Problemlösningsstrategier alla projektledare bör känna till

Enligt denna undersökning från KPMG har 70 % av alla företag råkat ut för en motgång som lett till att ett projekt misslyckats under de senaste 12 månaderna. 50 % av alla projektledare uppger att deras projekt misslyckats med att nå sina mål.

En sak blir tydlig när man betraktar dessa siffror: Av de många hattar en projektledare förväntas bära så är förmågan att lösa problem en av de viktigaste för att lyckas med projekt.

Men att ta projekt från idéstadiet hela vägen in i mål är ingen enkel uppgift. Projektledare måste ha rätt problemlösningskunskap för att förutse hinder och hantera dem, så att de framgångsrikt kan fullfölja sina projekt.

I det här blogginlägget får du lära dig mer om detta.

Vad är problemlösning?

Enkelt uttryckt så innefattar problemlösning att identifiera vilka delar i ett projekt som behöver förbättras och att implementera dessa förbättringar.

Det kräver att man kan tänka både logiskt och kreativt för att utforska möjliga lösningar, utvärdera hur gångbara och effektiva de är och ta informerade beslut som hjälper en att tackla det aktuella problemet.

De olika typer av problem som kan uppkomma är många: felkommunikation, ambitionsglidning, dåligt fungerande samarbete, förändrade projektmål eller något så simpelt som svårigheter med att hitta rätt programvara. Alla dessa utmaningar riskerar att äventyra projektets framgång.  

Men allt beror på hur man väljer att se på saker och ting. Hinder och utmaningar behöver inte bara vara bekymrande väggropar.  

Om man hanterar dem på rätt sätt så kan de också ligga till grund för nya möjligheter, som man kan ta sig an med utgångspunkt i en strategi som testats i praktiken och som visat sig vara felsäker.

I slutändan är problemlösning essentiellt för projektledare som vill hantera komplexa projektutmaningar, tackla motgångar, fatta effektiva beslut, hantera risker och genomföra framgångsrika projekt.  

Effektiv problemlösning gör att projektledare kan leda sina arbetsgrupper, engagera intressenter och få deras godkännande samt anpassa sig till förändringar, samtidigt som projekt håller sig inom angivna ramar för tid och omfattning.

Problemlösningsmetoder

Dessa metoder hjälper dig att förstå, analysera och lösa problem som dyker upp under projektets gång på ett strukturerat sätt.  

Här kommer en stegvis genomgång av hur du tar dig an problemdiagnos, analys och lösning på ett smidigt sätt.

1. Definiera problemet

Första steget i problemlösning är att vara bekant med problemet du arbetar med; du måste förstå vad det grundar sig i och hur det påverkar ditt projekt.  

Detta holistiska synsätt hjälper dig att skapa klarhet i vilket specifikt mål som måste uppnås.  

2. Fastställ orsakerna

Ponera att du är två steg bort från platsen du vill befinna dig på. Ditt problem i detta fall är hindret som gör att du inte kan ta de sista två stegen.  

Organisationer använder vanligtvis verktyg som brainstorming, SWOT-analys, Pareto-analys eller ett fishbone (Ishikawa)-diagram för att fastställa grundorsaken till ett problem.

Att identifiera orsaken är väldigt viktigt, då det hjälper dig att fokusera på rätt sak och hitta roten till problemet snarare än att behandla symptomen.

3. Generera idéer

Efter att ha beskrivit problemet och identifierat dess grundorsaker är nästa steg att ta fram potentiella lösningar.  

Du kan ta fram lösningar genom att brainstorma med ditt team och intressenter, samtidigt som du säkerställer att du är väl bekant med bästa praxis för ändamålet.  

Tankekartor och dataanalys kan också vara till hjälp när du ska tackla problem. Den bästa metoden är den som hjälper dig att nå önskat resultat med så få negativa konsekvenser som möjligt.  

Du kan väga olika åtgärdsalternativ mot varandra och jämföra dem för att hitta den bästa lösningen för din situation.

4. Välj den bästa lösningen

Ett problemlösningsverktyg kan hjälpa dig att hitta den bästa lösningen.

Om problemet exempelvis är ett kundklagomål till följd av en försening så kan du få mer kontext och bättre översikt över situationen med hjälp av ett Customer Relationship Management (CRM)-verktyg för att snabbt komma fram till en lösning.

Ett CRM kan vara en pålitlig vapendragare för projektledare när de behöver insikter om det egna företaget, olika projekt eller kunder för att adressera specifika utmaningar och eliminera flaskhalsar.  

Vi kommer att berätta om fler problemlösningsverktyg senare i denna text.

5. Agera

Efter att du bestämt dig för vilken lösning du ska använda så är det dags att agera. Det är en god idé att göra en strategisk plan och behandla problemlösning som ett miniprojekt, särskilt om lösningen kräver flera olika steg eller flera personers deltagande.

Hantera problemet proaktivt och lös det snabbt genom att ta informerade beslut och genomgå alla steg som krävs.

Glöm inte att också övervaka resultaten av de åtgärder som vidtagits kontinuerligt. Justera vid behov och kommunicera öppet med alla intressenter, så att framfarten överensstämmer med det önskade slutresultatet.

Vilka verktyg kan projektledare använda för effektiv problemlösning?

Utan lämplig utrustning och mjukvara blir det både mer ansträngande och riskabelt att övervaka viktiga projekt.

De mest effektiva redskapen för att förenkla detta är enligt Capterras marknadsundersökningsrapport projektledningsverktyg, då de hjälper företag att kan uppskatta projekttidslinjer med större exakthet.  

Det direkta resultatet av detta är en minskning av utgifter. Men det är inte allt: De allra bästa verktygen gör det också lättare att samarbeta, hantera sin tid, skapa grafer, föra anteckningar och lösa problem. Vi har redan snuddat vid några populära alternativ:

Projekthanteringsmjukvaror som efficy, Asana, Trello och Jira kan användas för att organisera uppgifter, övervaka framsteg och samarbeta i team.  

Kommunikations- och samarbetsverktyg som Slack, Microsoft Teams och Google Workspace underlättar realtidskommunikation och samarbete mellan teammedlemmar.  

Analys- och visualiseringsverktyg som Microsoft Excel, Google Sheets och Tableau kan hjälpa dig att analysera projektdata och identifiera mönster eller trender, så att du kan fatta datadrivna beslut när du arbetar med problemlösning.

Verktyg för dokumentation och kunskapshantering som Confluence, SharePoint och Google Drive erbjuder en centraliserad plats för att förvara och tillgå projektdokumentation, rapporter och kunskapsmaterial.  

Automatiseringsverktyg som Zapier och IFTTT kan användas för att automatisera repetitiva uppgifter, utskick av notiser eller dataöverföring mellan olika appar.

CRM

CRM-system kan betraktas som den multifunktionella fickkniven i en problemlösande projektledares arsenal.  

Varför? Jo, för att en CRM-mjukvara samlar alla verktyg och data du behöver för att framgångsrikt hantera kundrelationer och strömlinjeforma arbetsflöden inom projekt, så att ditt företag kan växa snabbare.

Det är en allomfattande lösning för dina projektledningsbehov och således ett måste för din operativa verksamhet.

Med hjälp av ett CRM kan projektledare:  

Automatisera repetitiva uppgifter för att frigöra tid och säkerställa ett konsekvent arbetssätt vid problemlösning.

Få en centraliserad förvaringsplats för projektrelaterad information samt pålitlig dokument- og kunskapshantering. Hantera kunduppgifter, kommunikationshistorik och projektdokumentation på en och samma plats.  

Främja samarbete med sömlös integration av dina favoritverktyg för kommunikation och ge användare en enhetlig informationskälla. Uppdatera, länka och skicka notifikationer smidigt.

Strömlinjeforma aktiviteter och aktivitetshantering med hjälp av funktioner för att skapa, tilldela och övervaka uppgifter. På detta sätt tas alla steg i rätt ordning samtidigt som deadlines hålls och alla framsteg i problemlösningsprocessen övervakas.

Få ut så mycket som möjligt av dina resurser – efficy CRM kan hjälpa dig att identifiera vilka teammedlemmar som finns tillgängliga för en specifik uppgift. Om du har en mindre personalstyrka hjälper detta dig att övervaka din budget, allokera uppgifter mer effektivt och avsluta kampanjer som är dyra och/eller går dåligt vid behov.

Få viktiga insikter via revolutionerande analysfunktioner i CRM:et som drag and drop-dashboards, diagram och rapporter. Projektledare kan lättare nå goda projektresultat, identifiera flaskhalsar, övervaka problemlösningsprocesser och ta väl underbyggda beslut.

Gå från planlös till effektiv med efficy

Att vara förberedd är alla projektledares motto. Man måste ständigt vara redo att lösa nya och återkommande problem.

För att undvika de vanligaste fallgroparna inom projektledning måste du omfamna planering, tillskansa dig problemlösningskunskap och hitta rätt projektledningsverktyg.

Men viktigast av allt: Du måste vara beredd att basera dina beslut på konkreta data istället för att gissa dig fram.

CRM-mjukvara för projekthantering, exempelvis efficy, hjälper dig att identifiera problem direkt när de dyker upp, så att du alltid rör dig målmedvetet mot projektframgångar och kundnöjdhet.  

Vill du veta hur detta fungerar i praktiken? Besök oss på efficy för att se hur vår lösning passar med dina projektkrav.  

Vidare läsning:

Din heltäckande guide för projektledning [2024] 

Hemligheterna bakom framgångsrik projektledning