremmer regelmessige forbedringer samtidig som interessenter samkjøres og ressursallokering optimaliseres.

Organisasjoner kan øke suksessraten for prosjekter, forbedre effektiviteten og levere resultater av høy kvalitet ved å ta i bruk en metodikk.

Fra en strategivinkel brukes nå prosjektledelsemetoder til å tjene forskjellige formål som er i tråd med selskapets overordnede mål.

Mens noen er godt egnet for rask utrulling av prosjekter, er andre konstruert for å drive mer helhetlige resultater på tvers av prosjektverdikjeden.

Til syvende og sist vil den beste metodikken for et bestemt prosjekt avhenge av forretningsmål, teammedlemmers behov, prosjekttype og omfang.

Hva er de ulike prosjektmetodene?

Det finnes mange ulike metoder for prosjektledelse. Her er syv viktige prosjektledelsesmetoder som enhver prosjektleder bør være kjent med. 

1. Waterfall

Waterfall-metoden er en simpel metode. Det innebærer å fullføre en fase før du går videre til den neste.

Waterfall-metoden følger en lineær og sekvensiell tilnærming til prosjekter i en punkt A til punkt B-stil som legger opp hele prosjektet fra A til B.

Akkurat som navnet sier, kan du tenke på det som en foss hvor det stilles krav i startfasen (øverst i fossen). Deretter flyter oppgavene i et vannfall av utvikling, utførelse, testing og revisjon/vedlikehold.

Spesifikke leveranser definerer hver fase med oppgaver og avhengigheter. Denne metodikken er nyttig når veldefinerte krav sannsynligvis ikke endres.

Brukstilfeller av Waterfall-tilnærmingen

Waterfall-tilnærmingen er ideell for prosjekter som kan være for dyre til å snu kurs eller gjøre endringer.

Det er også aktuelt for høyt organiserte prosjekter som produksjon og konstruksjon, ettersom det bruker Gantt-diagrammer til å planlegge oppgaver.

2. Agile

Du har sikkert hørt om denne tilnærmingen i interne team og tekniske kretser. Som navnet tilsier, prioriterer Agile-metodikker fleksibilitet, samarbeid og iterativ utvikling.

Agile-prosjekter er delt inn i korte iterasjoner kalt sprints, som vanligvis varer i noen uker. Det gir mulighet for adaptiv planlegging, kontinuerlig tilbakemelding og evnen til å svare på endringer og kundebehov.

Agile-tilnærmingen legger vekt på fire kjerneverdier, nemlig:

• Prioritere individer og interaksjoner fremfor prosesser og verktøy;
• Verdsetter fungerende programvare fremfor omfattende dokumentasjon;
• Vektlegging av kundesamarbeid fremfor kontraktsforhandling; og
• Foretrekker å svare på endringer over å følge en plan.

Brukstilfeller av Agile-tilnærmingen

Agile er fordelaktig for prosjekter der trinnene har en grad av usikkerhet eller hvor det er sannsynlig at målene vil utvikle seg.

Det fungerer godt for produkter forankret i programvareutvikling og passer også ikke-programvareprodukter som datamaskiner, mote, biler, mat, medisinsk utstyr og musikk.

Det passer også godt for markedsføringsprosjekter, som vanligvis er høyproduktive og dynamiske.

Hvordan er Agile og Waterfall-metodikkene forskjellige?

Som to av de mest populære metodene, la oss ta et øyeblikk og sammenligne hvordan begge metodene er forskjellige i bruken:

Planlegging

Waterfall-prosjekter har en lineær form for progresjon, med hver prosjektfase fullført før de går videre til neste.

Agile-prosjekter, på den annen side, planlegges iterativt, med korte sykluser med planlegging, utvikling og testing.

Kommunikasjon

Waterfall-prosjekter har vanligvis en mer top-down kommunikasjonsstruktur (fra prosjektleder til teammedlemmer).

Agile-prosjekter har på den annen side en mer nedenfra og opp kommunikasjonsstruktur (kommunikasjon flyter fritt mellom teammedlemmer)

Endringsledelse

Waterfall-prosjekter er ikke godt egnet for endring, da endringer kan forstyrre den lineære flyten i prosjektet.

Agile-prosjekter er på den annen side designet for å være fleksible og tilpasningsdyktige til endringer.

Risikohåndtering

Waterfall-prosjekter fokuserer vanligvis på å håndtere risiko i begynnelsen av prosjektet.

Agile-prosjekter, derimot, fokuserer på å håndtere risiko gjennom hele prosjektet.

Egnethet

Waterfall-prosjekter er mer egnet til veldefinerte prosjekter, har en fast tidsfrist og krever høy grad av kontroll. For eksempel bygge en bro eller en skyskraper.

Mes Agile-prosjekter er mer egnet for komplekse prosjekter. For eksempel å utvikle et nytt programvareprodukt.

3. Scrum

Scrum er et prosjektledelsesrammeverk som ofte brukes i programvareutvikling, og er optimalisert for kommunikasjon, teamarbeid og utviklingshastighet,  

Metoden kan bli gruppert som en Agile-metodikk fordi det også fungerer innenfor en Agile ledelsesstruktur.

I Scrum, leder en fagekspert (SME) et lite team som tar ansvar for å levere eksepsjonelle resultater og jevnt samarbeid.

Utover SME, innebærer implementering av denne metodikken følgende rigide Scrum-roller, nemlig:

• Produkteier, som sørger for at Scrum-teamet samsvarer med målene for produktet som utvikles.
• Scrum Master, som er ansvarlig for å sikre at teamet fungerer effektivt og i tråd med Scrums verdier.
• Utviklingsteam, som er en serie av fagfolk som gjør det tunge løftet med å fullføre oppgaver satt for dem i en Scrum-sprint.

Med 81% av Agile-brukere som bruker Scrum eller en Scrum-relatert hybrid, er det den mest brukte Agile-metoden.

Brukstilfeller av Scrum-tilnærmingen

Med et fleksibelt rammeverk for å administrere komplekse prosjekter ved å legge vekt på samarbeid, iterativ utvikling og kontinuerlig forbedring, er Scrum svært likt Agile.  

Du kan bruke det på tvers av bransjer som tillater fleksibilitet, for eksempel arrangementsplanlegging og logistikk.

4. Lean

Leans mantra er å levere mer med mindre. Det er en metodikk bygget på å minimere bortkastede ressurser og samtidig maksimere kundeverdien.

Den har som mål å effektivisere prosesser og eliminere ikke-verdiskapende aktiviteter. Lean-prinsipper legger vekt på kontinuerlig forbedring, redusert syklustid og optimalisering av ressursutnyttelsen.

Ja, lean styres av de tre M-ene, også kjent som "The Three Enemies of Lean": Muda, Mura og Muri.

• Muda (avfall) refererer til enhver aktivitet som ikke tilfører verdi til produktet eller tjenesten som produseres. Dette kan inkludere omarbeiding, defekter og unødvendige trinn i prosessen.
• Mura (ujevnhet) refererer til variasjon i produksjonsprosessen. Dette kan føre til problemer som feil, forsinkelser og økte kostnader.
• Muri (overbelastning) refererer til overdreven arbeidsbelastning, flaskehalser og stress på mennesker eller maskiner som ofte fører til helseproblemer, sikkerhetsfarer og redusert produktivitet.

Målet med Lean er å eliminere Muda, Mura og Muri fra produksjonsprosessen. Dette kan gjøres ved å identifisere og eliminere avfall, redusere variasjon og balansere arbeidsmengden.

Bruks tilfeller av Lean-tilnærmingen

Fra programvare til konstruksjon og til og med utdanning, er Lean-metodikken ideell for fartsfylte prosjekter med fokus på å øke sluttbrukerverdien.

5. Critical Path Method

Critical Path Method (CPM) er en teknikk for å planlegge prosjektoppgaver ved å identifisere den kritiske banen, som er den lengste sekvensen av avhengige aktiviteter.

Det hjelper prosjektledere å identifisere og kartlegge kritiske aktiviteter - de som ikke kan utsettes uten å påvirke prosjektets tidslinje.

Brukstilfeller av Critical Path Method

CPM er best egnet for småskalaprosjekter siden det å tegne ut alle dataene på et diagram kan være utfordrende for store prosjekter uten prosjektstyringsprogramvare.

6. Kanban

Kanban er japansk for "Tavle", og med rette, fordi denne prosjektledelsesmetodikken innebærer å ha kort på en Kanban-tavle for å representere arbeidsflyten.

Kortene representerer visuelt oppgaver og fremgang slik at hele teamet kan følge utviklingen på prosjektet.

Toyota designet først Kanban-metodikken for å følge deres lean-produksjonsmetode, ved å bruke etterspørselsdata for å kontrollere produksjonshastigheten av kjøretøy.

Brukstilfeller av Kanban

I disse dager er Kanban-tavler integrert i både Lean- og Agile-metoder. Den kan brukes i programvare, produksjon, markedsføring, strategi og HR.

Alle kan bruke Kanban-programvare til å planlegge, vise fremgang, fortelle historier og overvåke fullføring av oppgaver.

7. PRINCE2

PRINCE2 (Et akronym for “Projects In Controlled Environments”) bruker den sekvensielle Waterfall-metodikken for å definere stadiene.

Det ble opprinnelig utviklet av den britiske regjeringen i 1996 og deler prosjekter inn i syv forskjellige faser:

1. Starte et prosjekt
2. Å lede et prosjekt
3. Å igangsette et prosjekt
4. Kontrollere et prosjekt
5. Administrere produktlevering
6. Ledelse av faseovergang
7. Avslutte et prosjekt

Denne tilnærmingen skaper et godt strukturert rammeverk som er egnet for styring av store prosjekter – samtidig som det gir teamene økt ressurskontroll og effektive risikoreduserende strategier.

Brukstilfeller av PRINCE2

Denne metoden er et foretrukket valg i bransjer som informasjonsteknologi, konstruksjon og statlige initiativer for sin strukturerte og skalerbare tilnærming til styring av prosjekter.

Det er spesielt godt egnet for store og komplekse prosjekter, og sikrer effektiv styring, risikostyring og fleksibilitet i tilpasning til endrede omstendigheter.

8. Six Sigma  

Six Sigma regnes som mer en filosofi og kombineres ofte med Lean og Agile-metodene.

Dens tilnærming? Å målrette feilreduksjon med et nesten feilfritt resultatmål på 99,99966 %.

Den styres av DMAIC-rammeverket (Define, Measure, Analyse, Improve, Control), som sikrer en systematisk, kundesentrert prosess og legger vekt på målbare resultater og kontinuerlig forbedring.

Six Sigma er avhengig av tverrfunksjonelt samarbeid og SME-er som leder små team for å drive prosjektsuksess.

Brukstilfeller av Six Sigma

Denne tilnærmingen brukes ofte i bransjer som produksjon, helsevesen og finans, hvor prosesseffektivitet og feilreduksjon er avgjørende for suksess.

Det er det beste for organisasjoner som har som mål å øke kvalitetsstandarder, minimere driftskostnader og finjustere forretningsytelsen, ved å bruke en dynamisk, datadrevet tilnærming.

Hvordan velge riktig prosjektledelsesmetode?

Valg av den beste metodikken for prosjektet ditt vil avhenge av nøye analyse og utvalg. Det finnes ikke én størrelse som passer for alle, så her er noen viktige faktorer å vurdere: 

Prosjektets egenskaper

Analyser prosjektets størrelse, kompleksitet og unikhet. Noen metoder er bedre egnet for små, enkle prosjekter, mens andre er designet for store, komplekse bestrebelser.

For eksempel passer komplekse prosjekter som programvareutvikling eller produktutvikling som involverer flere iterasjoner, kontinuerlig tilbakemelding og utviklende krav for Agile som Scrum og Kanban.

Hvorfor? De lar utviklingsteam prioritere funksjoner, levere inkrementelle utgivelser og tilpasse seg endrede kundebehov effektivt.

Mens enklere prosjekter som å organisere en småskala markedsføringskampanje eller lage dokumenter som manualer eller SOP-er er godt egnet for Waterfall-metodikk.  

Den lineære progresjonen for en oppgave som en liten markedsføringskampanje kan inkludere faser som: Markedsundersøkelse → kampanjeplanlegging → innholdsskaping → design og produksjon → utførelse → ytelsesevaluering.

Ved å følge en lineær progresjon kan hver fase utføres og fullføres før man går videre til neste, noe som sikrer en koordinert og sammenhengende markedsføringsinnsats.

Prosjektkrav

Vurder de spesifikke behovene og målene for prosjektet.

Visse metoder stemmer bedre overens med bestemte mål, som f.eks Agile-metoder for iterativ og fleksibel utvikling eller Waterfall for lineære og forutsigbare prosjekter.

Teamdynamikk

Vurder teamets størrelse, erfaringsnivå og geografiske fordeling.

Agile for eksempel, passer i samarbeidende, selvorganiserte team, mens tradisjonelle tilnærminger kan fungere bedre for større, hierarkiske team.

Involvering av interessenter

Bestem nivået på involvering av interessenter og deres preferanser.

Metoder som Agile (f.eks Scrum & Kanban) og Lean legger vekt på regelmessig kommunikasjon og tilbakemelding, mens andre som Waterfall og PRINCE2 fokuserer mer på formell rapportering og sign-off.

Organisasjonskultur

Vurder den rådende kulturen og praksisen i organisasjonen din.

Hvis bedriften din allerede følger et spesifikt prosjektstyringsrammeverk, kan det være lettere å ta i bruk en metodikk tilpasset det rammeverket.

Tids- og ressursbegrensninger

Vurder prosjektets tidslinje, budsjett og ressurstilgjengelighet.

Lean-metodikken legger for eksempel vekt på effektivitet og reduksjon av feil, noe som kan være verdifullt i ressursbegrensede situasjoner.

Risikotoleranse

Vurdere prosjektets risikoprofil.

Noen metoder, som PRINCE2, har omfattende risikostyringsprosesser, mens andre, som Scrum, er avhengige av iterative sykluser for å identifisere og redusere risikoer.

Industristandarder

Undersøk om det er noen bransjespesifikke standarder eller forskrifter som bør lede ditt valg av metodikk.

For eksempel samsvarer programvareprosjekter ofte med Agile-metoder på grunn av deres fleksibilitet og iterative natur.

Iterativ vs. lineær tilnærming

Finn ut om prosjektet drar nytte av en iterativ eller lineær tilnærming.

Agile-metoder som Scrum eller Kanban, utmerker seg i iterativ utvikling, mens Waterfall gir en mer sekvensiell og strukturert tilnærming.

Det som er bra med prosjektledelsesmetoder er at du i visse tilfeller kan ha det beste fra begge verdener. Hybride tilnærminger er også et alternativ, som hjelper deg med å kombinere elementer fra ulike metoder for å lage en skreddersydd tilnærming som passer ditt prosjekts behov.

Lås opp samarbeid på tvers av team med CRM-ledet prosjektledelse

Med riktig prosjektledelsesmetodikk – og riktig verktøy for å matche metoden, vil prosjektene dine være ustoppelige. 

efficy CRMs prosjektledelsesverktøy driver alle prosjektene dine fra ett samlet sted, og hjelper deg med å bygge smartere arbeidsflyter, eliminere informasjonssiloer og samkjøre teamene dine for større effektivitet.

Lyst til å prøve det ut? Få din demo her.

Lær mer om: 

En Omfattende Guide til Prosjektledelse

Problemløsningsstrategier Alle Prosjektledere Bør Kunne