Vad Är Event Management och Varför Är Det Viktigt?

Eventhantering (även känt som event management på engelska) är en dynamisk process som innefattar tillämpning av verksamhets- och projektledningsfärdigheter för att skapa, planera och hantera event av alla slag. Termen kan avse både affärsevent och sociala event.  

Bra event management innefattar en blandning av tekniska och kreativa färdigheter och har förmågan att skapa bestående och positiva effekter för ditt företag. Den här artikeln avslöjar faktorerna för effektiv eventhantering, varför det är viktigt och hur teknik kan vara till hjälp.

Rollen som Event Manager.

Det allmänna syftet med alla event är att samla människor med ett gemensamt intresse på ett visst ställe.  

De specifika målen för ett event varierar givetvis beroende på vem som håller det, vilka personer det omfattar och var eventet äger rum.  

Affärsevent kan exempelvis arrangeras för att skapa varumärkeskännedom, lansera en ny produkt, uppmuntra nätverkande eller samla in pengar till välgörenhet. Målen för ett socialt event är i stället vanligtvis att fira en händelse, ha det trevligt och njuta av andra människors sällskap.  

För att uppfylla eventets mål står den eventansvariga i nära kontakt med lokalens ägare, teknisk personal, underhållningsarrangörer, cateringföretag osv. Den eventansvarigas huvudsakliga uppgifter är att boka en lämplig lokal, hantera budgeten och organisera eventlogistiken.  

I vår digitala tidsålder har eventen förändrats avsevärt, och interaktiva funktioner som eventappar och konferensprogramvara kan användas för att förena människor på nya och spännande sätt.

Varför är Event Management viktigt?

Huruvida ett event är lyckat eller ej kan ha avsevärd inverkan på ditt företags anseende och kundbas. För event med sponsorer är det ännu viktigare att använda bästa praxis för event management g och se till att eventet förlöper smidigt, eftersom det inte bara är ditt eget anseende som står på spel, utan även sponsorernas.  

Om du planerar och genomför ett event framgångsrikt kan du förvänta dig följande fördelar:

• Uppmuntra tillväxt

Ett välorganiserat och engagerande event kan medföra extra exponering och varumärkeskännedom för ditt företag. Det kan också leda till nya kontrakt, B2B-relationer och kan locka en bredare klient- eller kundbas. Alla dessa saker har potential att generera mer intäkter och öka din tillväxttakt.

• Bättre rykte

Företag som arrangerar givande och inspirerande event uppskattas mer av sina klienter, kunder och andra företag. Det stärkta anseendet leder sannolikt till fler affärer, ökad försäljning och kundlojalitet.

• Spara tid och pengar

Ett framgångsrikt event kan göra samma nytta som flera säljare när det kommer till att samla in högt kvalificerade leads och kunder. Detta frigör tid för ditt säljteam att koncentrera sig på att främja försäljning och avsluta affärer.

Så hanteras ett event framgångsrikt.

Innan dagen för eventet måste den eventansvariga skapa en eventhanteringsplan (Event Management Plan, EMP) som anger vilka intressenterna är, eventets mål och hur dessa ska uppnås, och som identifierar eventuella faktorer som kan påverka negativt.  

Den eventansvariga utför all research som krävs och inhämtar all nödvändig information från intressenter och potentiella deltagare. Den eventansvariga och intressenterna måste komma överens om den totala budgeten, potentiella lokaler, sponsringsavtal, eventteman och marknadsföring.  

Under hela planeringen och genomförandet av eventet hanterar den eventansvariga följande:

• Utskick av inbjudningar till korrekt målgrupp.
• Hålla koll på deltagaranmälningar.
• Skapa och uppdatera eventplan och andra relevanta dokument.
• Övervaka budgeten.
• Beräkna eventets ROI.
• Leda marknadsförings- och annonseringsinsatser.
• Hantera risker.
• Säkerställa att lagar och regler följs, t.ex. avseende hälsa och säkerhet.
• Bevaka eventets framgång.

Programvara för eventhantering.

Det är uppenbart att en eventansvarig har mycket att stå i för att kunna säkerställa att eventet genomförs framgångsrikt. Som tur är finns numera kraftfulla program, som kan automatisa vissa uppgifter, så att den eventansvarigas tid frigörs och hen istället kan fokusa på annat viktigt.  

Programvara för event management är som regel en Software as a Service-produkt (SaaS) som gör det möjligt för människor att automatisera vissa uppgifter och övervaka eventaktiviteter från början till slut. En plattform för eventhantering består av kraftfulla verktyg, däribland dataanalys, som ger nyttiga insikter för eventhanteringen.

Använda ett CRM-system för Event Management.

När du arrangerar ett event kan det ofta kännas som att du jonglerar. Att ha många dynamiska bollar i luften kan snabbt bli mycket komplicerat. Den eventansvariga måste planera och övervaka pågående uppgifter, organisera människor och övervinna eventuella utmaningar och oförutsedda händelser. Att hålla deadlines och hantera stora event kan vara slitsamt och stressigt.

Att tillämpa CRM-teknik kan hjälpa eventansvariga med jobbets alla aspekter, från registrering av uppgifter om leads och prospekt till att följa upp med kunder, utfärda biljetter och övervaka deltagandet.

Hur är CRM till hjälp med Event Management?

Ett verktyg för kundrelationshantering (CRM) är utformat till att förenkla insamling, hantering, hämtning och analys av data om leads och kunder – allt på ett ställe.  

CRM-databasen kan användas till att hantera bokningar och mäta det övergripande resultatet av ett event: information som är oerhört värdefull för eventansvariga.  

Ett CRM förbättrar de processer och arbetsflöden som ingår i hanteringen av ett event, vilket medför ett antal fördelar:

• Tidsbesparing

Ett CRM lagrar all information om eventet och gästlistor i en centraliserad databas. Data såsom antal gäster, befintliga kunder, VIP-personer och antalet gjorda bokningar lagras automatiskt och kan enkelt hämtas. Lagring av information som denna minskar antalet manuella uppgifter, sparar tid och förebygger förseningar.

• Värdefulla insikter

Användning av datagenererade insikter hjälper eventansvariga att fatta välgrundade beslut, vilket ökar sannolikheten för att genomföra ett engagerande och effektfullt event.  

Dessutom kan företag använda data som insamlats under eventet för att fastställa kundnöjdhetsgraden och annan relevant information.  

Med en bred uppsättning analysverktyg kan ett CRM som efficy hjälpa dig att hålla din databas uppdaterad.

• Fler konverteringar

Integrering av event management och ett CRM innebär att du kan registrera värdefull information om dina prospekt från olika källor. Korrekt och lättillgänglig information om leads bidrar till bättre sälj- och marknadsföringsinsatser.  

efficy CRM har en unik funktion - en marknadsföringskampanjmodul - som företag kan använda för att följa upp deltagare och generera mer framtida försäljning.  

Ett lätthanterligt men ändå kraftfullt CRM är användbart för att hantera alla typer av event. efficy CRM har alla funktioner du behöver för att säkerställa att ditt event blir en succé. Boka en demo av efficy CRM idag.

/sv/resurser/lead-management-playbook/