7 fördelar med att införa “digital signatur” (e-signaturer)

Nuförtiden sker det mesta pappersfritt. 

Pappersfritt känns logiskt. Det är inte bara bättre för miljön, det är också mycket enklare att hantera pappersfria dokument och dessutom hjälper det till att minska administrationskostnader. 

Ett av de viktigaste övervägandena vid övergången till pappersfria lösningar är hur man uppfyller alla juridiska och lagstadgade krav. Om ditt företag eller din organisation behöver göra det möjligt för människor att signera vissa dokument måste du hitta ett sätt att göra det digitalt. 

“Digital signatur” är lösningen, särskilt när de integreras med ett CRM. 

Du vill säkert veta vilka fördelarna är innan du investerar i en prenumeration på en e-signaturplattform. Goda nyheter – det är precis vad vi ska titta på i den här artikeln.

Vad är en digital signatur?

När vi talar om digitala eller elektroniska signaturer, talar vi faktiskt inte om en signatur i traditionell mening: en handskriven representation av en persons namn. 

Istället är en digital signatur mer som ett digitalt "fingeravtryck". Det är ett sätt att verifiera att någon har läst ett dokument och godkänner villkoren i det. Med andra ord tar digitala signaturer bort behovet av att fysiskt signera ett papper. 

“Digital signatur” använder ett standardprotokoll som kallas Public Key Infrastructure (PKI) för att registrera och lagra en signaturtransaktion på ett tryggt, manipuleringssäkert och allmänt accepterat sätt. PKI använder en unik algoritm för att generera ett par nycklar, en offentlig och en privat, för varje transaktion. Nycklarna garanterar att den digitala signaturen är äkta och har validerats. 

Plattformar och verktyg för digitala signaturer eller e-signaturer tar hand om hela processen för dokumentutfärdaren och undertecknaren. E-signaturprogramvaran tillhandahåller PKI och tillämpar ofta ett säkerhetslager som kallas Certificate Authority (CA) för att validera signaturen.

7 fördelar med “digital signatur”.

1. Bekvämlighet

Den största fördelen, för både den som utfärdar dokumentet och undertecknaren, är att processen är snabbare och enklare än att signera pappersdokument. 

Till exempel kan flera banklånedokument läsas och undertecknas online, vilket gör att låntagaren inte behöver besöka banken personligen eller ta emot och returnera pappersdokument via posten. 

Några av de mer innovativa CRM-lösningarna tillåter dessutom integrering av digitala signaturer för att automatisera insamling och lagring av e-signatur.

2. Pappersfritt

“Digital signatur” läggs till i digitala dokument och lagras centralt i molnet eller på ett lokalt nätverk, vilket innebär att det inte längre finns något behov av att behålla eller skriva ut en papperskopia. På så sätt hjälper e-signaturer till att minska kontorslagring och är en mer miljömässigt hållbar lösning.

3. Förbättrad säkerhet

E-signaturer är mycket säkrare än att skicka dokument via posten. Genom att använda digitala autentiseringssystem kan dokumentutfärdare känna sig säkra på att deras dokument kommer att tas emot och undertecknas av rätt person.

4. Utförlig spårning

Dokumentutfärdaren kan se exakt vem som har öppnat, undertecknat och verifierat ett dokument, vilket är praktiskt när signaturer behövs från flera personer.

5. Få globala signaturer snabbt

Traditionella sätt för att få in underskrifter från personer utomlands kan ta veckor. Digitala signaturer kan begäras och tillhandahållas på några sekunder med vilken enhet som helst, inklusive smartphones och surfplattor.

6. Möjliggöra mer agila arbetsmetoder

“Digital signatur” hjälper till att stödja agila arbetsflöden och bibehålla projektets fart. Att vänta på traditionella papperssignaturer kan sakta ner projekt eller pausa dem helt, vilket kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande i vår snabba digitala värld.

7. Spara pengar

Sist men inte minst kan digitala signaturer hjälpa företag och organisationer att minska sina kostnader. Pengar kan sparas genom att man minskar kostnaderna för papper och utskrifter, porto, administration och lagring. I vissa fall kan e-signatur möjliggöra distansarbete genom att minska behovet av fysiska kontorsutrymmen.

Varför företag bör integrera digitala signaturer med en CRM-programvara

Programvara för kundrelationshantering (CRM) ger värdefulla verktyg för att samordna team och öka effektiviteten. Moderna försäljningsavdelningar är starkt beroende av en CRM-programvara för att samla in och analysera kunddata och sammanställa dokument från en central plats. 

Lösningar för kundrelationshantering minskar de administrativa uppgifterna, vilket sparar tid åt säljarna och gör att de kan generera mer intäkter för företaget. Med en innovativ lösning som efficy CRM, kan ditt företag också integrera verktyg från tredje part, inklusive e-signatur. Genom att integrera digitala signaturer med ett CRM kan du:

• Spara tid och pengar genom att ta bort behovet av att skriva ut eller skanna pappersdokument
• Automatisera tidskrävande uppgifter som att skicka offerter och försäljningsavtal manuellt via e-post
• Gör det enklare för dina kunder att välja mellan flera offerter och signera dem direkt
• Hämta dokument snabbare
• Förkorta din försäljningscykel.

efficy har gått ihop med tre leverantörer av “digital signatur” – Connective, Universign och Yousign. efficy-användare kan enkelt och smidigt integrera något av dessa tre verktyg för att säkert kunna begära signaturer och lagra alla dokument centralt i CRM-biblioteket. 

Varför inte se hur du kan spara tid och pengar genom att integrera ett kraftfullt CRM med digitala signaturer? Boka en demo av efficy CRM, och låt en av våra expertrådgivare visa dig hur det fungerar. 
 

/sv/resurser/lead-management-playbook/